Hàng hóa thất thoát không rõ nguyên nhân, tồn kho ảo, nhân viên mất hàng giờ để tìm một sản phẩm? Đó là “cơn ác mộng” vận hành mà nhiều doanh nghiệp đang đối mặt khi thiếu một quy trình xuất nhập kho bài bản. Bài viết này CEO360 không chỉ định nghĩa quy trình mà sẽ cung cấp một “bộ khung” thực chiến về quy trình xuất nhập kho, giúp doanh nghiệp chuẩn hóa hoạt động, bịt kín lỗ hổng thất thoát và xây dựng nền tảng vững chắc cho tăng trưởng.
Quy trình xuất nhập kho là gì và tại sao doanh nghiệp cần chuẩn hóa?
Quy trình xuất nhập kho là tập hợp các bước thao tác, kiểm tra và ghi nhận có hệ thống nhằm kiểm soát luồng hàng hóa ra vào kho bãi của doanh nghiệp. Quy trình này bao gồm hai luồng chính:
- Quy trình nhập kho: Chuỗi hoạt động từ khi tiếp nhận hàng hóa (từ nhà cung cấp, từ sản xuất, hoặc hàng trả lại) đến khi hàng được kiểm đếm, kiểm tra chất lượng, ghi nhận vào sổ sách và sắp xếp vào vị trí lưu trữ.
- Quy trình xuất kho: Chuỗi hoạt động từ khi nhận lệnh xuất hàng (để bán, chuyển kho, hoặc sử dụng nội bộ) đến khi lấy hàng, kiểm tra, đóng gói, bàn giao và hoàn thiện chứng từ xuất kho.
Trong hệ thống quản trị tồn kho, quy trình xuất nhập kho đóng vai trò như “cổng kiểm soát” – nơi mọi biến động về số lượng, chất lượng và giá trị hàng hóa được ghi nhận chính xác. Đây là cơ sở để doanh nghiệp đưa ra quyết định về mua hàng, sản xuất, bán hàng và lập báo cáo tài chính.
Tầm quan trọng cốt lõi đối với vận hành
Một quy trình chuẩn không chỉ là thủ tục giấy tờ, nó là xương sống quyết định “sức khỏe” của toàn bộ chuỗi cung ứng:
- Tối ưu hóa vốn lưu động: Quản lý chính xác lượng hàng tồn kho giúp doanh nghiệp tránh tình trạng “chôn vốn” vào hàng bán chậm hoặc thiếu hụt hàng bán chạy.
- Giảm thiểu thất thoát: Khi mọi bước đều được ghi nhận và kiểm soát, các rủi ro như mất cắp, hư hỏng, hoặc hết hạn sử dụng sẽ được giảm đến mức tối thiểu.
- Nâng cao hiệu suất: Nhân viên kho biết chính xác họ cần làm gì, ở đâu và làm như thế nào, từ đó loại bỏ thời gian chết và các thao tác thừa.
- Đảm bảo tính minh bạch: Cung cấp số liệu tồn kho chính xác theo thời gian thực, là cơ sở đáng tin cậy cho bộ phận kế toán, kinh doanh và ban lãnh đạo ra quyết định.
Quy trình nhập kho chuẩn giúp kiểm soát chặt chẽ từ đầu vào
Quy trình nhập kho chặt chẽ là tuyến phòng thủ đầu tiên để đảm bảo chất lượng và số lượng hàng hóa đầu vào. Mọi sai sót ở khâu này sẽ kéo theo hệ quả dây chuyền trong toàn bộ quá trình quản lý tồn kho sau đó.
Bước 1: Lập kế hoạch và tạo yêu cầu nhập kho
Đây không chỉ là một bước thủ tục mà là bước “thông tin”. Trước khi hàng hóa về đến cổng kho, bộ phận kho phải nắm được thông tin chi tiết: nhà cung cấp là ai, dự kiến nhập mặt hàng gì (mã SKU), số lượng bao nhiêu, và thời gian dự kiến. Thông tin này thường đến từ Đơn đặt hàng (Purchase Order – PO) đã được duyệt. Việc chủ động nắm bắt thông tin giúp thủ kho chuẩn bị không gian lưu trữ, phân bổ nhân sự và sẵn sàng các công cụ cần thiết, tránh tình trạng bị động khi xe tải của nhà cung cấp đã ở trước cổng.
Bước 2: Tiếp nhận và kiểm tra hàng hóa
Đây là “chốt chặn” kiểm soát chất lượng và số lượng vật lý. Khi hàng được giao, thủ kho không chỉ đơn thuần ký nhận. Họ phải thực hiện hai việc quan trọng:
- Kiểm tra ngoại quan: Tình trạng bao bì, tem niêm phong có nguyên vẹn không?
- Đối chiếu chéo: So sánh thông tin trên phiếu giao hàng/hóa đơn với số lượng, chủng loại hàng hóa thực tế. Đây là thời điểm vàng để phát hiện sai sót (thừa, thiếu, sai mã hàng) và yêu cầu nhà cung cấp xác nhận ngay lập tức, tránh tranh cãi về sau.
Bước 3: Lập phiếu nhập kho và ghi nhận hệ thống
Sau khi hàng hóa đã được xác nhận là “đúng và đủ”, thủ kho sẽ lập “Phiếu Nhập Kho”. Phiếu nhập kho là chứng từ nghiệp vụ nội bộ dùng để ghi nhận biến động hàng tồn kho. Điều tối quan trọng là dữ liệu cần được cập nhật kịp thời theo quy định của doanh nghiệp(phần mềm, file Excel). Sự chậm trễ trong việc cập nhật chính là nguyên nhân gốc rễ gây ra “tồn kho ảo”, khiến bộ phận kinh doanh bán những món hàng chưa thực sự có trong kho
Bước 4: Sắp xếp hàng hóa vào kho (Put-away)
Sắp xếp hàng hóa không phải là “để đâu còn trống thì để”. Đây là một hoạt động có chiến lược. Hàng hóa sau khi nhập cần được dán nhãn (nếu cần thiết) và đưa vào đúng vị trí đã được quy hoạch trên sơ đồ kho. Việc áp dụng các nguyên tắc như FIFO (Nhập trước – Xuất trước) hay FEFO (Hết hạn trước – Xuất trước) ngay từ bước này sẽ giúp tối ưu hóa việc xuất hàng sau này, giảm thiểu rủi ro hàng tồn đọng hay hết hạn sử dụng.
Bước 5: Hoàn tất và lưu trữ chứng từ
Quy trình chỉ thực sự kết thúc khi bộ chứng từ (Phiếu nhập kho, hóa đơn, biên bản giao nhận…) được chuyển đến tay bộ phận kế toán để hạch toán. Tại kho, một bản sao cần được lưu trữ một cách khoa học. Việc này không chỉ phục vụ mục đích đối chiếu nội bộ mà còn là yêu cầu bắt buộc khi có hoạt động thanh tra, kiểm toán từ cơ quan chức năng.
Tối ưu quy trình xuất kho 5 bước chống thất thoát hiệu quả
Nếu nhập kho là “đóng cửa chuồng”, thì xuất kho chính là “mở cửa có kiểm soát”. Mỗi lần xuất kho cần đảm bảo đúng hàng, đủ số lượng, đúng người nhận và có chứng từ đầy đủ. Quy trình xuất kho chính xác quyết định sự hài lòng của khách hàng và đảm bảo doanh thu được ghi nhận đúng.
Bước 1: Tiếp nhận và xác thực yêu cầu xuất kho
Bộ phận kho không bao giờ xuất hàng chỉ dựa trên một cuộc gọi hay một tin nhắn. Mọi yêu cầu phải được thể hiện qua một chứng từ hợp lệ như “Phiếu Yêu Cầu Xuất Kho” hoặc “Đơn Hàng” từ hệ thống. Trước khi thực hiện, thủ kho phải làm 2 việc:
- Kiểm tra tính hợp lệ: Yêu cầu có được phê duyệt bởi người có thẩm quyền không?
- Kiểm tra tồn kho hệ thống: Lượng hàng yêu cầu có đủ đáp ứng không? Việc xác thực này giúp ngăn chặn các yêu cầu xuất hàng không hợp lệ và tránh hứa hẹn với khách hàng một sản phẩm mà kho không có sẵn.
Bước 2: Lấy hàng và tập kết tại khu vực soạn hàng
Dựa trên thông tin vị trí từ hệ thống hoặc sơ đồ kho, nhân viên sẽ tiến hành lấy hàng (picking). Để tránh sai sót, nhân viên phải lấy đúng mã hàng, đúng số lượng, và tuân thủ nguyên tắc xuất kho đã định (FIFO/FEFO). Hàng hóa sau khi lấy sẽ được đưa đến một “khu vực soạn hàng” (staging area). Việc tạo ra một khu vực tập kết riêng này giúp quá trình đóng gói và kiểm tra cuối cùng diễn ra tập trung, có tổ chức, giảm thiểu nhầm lẫn giữa các đơn hàng khác nhau.
Bước 3: Đóng gói, kiểm tra và lập chứng từ xuất kho
Đây là khâu kiểm soát cuối cùng trước khi hàng hóa rời khỏi kho. Hàng hóa cần được đóng gói cẩn thận để đảm bảo an toàn. Quan trọng nhất, phải có một bước kiểm tra chéo lần cuối về số lượng và chủng loại so với phiếu yêu cầu. Sau khi đã chắc chắn, thủ kho tiến hành lập “Phiếu Xuất Kho” và cập nhật trạng thái “đã xuất” trên hệ thống để trừ tồn kho. Bước này đảm bảo rằng những gì hệ thống ghi nhận chính xác là những gì đang trên đường đến tay khách hàng.
Bước 4: Giao hàng cho đơn vị vận chuyển/khách hàng
Hàng hóa không thể rời kho mà không có bằng chứng bàn giao. Khi giao cho bộ phận vận chuyển hoặc trực tiếp cho khách hàng, phải có chữ ký xác nhận đã nhận đủ hàng, đúng quy cách trên các chứng từ liên quan (Phiếu xuất kho, biên bản bàn giao…). Chữ ký này là bằng chứng pháp lý quan trọng, giúp giải quyết các tranh chấp hoặc khiếu nại về sau.
Bước 5: Cập nhật hệ thống và lưu trữ hồ sơ
Ngay sau khi việc bàn giao hoàn tất, số lượng tồn kho trên hệ thống phải được cập nhật giảm đi tương ứng. Bộ chứng từ xuất kho có đầy đủ chữ ký phải được chuyển cho bộ phận kế toán để kế toán ghi nhận nghiệp vụ kế toán phù hợp (doanh thu, chi phí hoặc điều chuyển) và theo dõi công nợ. Việc lưu trữ hồ sơ một cách hệ thống giúp doanh nghiệp dễ dàng truy vết lại lịch sử của bất kỳ đơn hàng nào khi cần thiết.
So sánh quy trình xuất nhập kho truyền thống và hiện đại
Sự khác biệt giữa việc quản lý thủ công và ứng dụng công nghệ là rất lớn, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả và khả năng mở rộng của doanh nghiệp.
| Tiêu chí | Quy trình truyền thống (Thủ công) | Quy trình hiện đại (Dùng phần mềm) |
| Ghi nhận dữ liệu | Ghi chép bằng sổ sách, Excel. Dễ sai sót, chậm trễ. | Quét mã vạch, cập nhật tự động. Chính xác, tức thời. |
| Tốc độ xử lý | Chậm, phụ thuộc vào con người. Dễ tắc nghẽn khi lượng đơn hàng lớn. | Nhanh chóng, tự động hóa nhiều khâu. Xử lý được khối lượng công việc lớn. |
| Kiểm soát tồn kho | Khó theo dõi thời gian thực. Thường xuyên có chênh lệch, tồn kho ảo. | Cung cấp số liệu chính xác 24/7. Cảnh báo tồn kho tối thiểu, tối đa. |
| Khả năng truy vết | Rất khó khăn. Mất nhiều thời gian để tìm lại lịch sử một sản phẩm. | Dễ dàng truy vết theo lô, hạn sử dụng, số sê-ri chỉ với vài cú nhấp chuột. |
| Chi phí nhân sự | Tốn nhiều nhân lực cho việc ghi chép, đối chiếu, kiểm đếm thủ công. | Tối ưu hóa nhân sự, một nhân viên có thể xử lý nhiều việc hơn. |
4 sai lầm “chết người” cần tránh khi quản lý xuất nhập kho
Trong quản lý xuất nhập kho, nhiều doanh nghiệp không thất bại vì thiếu phần mềm, mà vì mắc những lỗi vận hành cơ bản nhưng kéo dài qua thời gian. Những sai sót nhỏ lặp lại mỗi ngày có thể âm thầm làm sai lệch tồn kho, tăng chi phí và gây mất kiểm soát dữ liệu. Dưới đây là 4 sai lầm nghiêm trọng nhất doanh nghiệp cần tránh trong quản lý xuất nhập kho.
Không có sơ đồ kho (Layout): Hàng hóa để lộn xộn, không theo khu vực khiến nhân viên mất thời gian tìm kiếm, dễ gây nhầm lẫn và khó áp dụng các nguyên tắc sắp xếp như FIFO.
Bỏ qua bước kiểm tra chéo: Việc chỉ một người thực hiện từ A-Z (ví dụ: một mình thủ kho vừa nhận hàng, vừa kiểm đếm, vừa nhập liệu) làm tăng nguy cơ sai sót chủ quan.
Cập nhật hệ thống không tức thời: Thói quen “để cuối ngày làm một thể” là nguyên nhân chính gây ra tồn kho ảo, dẫn đến việc bán hàng đã hết hoặc bỏ lỡ cơ hội bán hàng còn.
Xem nhẹ việc kiểm kê định kỳ: Không kiểm kê hoặc kiểm kê hời hợt khiến các sai lệch không được phát hiện kịp thời, càng để lâu càng khó xử lý.
Case Study: Giao Hàng Nhanh (GHN) chuẩn hóa quy trình xuất nhập kho
Giao Hàng Nhanh (GHN) là một trong những đơn vị logistics và giao nhận hàng đầu tại Việt Nam, phục vụ hàng trăm nghìn đơn hàng mỗi ngày cho các sàn thương mại điện tử và đối tác bán lẻ. Từ khi thành lập năm 2012, GHN đã tập trung đầu tư mạnh vào công nghệ kho vận và quy trình tự động, để xử lý hàng hóa nhanh chóng, chính xác và mở rộng vận hành hiệu quả.
Một trong những bước đi quan trọng của GHN là triển khai hệ thống phân loại hàng hóa tự động quy mô lớn tại các kho trung tâm. Tại kho ở Long Biên, Hà Nội, GHN đưa vào vận hành hệ thống có khả năng phân loại tới hàng nghìn đơn hàng mỗi giờ, rút ngắn thời gian phân loại từ nhiều giờ bằng thủ công xuống chỉ còn khoảng 30 phút với cùng khối lượng hàng. Điều này giúp giảm sai sót trong quá trình xử lý, tăng năng suất kho và đáp ứng nhanh hơn yêu cầu giao hàng trong ngày hoặc theo lịch trình của đối tác.
Mới đây, GHN tiếp tục nâng cấp hạ tầng với Trung tâm trung chuyển Hưng Yên, được thiết kế để xử lý hàng hóa nhanh hơn và liên kết trực tiếp với mạng lưới vận hành rộng khắp của công ty. Việc xây dựng các trung tâm như vậy cho thấy GHN không chỉ áp dụng công nghệ trong phân loại mà còn tối ưu toàn bộ quy trình xuất nhập kho — từ tiếp nhận, phân loại, lưu kho đến chuyển tiếp hàng hóa nhằm nâng cao hiệu quả vận hành tổng thể.
Nhờ áp dụng quy trình xuất nhập kho hiện đại, GHN đã có thể mở rộng quy mô xử lý đơn, giảm thiểu sai sót, tăng tốc độ quay vòng hàng hóa và tạo nền tảng vững chắc cho hoạt động logistics trong bối cảnh thị trường TMĐT phát triển mạnh mẽ tại Việt Nam.
Câu hỏi thường gặp về quy trình xuất nhập kho
1. Cần những chứng từ gì trong quy trình xuất nhập kho?
Chứng từ cần thiết khi xuất nhập kho là: Nhập kho có Đơn đặt hàng (PO), Hóa đơn GTGT, Phiếu giao hàng, Biên bản kiểm nhận, Phiếu nhập kho. Xuất kho có Đơn hàng (Sales Order), Phiếu yêu cầu xuất kho, Phiếu xuất kho, Hóa đơn bán hàng, Phiếu giao hàng.
2. Làm sao để giảm thiểu sai sót khi kiểm đếm hàng hóa?
Áp dụng nguyên tắc “kiểm tra chéo” (2 người hoặc 2 bộ phận độc lập cùng kiểm tra) và sử dụng công nghệ như máy quét mã vạch để tự động hóa, giảm sai sót do nhập liệu thủ công.
3. Bao lâu nên kiểm kê kho một lần?
Tùy thuộc vào giá trị và tốc độ luân chuyển hàng hóa. Tối thiểu nên kiểm kê toàn bộ kho 6 tháng/lần hoặc 1 năm/lần. Với những mặt hàng giá trị cao, có thể áp dụng kiểm kê luân phiên theo khu vực hàng tháng hoặc hàng tuần.
4. Sơ đồ kho (layout) ảnh hưởng thế nào đến quy trình?
Một sơ đồ kho logic giúp tối ưu hóa quãng đường di chuyển của nhân viên, giảm thời gian lấy hàng, tăng tốc độ xuất nhập và dễ dàng quản lý vị trí hàng hóa.
5. Khi nào nên đầu tư vào phần mềm quản lý kho?
Khi doanh nghiệp bắt đầu gặp các dấu hiệu: sai lệch tồn kho thường xuyên, mất nhiều thời gian xử lý đơn hàng, khó khăn trong việc báo cáo, hoặc khi quy mô kinh doanh mở rộng và quản lý bằng Excel trở nên quá tải.
Kết luận
Xây dựng và tuân thủ một quy trình xuất nhập kho chặt chẽ không phải là một lựa chọn, mà là yêu cầu bắt buộc để doanh nghiệp tồn tại và phát triển bền vững. Một quy trình xuất nhập kho được chuẩn hóa giúp giảm thất thoát, tối ưu chi phí mà còn tạo ra một nền tảng vận hành minh bạch, hiệu quả, sẵn sàng cho các bước tăng trưởng trong tương lai. Bắt đầu bằng việc chuẩn hóa từng bước nhỏ trong quy trình nhập kho và quy trình xuất kho ngay hôm nay chính là khoản đầu tư thông minh nhất cho “sức khỏe” dài hạn của doanh nghiệp.
