Hàng nghìn doanh nghiệp Việt Nam đối mặt với tình huống nhân viên nghỉ việc giữa chừng hoặc tuyển dụng mới trong năm và câu hỏi nan giải xuất hiện: quyết toán thuế TNCN không đủ 12 tháng thực hiện như thế nào cho đúng quy định? Một sai sót nhỏ trong khâu này có thể dẫn đến phạt thuế, truy thu, thậm chí ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp. Bài viết này từ CEO360 sẽ giải mã toàn bộ quy trình, cung cấp hướng dẫn quyết toán thuế TNCN không đủ 12 tháng chi tiết, từ căn cứ pháp lý, công thức tính toán, đến hồ sơ thủ tục và những lưu ý quan trọng giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý.
Khái niệm và căn cứ pháp lý
Quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) không đủ 12 tháng là thủ tục xác định lại số thuế thu nhập cá nhân phải nộp trong năm đối với người lao động có thời gian làm việc tại doanh nghiệp dưới 12 tháng. Đây là nghĩa vụ bắt buộc theo quy định của pháp luật thuế Việt Nam, và việc nắm rõ hướng dẫn quyết toán thuế TNCN không đủ 12 tháng là vô cùng cần thiết.
Căn cứ pháp lý chính:
- Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 (có hiệu lực từ 01/07/2020)
- Thông tư 111/2013/TT-BTC (sửa đổi bởi Thông tư 92/2015/TT-BTC) hướng dẫn về thuế TNCN
- Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm pháp luật về thuế
Theo quy định tại Điều 21 Thông tư 111/2013/TT-BTC, Khi người lao động nghỉ việc trong năm, tổ chức trả thu nhập có trách nhiệm cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN. Cá nhân tự thực hiện quyết toán thuế với cơ quan thuế nếu có số thuế phải nộp thêm hoặc đề nghị hoàn thuế. Việc hiểu đúng bản chất và quy định pháp luật là nền tảng quan trọng để doanh nghiệp áp dụng hướng dẫn quyết toán thuế TNCN không đủ 12 tháng một cách chính xác và an toàn.
Phân loại các trường hợp quyết toán thuế TNCN khi làm việc không đủ 12 tháng
Để xử lý chính xác, doanh nghiệp cần phân định rõ hai tình huống chính: người lao động có được ủy quyền quyết toán thuế qua công ty hay không. Đây là điểm mấu chốt quyết định toàn bộ quy trình và hồ sơ cần chuẩn bị trong hướng dẫn quyết toán thuế TNCN không đủ 12 tháng này.
Trường hợp người lao động được ủy quyền quyết toán thuế
Theo quy định tại Điểm d, Khoản 6, Điều 8 của Nghị định 126/2020/NĐ-CP, người lao động được ủy quyền cho doanh nghiệp quyết toán thay nếu đáp ứng đồng thời các điều kiện sau:
- Điều kiện 1: Chỉ có thu nhập từ tiền lương, tiền công tại một nơi duy nhất và ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại doanh nghiệp đó vào thời điểm ủy quyền.
- Điều kiện 2: Có thu nhập từ tiền lương, tiền công tại một nơi duy nhất, đồng thời có thu nhập vãng lai ở nơi khác (như hợp đồng dịch vụ, nhuận bút,…) bình quân tháng trong năm không quá 10 triệu đồng và đã được khấu trừ 10% thuế TNCN tại nguồn.
- Điều kiện 3: Tại thời điểm ủy quyền, người lao động vẫn đang làm việc tại doanh nghiệp.
Ví dụ : Bà Lan ký hợp đồng lao động với Công ty A từ ngày 01/03/2025 đến hết 31/12/2025 (tổng 10 tháng). Trong năm 2025, bà Lan không có thêm bất kỳ nguồn thu nhập nào khác. Tại thời điểm quyết toán (tháng 03/2026), bà vẫn đang làm việc tại Công ty A. Do đó, bà Lan đủ điều kiện để ủy quyền cho Công ty A quyết toán thuế TNCN thay cho mình.
Trường hợp người lao động phải trực tiếp quyết toán thuế
Ngược lại, người lao động sẽ phải tự mình thực hiện thủ tục quyết toán thuế với cơ quan thuế nếu thuộc một trong các trường hợp sau:
- Có thu nhập từ 2 nơi trở lên: Trong năm tính thuế, người lao động có thu nhập từ tiền lương, tiền công tại hai hoặc nhiều công ty khác nhau.
- Chưa được khấu trừ đủ thuế: Số thuế phải nộp lớn hơn số thuế đã tạm khấu trừ trong năm.
- Có yêu cầu hoàn thuế: Người lao động có số thuế nộp thừa và muốn được hoàn lại.
- Thu nhập vãng lai ở nơi khác bình quân tháng trong năm không quá 10 triệu đồng.
- Người nước ngoài kết thúc hợp đồng: Người nước ngoài chấm dứt hợp đồng lao động tại Việt Nam và cần quyết toán thuế trước khi xuất cảnh.
Ví dụ: Ông Bình làm việc tại Công ty X từ tháng 01/2025 đến hết tháng 06/2025. Từ tháng 08/2025, ông chuyển sang làm việc cho Công ty Y. Vì trong năm 2025 ông Bình có thu nhập từ hai nơi, ông sẽ phải tự tổng hợp chứng từ khấu trừ thuế từ cả hai công ty để trực tiếp quyết toán với cơ quan thuế, không được ủy quyền cho công ty nào.
Thời điểm và thời hạn quyết toán thuế TNCN không đủ 12 tháng
Việc nắm rõ mốc thời gian là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp tránh vi phạm và xử phạt hành chính.
Thời điểm phát sinh nghĩa vụ quyết toán
Nghĩa vụ quyết toán thuế TNCN không đủ 12 tháng phát sinh tại các thời điểm sau:
Đối với người lao động nghỉ việc:
- Kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động (theo ngày ghi trên quyết định hoặc thỏa thuận chấm dứt hợp đồng)
- Không phụ thuộc vào việc đã thanh toán hết lương hay chưa
Đối với người lao động làm việc cả năm:
- Sau ngày 31/12 của năm tính thuế
- Cùng thời điểm với quyết toán thuế TNCN chung của doanh nghiệp
Lưu ý đặc biệt:
- Nếu người lao động nghỉ việc vào cuối tháng 12 (ví dụ: 28/12), doanh nghiệp có thể lựa chọn quyết toán riêng hoặc gộp vào quyết toán chung cuối năm
- Trường hợp gộp vào quyết toán chung thường thuận lợi hơn về mặt thủ tục hành chính
Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN
Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) được quy định tại Điều 44 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14:
- Đối với cá nhân tự trực tiếp quyết toán thuế: chậm nhất ngày cuối cùng của tháng thứ 4 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch (thường là 30/4 năm sau; nếu trùng ngày nghỉ lễ/cuối tuần thì gia hạn đến ngày làm việc tiếp theo).
- Đối với cá nhân ủy quyền quyết toán cho tổ chức chi trả thu nhập: chậm nhất ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch (thường là 31/3 năm sau; nếu trùng nghỉ lễ/cuối tuần thì lùi sang ngày làm việc tiếp theo).
- Quy định thuận theo thực tiễn áp dụng về 45 ngày thường được áp dụng trong trường hợp người lao động là người nước ngoài cư trú tại Việt Nam kết thúc hợp đồng và rời khỏi Việt Nam (xuất cảnh) — trong đó hồ sơ quyết toán thuế TNCN phải được nộp chậm nhất trong vòng 45 ngày kể từ ngày xuất cảnh.
Trường hợp trùng ngày nghỉ, lễ: Thời hạn nộp hồ sơ được tính tới ngày làm việc tiếp theo.
Doanh nghiệp/cá nhân có thể nộp hồ sơ trực tiếp, qua bưu điện hoặc qua mạng (eTax).
Việc tuân thủ đúng mốc thời gian là nội dung cốt lõi trong hướng dẫn quyết toán thuế TNCN không đủ 12 tháng, giúp doanh nghiệp tránh các khoản phạt do nộp chậm hồ sơ.
Hướng dẫn quyết toán thuế TNCN không đủ 12 tháng cho từng trường hợp
Sau khi đã xác định đúng trường hợp, doanh nghiệp và người lao động cần chuẩn bị hồ sơ tương ứng. Đây là phần cốt lõi của hướng dẫn quyết toán thuế TNCN không đủ 12 tháng.
Đối với doanh nghiệp nhận ủy quyền
Khi nhận ủy quyền từ người lao động, bộ phận nhân sự hoặc kế toán của doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:
Bước 1: Thu thập hồ sơ từ người lao động:
- Giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN (Mẫu 08/UQ-QTT-TNCN): Ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC. Người lao động ký và ghi rõ thông tin.
- Bản chụp các giấy tờ chứng minh giảm trừ gia cảnh: Chẳng hạn như giấy khai sinh của con, giấy chứng nhận kết hôn, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân,… (nếu có thay đổi so với đầu năm).
Bước 2: Lập và nộp hồ sơ quyết toán thuế cho cơ quan thuế:
- Tờ khai quyết toán thuế TNCN (Mẫu 05/QTT-TNCN): Dành cho tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập.
- Phụ lục bảng kê chi tiết cá nhân thuộc diện tính thuế theo biểu lũy tiến từng phần (Mẫu 05-1/BK-QTT-TNCN).
- Phụ lục bảng kê chi tiết người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh (Mẫu 05-3/BK-QTT-TNCN).
- Toàn bộ hồ sơ này được nộp qua hệ thống thuế điện tử mà doanh nghiệp đang sử dụng.
Đối với người lao động tự quyết toán
Doanh nghiệp có trách nhiệm cung cấp đầy đủ chứng từ cho người lao động đã nghỉ việc để họ hoàn thành nghĩa vụ thuế.
Trách nhiệm của doanh nghiệp: Cung cấp “Chứng từ khấu trừ thuế TNCN” cho người lao động khi họ yêu cầu. Đây là giấy tờ bắt buộc để người lao động có căn cứ tổng hợp thu nhập và số thuế đã nộp.
Các bước người lao động cần thực hiện:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ:
- Tờ khai quyết toán thuế TNCN (Mẫu 02/QTT-TNCN) ban hành kèm Thông tư 80/2021/TT-BTC.
- Bản chụp Chứng từ khấu trừ thuế TNCN từ tất cả các công ty đã làm việc trong năm.
- Bản chụp giấy tờ chứng minh giảm trừ gia cảnh (nếu có).
- Giấy tờ liên quan đến việc đóng góp từ thiện, nhân đạo (nếu có).
Bước 2: Nộp hồ sơ:
- Nộp online: Thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc trang web của Tổng cục Thuế (https://canhan.gdt.gov.vn). Đây là phương thức được khuyến khích vì tính tiện lợi và nhanh chóng.
- Nộp trực tiếp: Tại Chi cục Thuế nơi người lao động cư trú (thường trú hoặc tạm trú).
Những khó khăn và sai lầm thường gặp khi quyết toán thuế TNCN không đủ 12 tháng
Quy trình này ẩn chứa nhiều vướng mắc mà nếu không cẩn trọng, doanh nghiệp có thể đối mặt với rủi ro không đáng có. Một hướng dẫn quyết toán thuế TNCN không đủ 12 tháng hiệu quả phải chỉ ra được các điểm này.
Những khó khăn phổ biến
- Khó xác định trường hợp ủy quyền: Việc xác định chính xác người lao động có đủ điều kiện ủy quyền hay không đòi hỏi sự am hiểu quy định, đặc biệt với các trường hợp có thu nhập vãng lai.
- Khó khăn trong việc thu thập chứng từ: Đối với người lao động tự quyết toán, việc phải liên hệ nhiều công ty cũ để lấy đủ “Chứng từ khấu trừ thuế TNCN” là một trở ngại lớn.
- Phức tạp khi tính toán: Việc áp dụng đúng các khoản giảm trừ, tính toán số thuế phải nộp theo biểu lũy tiến có thể gây nhầm lẫn nếu không có chuyên môn.
- Cập nhật quy định liên tục: Các văn bản pháp luật về thuế thường xuyên được sửa đổi, bổ sung, đòi hỏi người làm công tác nhân sự, kế toán phải cập nhật liên tục để tuân thủ. Việc tìm kiếm một hướng dẫn quyết toán thuế TNCN không đủ 12 tháng mới nhất là rất quan trọng.
Các sai lầm cần tránh
- Sai lầm 1: Ủy quyền quyết toán sai đối tượng: Đây là lỗi nghiêm trọng nhất. Doanh nghiệp nhận ủy quyền cho người lao động không đủ điều kiện (ví dụ có thu nhập từ 2 nơi trở lên) sẽ dẫn đến kê khai sai và bị truy thu, phạt thuế.
- Sai lầm 2: Tính sai giảm trừ gia cảnh: Một số kế toán viên nhầm lẫn và chỉ tính giảm trừ gia cảnh cho số tháng thực tế làm việc, thay vì tính đủ 12 tháng cho cả năm khi quyết toán cuối năm. Điều này làm tăng số thuế phải nộp của người lao động.
- Sai lầm 3: Trễ hạn nộp hồ sơ: Nhầm lẫn giữa hạn chót nộp hồ sơ của doanh nghiệp (cuối tháng 3) và của cá nhân tự quyết toán (cuối tháng 4) có thể dẫn đến việc nộp muộn và bị phạt.
- Sai lầm 4: Không cấp hoặc cấp chậm chứng từ khấu trừ thuế: Doanh nghiệp không cung cấp “Chứng từ khấu trừ thuế TNCN” cho nhân viên đã nghỉ việc là vi phạm quy định và gây khó khăn cho người lao động.
- Sai lầm 5: Bỏ sót thu nhập khi tự quyết toán: Người lao động khi tự quyết toán có thể quên kê khai các khoản thu nhập vãng lai hoặc thu nhập từ công ty cũ, dẫn đến thiếu thuế. Nắm vững hướng dẫn quyết toán thuế TNCN không đủ 12 tháng sẽ giúp tránh những sai sót này.
Những câu hỏi thường gặp về hướng dẫn quyết toán thuế tncn không đủ 12 tháng
Dưới đây là 5 câu hỏi phổ biến nhất mà các doanh nghiệp và người lao động thường gặp phải liên quan đến chủ đề này, được tổng hợp từ các hướng dẫn quyết toán thuế TNCN không đủ 12 tháng uy tín.
1. Làm việc không đủ 12 tháng có được tính giảm trừ gia cảnh cả năm không?
Có. Người nộp thuế được tính đủ 12 tháng giảm trừ gia cảnh cho bản thân (11 triệu đồng/tháng) và cho người phụ thuộc (4.4 triệu đồng/tháng/người) mà không phụ thuộc vào việc họ đã làm việc bao nhiêu tháng trong năm.
2. Nhân viên thử việc 2 tháng rồi nghỉ có phải quyết toán thuế không?
Nếu thu nhập của nhân viên này tại công ty sau khi trừ các khoản giảm trừ mà vẫn đến mức phải nộp thuế (tức là phát sinh số thuế phải nộp thêm sau quyết toán), thì họ có nghĩa vụ phải quyết toán thuế. Doanh nghiệp cần cấp chứng từ khấu trừ thuế nếu họ yêu cầu.
3. Hạn chót để nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN là khi nào?
Đối với tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập (doanh nghiệp), hạn chót là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch. Đối với cá nhân trực tiếp quyết toán thuế, hạn chót là ngày cuối cùng của tháng thứ 4.
4. Nếu có thu nhập từ 2 nơi nhưng nơi thứ hai dưới 10 triệu/tháng thì có được ủy quyền không?
Được. Theo quy định, nếu thu nhập vãng lai ở nơi thứ hai bình quân tháng trong năm không quá 10 triệu đồng và đã bị khấu trừ 10% thuế, người lao động vẫn đủ điều kiện ủy quyền cho công ty chính quyết toán thay.
5. Công ty có cần quyết toán cho lao động nghỉ thai sản không đủ 12 tháng không?
Nếu trong năm người lao động đó không phát sinh thu nhập chịu thuế tại công ty (chỉ nhận trợ cấp bảo hiểm xã hội) thì không cần quyết toán. Nếu có phát sinh thu nhập chịu thuế (dù chỉ 1 tháng), họ vẫn phải quyết toán và có thể ủy quyền nếu đủ điều kiện như đã nêu. Việc tuân thủ hướng dẫn quyết toán thuế TNCN không đủ 12 tháng là rất cần thiết trong trường hợp này.
Kết luận
Toàn bộ quy trình trên cho thấy việc nắm vững hướng dẫn quyết toán thuế TNCN không đủ 12 tháng không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn là yếu tố quan trọng trong quản trị rủi ro thuế của doanh nghiệp. Quyết toán thuế TNCN cho người lao động làm việc không đủ 12 tháng đòi hỏi sự tỉ mỉ và nắm vững quy định từ phía doanh nghiệp. Chìa khóa để xử lý thành công nằm ở việc phân loại chính xác từng trường hợp (ủy quyền hay tự quyết toán) và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ tương ứng. Bằng cách tuân thủ nghiêm ngặt các hướng dẫn quyết toán thuế TNCN không đủ 12 tháng đã nêu trên, doanh nghiệp không chỉ đảm bảo quyền lợi cho người lao động mà còn xây dựng được uy tín và sự chuyên nghiệp trong công tác quản trị nhân sự, tránh xa các rủi ro về thuế.
