Phương pháp quản lý thời gian hiệu quả cho CEO và quản lý

Phương pháp quản lý thời gian là giải pháp then chốt giúp lãnh đạo doanh nghiệp thoát khỏi vòng xoáy “bận rộn nhưng không hiệu quả”. Theo nghiên cứu của McKinsey, 60% thời gian làm việc của CEO bị lãng phí vào các cuộc họp không cần thiết và công việc không ưu tiên. Bài viết này từ CEO360 sẽ tổng hợp 7 cách quản lý thời gian hiệu quả được các tập đoàn hàng đầu thế giới áp dụng, kèm hướng dẫn triển khai cụ thể cho bối cảnh doanh nghiệp Việt Nam. Áp dụng ngay để tăng năng suất lên 40% chỉ sau 30 ngày.

Phương pháp quản lý thời gian là gì?

Phương pháp quản lý thời gian (Time Management Method) là hệ thống các kỹ thuật, nguyên tắc và công cụ giúp cá nhân hoặc tổ chức sử dụng thời gian một cách có chủ đích, tập trung vào các công việc mang lại giá trị cao nhất. Khác với việc “làm nhiều việc hơn”, quản lý thời gian hiệu quả tập trung vào “làm đúng việc” – những nhiệm vụ thực sự đóng góp vào mục tiêu chiến lược.

Đối với lãnh đạo doanh nghiệp, các phương pháp quản lý thời gian không chỉ là công cụ cá nhân mà còn là triết lý vận hành tổ chức. Khi CEO biết phân bổ thời gian đúng cách, toàn bộ doanh nghiệp sẽ vận hành theo nhịp độ hiệu quả hơn.

Tại sao phương pháp quan trọng hơn ý chí?

Nhiều lãnh đạo tin rằng chỉ cần “quyết tâm” là đủ để cải thiện năng suất. Thực tế, não bộ con người chỉ có thể duy trì tập trung tối đa 90-120 phút liên tục. Không có phương pháp cụ thể, ý chí sẽ nhanh chóng cạn kiệt trước áp lực công việc hàng ngày. Các phương pháp quản lý thời gian khoa học giúp tự động hóa quyết định, giảm thiểu mệt mỏi tinh thần và duy trì hiệu suất ổn định.

Tại sao chủ doanh nghiệp cần phương pháp quản lý thời gian?

Thực trạng quản lý thời gian của lãnh đạo Việt Nam

Khảo sát của Viện Nghiên cứu Quản lý Kinh tế Trung ương (CIEM) năm 2025 cho thấy:

• 73% chủ doanh nghiệp SME làm việc trên 60 giờ/tuần
• 58% thời gian bị tiêu tốn vào công việc hành chính, họp hành
• Chỉ 22% thời gian được dành cho hoạch định chiến lược và phát triển kinh doanh

Con số này phản ánh thực trạng: lãnh đạo đang “chìm” trong vận hành thay vì “lướt” trên tầm nhìn.

3 hậu quả nghiêm trọng của quản lý thời gian kém

1. Mất phương hướng chiến lược

Khi CEO dành 80% thời gian cho công việc tác nghiệp, doanh nghiệp sẽ thiếu định hướng dài hạn. Đây là lý do nhiều công ty Việt “chạy theo đơn hàng” thay vì xây dựng thương hiệu bền vững.

2. Kiệt sức và ra quyết định kém

Nghiên cứu của Harvard Business Review chỉ ra rằng lãnh đạo làm việc quá 55 giờ/tuần có tỷ lệ ra quyết định sai tăng 30%. Mệt mỏi kéo dài làm suy giảm khả năng phán đoán và sáng tạo.

3. Văn hóa làm việc không hiệu quả lan tỏa

Khi sếp luôn trong trạng thái “bận rộn”, nhân viên sẽ bắt chước. Tổ chức dần hình thành văn hóa “làm việc nhiều giờ” thay vì “làm việc có giá trị”, dẫn đến tỷ lệ nghỉ việc cao và năng suất thấp.

7 phương pháp quản lý thời gian hiệu quả nhất 

Dưới đây là 7 cách quản lý thời gian hiệu quả đã được kiểm chứng và được nhiều nhà lãnh đạo khắp thế giới áp dụng:

Phương pháp Eisenhower Matrix (Ma trận ưu tiên)

Được đặt theo tên cựu Tổng thống Mỹ Dwight D. Eisenhower, phương pháp này phân loại công việc theo 2 trục: Quan trọng (Important) và Khẩn cấp (Urgent), tạo thành 4 ô:

	Khẩn cấp	Không khẩn cấp
Quan trọng	Ô 1: Làm ngay (Khủng hoảng, deadline)	Ô 2: Lên kế hoạch (Chiến lược, phát triển)
Không quan trọng	Ô 3: Ủy quyền (Họp không cần thiết, email)	Ô 4: Loại bỏ (Mạng xã hội, công việc vặt)

Cách áp dụng cho CEO

• Buổi sáng: Dành 15 phút phân loại công việc trong ngày vào 4 ô
• Ưu tiên Ô 2: Đây là “vùng vàng” tạo ra giá trị dài hạn (xây dựng đội ngũ, nghiên cứu thị trường, đổi mới sản phẩm)
• Giảm Ô 1: Nếu luôn “dập lửa”, nghĩa là đang thiếu kế hoạch. Mục tiêu là chuyển 60% thời gian sang Ô 2

Ví dụ:

Một giám đốc công ty logistics áp dụng Eisenhower Matrix phát hiện 40% thời gian bị tiêu tốn vào Ô 3 (trả lời email khách hàng có thể ủy quyền cho trưởng phòng kinh doanh). Sau khi tái phân bổ, ông có thêm 12 giờ/tuần để phát triển kênh bán hàng mới, giúp doanh thu tăng 25% trong quý tiếp theo.

Phương pháp Pomodoro Technique

Phát minh bởi Francesco Cirillo vào cuối thập niên 1980, kỹ thuật Pomodoro chia thời gian làm việc thành các khối 25 phút (gọi là 1 pomodoro), ngăn cách bởi 5 phút nghỉ. Sau 4 pomodoro, nghỉ dài 15-30 phút.

Tại sao hiệu quả với lãnh đạo?

• Chống phân tâm: Cam kết tập trung tuyệt đối trong 25 phút giúp não bộ làm việc ở trạng thái “flow”
• Đo lường được: Mỗi pomodoro hoàn thành là một “chiến thắng nhỏ”, tạo động lực tích cực
• Phòng ngừa kiệt sức: Nghỉ ngơi đều đặn duy trì năng lượng suốt cả ngày

Cách áp dụng

1. Chọn 1 nhiệm vụ quan trọng (ví dụ: viết báo cáo chiến lược)
2. Đặt hẹn giờ 25 phút, tắt mọi thông báo
3. Làm việc không gián đoạn đến khi hẹn giờ kêu
4. Đánh dấu 1 pomodoro hoàn thành, nghỉ 5 phút
5. Lặp lại

Với các cuộc họp không thể tránh, áp dụng “Pomodoro linh hoạt”: chia buổi họp thành các phần 25 phút với mục tiêu rõ ràng cho từng phần. Điều này giúp cuộc họp tập trung và kết thúc đúng giờ.

Phương pháp Time Blocking (Chặn thời gian)

Time Blocking là kỹ thuật phân chia lịch làm việc thành các “khối thời gian” cố định, mỗi khối dành riêng cho một loại công việc cụ thể. Khác với to-do list truyền thống (chỉ liệt kê việc cần làm), Time Blocking buộc người dùng phải quyết định khi nào làm việc đó.

Các loại khối thời gian cho lãnh đạo:

• Deep Work Block (2-4 giờ): Công việc đòi hỏi tập trung cao (lập kế hoạch, phân tích tài chính)
• Meeting Block (1-2 giờ): Gom tất cả cuộc họp vào cùng khung giờ
• Admin Block (30-60 phút): Email, giấy tờ hành chính
• Buffer Block (30 phút): Dự phòng cho công việc phát sinh

Cách triển khai:

1. Xác định “Golden Hours”: Khung giờ năng suất cao nhất (thường là 6-10h sáng) dành cho Deep Work
2. Gom nhóm công việc tương tự: Trả lời email 2 lần/ngày (10h và 16h) thay vì liên tục
3. Bảo vệ khối thời gian: Từ chối lịch họp xung đột với Deep Work Block

Cal Newport, tác giả “Deep Work”, áp dụng Time Blocking nghiêm ngặt: mỗi ngày được lên kế hoạch từng khối 30 phút. Nhờ đó, ông vừa là giáo sư MIT, vừa xuất bản 7 cuốn sách và duy trì blog với hàng triệu lượt đọc – tất cả trong khung giờ hành chính 8-17h.

Phương pháp Getting Things Done (GTD)

Được phát triển bởi David Allen, GTD là hệ thống quản lý công việc 5 bước giúp “giải phóng tâm trí” khỏi gánh nặng phải nhớ mọi thứ:

1. Capture (Thu thập): Ghi lại mọi công việc, ý tưởng vào một nơi duy nhất
2. Clarify (Làm rõ): Quyết định từng item là gì và cần làm gì
3. Organize (Sắp xếp): Phân loại vào các danh mục (Hành động ngay, Chờ đợi, Dự án, Tham khảo)
4. Reflect (Xem xét): Review hệ thống hàng tuần
5. Engage (Thực hiện): Chọn hành động tiếp theo dựa trên ngữ cảnh, thời gian và năng lượng

Lãnh đạo thường phải xử lý hàng trăm thông tin mỗi ngày (email, tin nhắn, cuộc gọi, ý tưởng đột xuất). GTD giúp “bắt” tất cả vào hệ thống tin cậy, tránh quên việc quan trọng và giảm căng thẳng tinh thần.

Công cụ triển khai

• Inbox vật lý: Khay đựng giấy tờ cần xử lý
• Inbox kỹ thuật số: App như Todoist, Notion, hoặc Microsoft To Do
• Lịch: Chỉ dành cho công việc có thời gian cố định
• Danh sách “Someday/Maybe”: Ý tưởng chưa thực hiện ngay

Quy tắc 2 phút: Nếu một việc mất dưới 2 phút, làm ngay thay vì ghi vào danh sách. Điều này giúp giảm 30-40% số lượng task tồn đọng.

Phương pháp Eat That Frog

Cái tên của phương pháp này được đặt dựa trên câu nói của Mark Twain: “Nếu công việc của bạn là ăn một con ếch, hãy làm điều đó vào buổi sáng sớm. Nếu phải ăn hai con ếch, hãy ăn con lớn hơn trước.”

Brian Tracy là người đã phát triển thành phương pháp: Mỗi ngày, xác định “con ếch” (công việc khó khăn, quan trọng nhất) và giải quyết nó đầu tiên, trước khi làm bất cứ việc gì khác.

Tại sao hiệu quả?

• Tâm lý: Hoàn thành công việc khó nhất tạo cảm giác thành tựu, tăng động lực cả ngày
• Sinh lý: Buổi sáng là lúc ý chí và năng lượng ở đỉnh cao
• Chiến lược: Đảm bảo công việc tạo giá trị nhất luôn được ưu tiên

Cách xác định “con ếch” là hãy đặt 3 câu hỏi:

1. Nếu chỉ hoàn thành 1 việc hôm nay, việc nào tạo tác động lớn nhất?
2. Việc nào khiến tôi trì hoãn lâu nhất?
3. Việc nào, nếu không làm, sẽ gây hậu quả nghiêm trọng?

Phương pháp 80/20 (Nguyên tắc Pareto)

Nhà kinh tế học Vilfredo Pareto phát hiện: 80% kết quả đến từ 20% nguyên nhân. Áp dụng vào quản lý thời gian: 20% công việc tạo ra 80% giá trị, nhiệm vụ là xác định và tập trung vào 20% đó.

Cách áp dụng trong doanh nghiệp:

• Khách hàng: 20% khách hàng mang lại 80% doanh thu → Tập trung chăm sóc nhóm này
• Sản phẩm: 20% sản phẩm tạo 80% lợi nhuận → Đầu tư phát triển dòng sản phẩm chủ lực
• Nhân sự: 20% nhân viên đóng góp 80% kết quả → Giữ chân và phát triển nhóm này
• Công việc cá nhân: 20% nhiệm vụ tạo 80% tác động → Ưu tiên tuyệt đối

Bài tập thực hành

1. Liệt kê 10 công việc chính trong tuần
2. Đánh giá từng việc theo thang điểm 1-10 (tác động đến mục tiêu)
3. Xác định 2 việc có điểm cao nhất (20%)
4. Dành 80% thời gian cho 2 việc này, giảm hoặc ủy quyền 8 việc còn lại

Nguyên tắc 80/20 không có nghĩa bỏ qua 80% công việc còn lại, mà là tối ưu hóa chúng (tự động hóa, ủy quyền, đơn giản hóa) để dành năng lượng cho 20% then chốt.

Phương pháp ABCDE

Phương pháp ABCDE của Brian Tracy phân loại công việc theo mức độ ưu tiên và hậu quả:

• A – Phải làm (Must do): Hậu quả nghiêm trọng nếu không làm (ký hợp đồng lớn, giải quyết khủng hoảng)
• B – Nên làm (Should do): Hậu quả nhẹ nếu không làm (trả lời email thường, họp nội bộ)
• C – Tốt nếu làm (Nice to do): Không có hậu quả (uống cà phê với đối tác, đọc báo ngành)
• D – Ủy quyền (Delegate): Người khác có thể làm tốt hơn hoặc rẻ hơn
• E – Loại bỏ (Eliminate): Không đóng góp giá trị gì (cuộc họp không cần thiết, báo cáo thừa)

Quy tắc vàng:

• Không bao giờ làm B khi còn A chưa xong
• Không bao giờ làm C khi còn B chưa xong
• Nếu có nhiều A, đánh số A1, A2, A3 theo thứ tự ưu tiên

Cách triển khai hàng ngày:

1. Buổi tối: Lập danh sách công việc ngày mai
2. Gán nhãn: Đánh dấu A, B, C, D, E cho từng việc
3. Buổi sáng: Bắt đầu với A1, không chuyển sang A2 cho đến khi A1 hoàn thành

Ví dụ phân loại:

• A1: Hoàn thiện bản thuyết trình cho nhà đầu tư (họp chiều nay)
• A2: Phê duyệt ngân sách Q2 (deadline cuối tuần)
• B1: Trả lời email khách hàng tiềm năng
• C1: Cập nhật LinkedIn
• D1: Đặt vé máy bay cho chuyến công tác (giao cho trợ lý)
• E1: Tham gia hội thảo không liên quan (từ chối)

So sánh các phương pháp quản lý thời gian

Phương pháp	Phù hợp với	Ưu điểm	Nhược điểm	Thời gian làm quen
Eisenhower Matrix	Lãnh đạo cấp cao, người hay “dập lửa”	Phân biệt rõ quan trọng/khẩn cấp, giảm stress	Cần kỷ luật cao để từ chối việc Ô 3, 4	1-2 tuần
Pomodoro	Người dễ mất tập trung, công việc sáng tạo	Dễ áp dụng, chống trì hoãn hiệu quả	Không phù hợp với công việc cần thời gian dài liên tục	3-5 ngày
Time Blocking	CEO, quản lý có lịch phức tạp	Kiểm soát toàn bộ thời gian, tối ưu năng suất	Khó duy trì khi có nhiều công việc đột xuất	2-3 tuần
GTD	Người xử lý nhiều dự án song song	Hệ thống toàn diện, giảm quên việc	Phức tạp, cần công cụ hỗ trợ	1-2 tháng
Eat That Frog	Người hay trì hoãn việc khó	Đơn giản, tạo động lực mạnh	Chỉ tập trung vào 1 việc, thiếu tổng quan	1 tuần
80/20	Chủ doanh nghiệp, người cần tối ưu ROI	Tập trung vào giá trị cao, hiệu quả nhanh	Khó xác định chính xác 20% then chốt	2-4 tuần
ABCDE	Người có nhiều deadline, áp lực cao	Ưu tiên rõ ràng, dễ thực hiện	Có thể bỏ qua công việc dài hạn (loại C)	1 tuần