Trong guồng quay của nền kinh tế hiện đại, quá trình vận chuyển không còn là một công đoạn hậu cần đơn thuần, mà đã trở thành thước đo lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp. Nhiều nhà quản lý vẫn đang vật lộn với chi phí vận hành leo thang, tỷ lệ giao hàng thất bại cao và sự phàn nàn của khách hàng mà không tìm ra gốc rễ vấn đề. Bài viết này CEO360 sẽ nói về quy trình vận chuyển hàng hóa chuẩn mực, mà còn “bóc tách” từng giai đoạn, chỉ ra các điểm nghẽn và đưa ra giải pháp thực chiến giúp doanh nghiệp cắt giảm chi phí và biến vận hành thành một cỗ máy chính xác.
Quá trình vận chuyển là gì?
Định nghĩa và vai trò trong chuỗi cung ứng
Quá trình vận chuyển là tổng thể các hoạt động di chuyển hàng hóa từ điểm xuất phát đến điểm đích cuối cùng, bao gồm lập kế hoạch, thực thi, giám sát và đánh giá. Đây không chỉ là hành động “chở hàng” đơn thuần mà là một chuỗi giá trị phức tạp với nhiều điểm chạm.
Trong chuỗi cung ứng hiện đại, vận chuyển đóng vai trò kết nối các mắt xích từ nhà cung cấp, nhà sản xuất, trung tâm phân phối đến tay người tiêu dùng.
Vai trò cốt lõi của quá trình vận chuyển bao gồm:
- Tạo giá trị về không gian: Di chuyển hàng hóa từ nơi sản xuất đến nơi tiêu thụ, tăng giá trị sử dụng
- Tạo giá trị về thời gian: Đảm bảo hàng hóa đến đúng lúc khách hàng cần
- Bảo toàn giá trị hàng hóa: Giữ nguyên chất lượng, số lượng sản phẩm trong suốt hành trình
- Tối ưu chi phí: Cân bằng giữa tốc độ, chất lượng và chi phí vận hành
Sự khác biệt giữa vận chuyển và giao hàng
Nhiều người sử dụng hai thuật ngữ này thay thế cho nhau, nhưng trong quản trị logistics chuyên nghiệp, chúng có phạm vi và mục tiêu khác biệt rõ rệt.
Vận chuyển (Transportation) là khái niệm rộng hơn, bao trùm toàn bộ hành trình di chuyển hàng hóa qua nhiều chặng, nhiều phương thức. Ví dụ: một lô hàng từ Hà Nội vào TP.HCM có thể trải qua vận chuyển đường bộ đến cảng, đường biển đến cảng đích, rồi lại đường bộ đến kho.
Giao hàng (Delivery) là giai đoạn cuối cùng trong qúa trình vận chuyển, tập trung vào việc chuyển hàng từ điểm phân phối cuối cùng đến tay người nhận.Chi phí cho giao hàng chặng cuối hay last-mile delivery được các nghiên cứu ngành logistics ghi nhận có thể chiếm một phần rất lớn trong tổng chi phí vận chuyển, thường ở mức khoảng 40 – 60 % trong nhiều mô hình vận tải.
| Tiêu chí | Vận chuyển | Giao hàng |
| Phạm vi | Toàn bộ hành trình từ kho đến khách hàng | Chặng cuối từ hub/kho đến địa chỉ nhận |
| Phương thức | Đa dạng (đường bộ, biển, hàng không) | Chủ yếu đường bộ, xe máy |
| Đối tượng quản lý | Đội ngũ logistics, nhà vận chuyển | Đội ngũ shipper, tài xế giao hàng |
| Tỷ trọng chi phí | Là một phần của tổng chi phí logistics | Là phần chi phí đáng kể nhất trong chi phí vận chuyển, đặc biệt ở thương mại điện tử |
| Thời gian | Từ vài giờ đến vài tuần | Từ vài giờ đến 1-2 ngày |
Hiểu rõ sự khác biệt này giúp doanh nghiệp phân bổ nguồn lực chính xác hơn. Nhiều doanh nghiệp SME tại Việt Nam tập trung quá nhiều vào tối ưu giao hàng mà bỏ qua việc cải thiện toàn bộ quá trình vận chuyển, dẫn đến hiệu quả chưa cao.
Sơ đồ quy trình vận chuyển hàng hóa chuẩn 7 bước cho doanh nghiệp
Một quá trình vận chuyển chuyên nghiệp không phải là chuỗi các hành động rời rạc, mà là hệ thống có tính logic chặt chẽ, mỗi bước đều có mục tiêu và tiêu chuẩn đo lường cụ thể. Để dễ hình dung, hãy xem quá trình vận chuyển này như một dây chuyền sản xuất. Mỗi công đoạn trong sơ đồ quy trình vận chuyển hàng hóa dưới đây đều phải được thực hiện chính xác để sản phẩm cuối cùng – một đơn hàng được giao thành công – đạt chất lượng cao nhất.
Bước 1: Tiếp nhận và xác nhận đơn hàng (Order Receipt)
Đây là điểm khởi đầu, nơi dòng thông tin bắt đầu chảy. Sự chính xác và tốc độ ở giai đoạn này sẽ quyết định hiệu suất của toàn bộ chuỗi phía sau, giống như việc đặt viên gạch móng đầu tiên cho một tòa nhà.
- Hoạt động: Hệ thống (hoặc nhân viên) nhận yêu cầu vận chuyển từ khách hàng qua các kênh (website, app, email), kiểm tra tính hợp lệ của thông tin (địa chỉ, số điện thoại, chi tiết hàng hóa) và xác nhận lại với khách hàng.
- Vai trò: Đảm bảo dữ liệu đầu vào sạch và chính xác, tránh các sai sót gây lãng phí ở các bước sau.
- KPIs: Thời gian xác nhận đơn, tỷ lệ đơn hàng sai thông tin.
Sau khi thông tin đơn hàng đã được xác thực, mệnh lệnh sẽ được chuyển đến bộ phận kho, nơi các hoạt động vật lý đầu tiên của quy trình bắt đầu.
Bước 2: Lấy hàng và đóng gói (Picking & Packing)
Từ dữ liệu số, quy trình giờ đây chuyển sang các thao tác vật lý trong kho. Giai đoạn này đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối để đảm bảo đúng sản phẩm được lấy và được bảo vệ an toàn cho hành trình sắp tới.
- Hoạt động: Nhân viên kho dựa trên phiếu yêu cầu để lấy đúng sản phẩm (picking). Sau đó, hàng hóa được chuyển đến khu vực đóng gói, nơi chúng được bọc lót, cho vào thùng và niêm phong theo tiêu chuẩn quy định cho từng loại hàng.
- Vai trò: Bảo vệ hàng hóa khỏi hư hỏng, tối ưu không gian và trọng lượng để giảm chi phí vận chuyển.
- KPIs: Thời gian hoàn thành lấy hàng, tỷ lệ lấy sai hàng, chi phí vật tư đóng gói trên mỗi đơn hàng.
Khi sản phẩm đã được đóng gói an toàn và sẵn sàng, chúng cần được tổ chức một cách khoa học trước khi lên đường, đó chính là nhiệm vụ của bước phân loại và dán nhãn.
Bước 3: Phân loại và dán nhãn (Sorting & Labeling)
Đây là bước “trung chuyển” thông minh, biến một loạt các kiện hàng rời rạc thành những lô hàng được sắp xếp có chủ đích. Việc dán “chứng minh thư” cho mỗi kiện hàng là yếu tố sống còn để tự động hóa và giảm thiểu sai sót.
- Hoạt động: Hàng hóa sau khi đóng gói được phân loại dựa trên tuyến đường, khu vực địa lý, hoặc phương thức vận chuyển. Mỗi kiện hàng sẽ được dán một nhãn vận chuyển (shipping label) chứa mã vạch, mã QR và các thông tin quan trọng.
- Vai trò: Giúp quá trình xếp dỡ và giao hàng diễn ra nhanh chóng, khoa học, giảm thiểu sai sót và thất lạc.
- KPIs: Tỷ lệ phân loại sai, thời gian xử lý trung bình cho một kiện hàng.
Với mỗi kiện hàng đã được định danh và phân loại rõ ràng, chúng đã sẵn sàng cho công đoạn quan trọng nhất: xếp dỡ lên xe và bắt đầu hành trình.
Bước 4: Xếp dỡ và vận chuyển (Loading & Transportation)
Đây là lúc hàng hóa thực sự bắt đầu cuộc hành trình vật lý của mình. Tối ưu hóa việc xếp dỡ không chỉ giúp tiết kiệm không gian mà còn đảm bảo an toàn, trong khi việc vận chuyển hiệu quả sẽ quyết định thời gian và chi phí của cả quá trình.
- Hoạt động: Hàng hóa được xếp lên phương tiện vận tải (xe tải, container) theo nguyên tắc tối ưu hóa không gian và trọng tải. Tài xế bắt đầu hành trình vận chuyển theo lộ trình đã được hoạch định.
- Vai trò: Đảm bảo an toàn cho hàng hóa trong quá trình vận chuyển và hiệu quả sử dụng phương tiện.
- KPIs: Tỷ lệ lấp đầy xe, chi phí nhiên liệu trên km, thời gian dừng đỗ.
Khi bánh xe bắt đầu lăn, việc giữ cho thông tin về hành trình được thông suốt trở nên quan trọng hơn bao giờ hết, đưa chúng ta đến bước giám sát và theo dõi.
Bước 5: Theo dõi và giám sát đơn hàng (Tracking & Monitoring)
Giai đoạn này là cầu nối thông tin giữa doanh nghiệp, đơn vị vận chuyển và khách hàng. Sự minh bạch và chủ động trong việc cung cấp dữ liệu hành trình sẽ quyết định mức độ hài lòng và tin tưởng của khách hàng.
- Hoạt động: Sử dụng công nghệ GPS, hệ thống quản lý vận tải (TMS), trạng thái và vị trí của đơn hàng được cập nhật liên tục theo thời gian thực.
- Vai trò: Cung cấp thông tin để chủ động xử lý sự cố, quản lý kỳ vọng và tăng sự tin tưởng của khách hàng.
- KPIs: Tỷ lệ cập nhật trạng thái thành công, số lượng cuộc gọi của khách hàng hỏi về tình trạng đơn.
Khi hệ thống báo hiệu đơn hàng đã đến gần điểm đích, quy trình sẽ chuyển sang giai đoạn cuối cùng và quan trọng nhất: giao hàng tận tay người nhận.
Bước 6: Giao hàng và thu thập bằng chứng (Delivery & Proof of Delivery – POD)
Đây là “chặng cuối” (last mile) quyết định thành công của cả một chuỗi nỗ lực. Khoảnh khắc giao hàng và nhận xác nhận chính là điểm chạm trực tiếp, định hình phần lớn trải nghiệm của khách hàng.
- Hoạt động: Tài xế giao hàng đến địa chỉ người nhận. Sau khi hoàn tất, bằng chứng giao hàng (chữ ký, hình ảnh) được ghi lại trên thiết bị di động và cập nhật ngay lập tức về hệ thống.
- Vai trò: Xác nhận việc hoàn thành nghĩa vụ giao hàng, là cơ sở để giải quyết các khiếu nại (nếu có).
- KPIs: Tỷ lệ giao hàng thành công lần đầu (First-time delivery rate), thời gian giao hàng trung bình.
Dù hàng hóa đã được giao thành công, quy trình vận chuyển vẫn chưa thực sự kết thúc cho đến khi mọi nghĩa vụ tài chính và thủ tục được hoàn tất.
Bước 7: Đối soát và xử lý sau giao hàng (Reconciliation & Post-Delivery)
Bước cuối cùng này đảm bảo sự toàn vẹn về mặt tài chính và hoàn thiện vòng đời của đơn hàng. Việc xử lý nhanh chóng và chính xác các công việc hậu cần sau giao hàng thể hiện sự chuyên nghiệp và giúp duy trì dòng tiền khỏe mạnh cho doanh nghiệp.
- Hoạt động: Đối soát các khoản thu hộ (COD), phí vận chuyển với tài xế và đối tác. Đồng thời, giải quyết các vấn đề phát sinh như hàng trả về, khiếu nại của khách hàng.
- Vai trò: Đảm bảo dòng tiền chính xác, hoàn tất vòng đời của một đơn hàng và duy trì quan hệ tốt với khách hàng.
- KPIs: Thời gian đối soát COD, tỷ lệ hàng hoàn.
Việc áp dụng và tuân thủ nghiêm ngặt 7 bước trên sẽ tạo ra một bộ khung vững chắc cho quá trình vận chuyển của doanh nghiệp. Tuy nhiên, một sơ đồ quy trình vận chuyển hàng hóa hoàn hảo trên giấy tờ vẫn có thể gặp trục trặc trong thực tế nếu không lường trước được những rủi ro tiềm ẩn. Đó chính là những “điểm mù” gây lãng phí mà chúng ta sẽ cùng phân tích và tìm cách khắc phục ở phần tiếp theo.
4 “điểm mù” gây lãng phí trong quy trình giao hàng và cách khắc phục
Lựa chọn sai đối tác vận chuyển: Cái bẫy chi phí ẩn
Nhiều doanh nghiệp chỉ nhìn vào giá cước cơ bản mà bỏ qua các loại phụ phí (nhiên liệu, vùng sâu vùng xa, hàng cồng kềnh) và các điều khoản đền bù không rõ ràng.
Giải pháp: Xây dựng ma trận so sánh chi tiết các nhà vận chuyển. Đàm phán hợp đồng dài hạn để có mức giá tốt hơn và các điều khoản dịch vụ ưu tiên. Đa dạng hóa đối tác, không “bỏ tất cả trứng vào một giỏ”.
Quản lý tồn kho thiếu chính xác: Gốc rễ của sự chậm trễ
Dữ liệu tồn kho trên giấy tờ và thực tế không khớp nhau dẫn đến việc không có hàng để giao, gây chậm trễ và làm mất lòng tin của khách hàng.
Giải pháp: Áp dụng hệ thống quản lý kho (WMS) để cập nhật tồn kho theo thời gian thực. Thực hiện kiểm kê định kỳ bằng mã vạch/QR code để đảm bảo độ chính xác.
Bỏ qua công nghệ: Vận hành thủ công, hiệu suất thấp
Việc xử lý đơn hàng, tạo vận đơn, đối soát COD bằng tay không chỉ tốn thời gian, nhân lực mà còn dễ xảy ra sai sót.
Giải pháp: Đầu tư vào các phần mềm quản lý bán hàng có tích hợp vận chuyển. Sử dụng API để kết nối trực tiếp với hệ thống của các đơn vị vận chuyển, tự động hóa toàn bộ quy trình.
Thiếu quy trình xử lý sự cố: Khủng hoảng khi hàng hóa gặp vấn đề
Khi hàng hóa bị thất lạc hoặc hư hỏng, nếu không có quy trình xử lý rõ ràng, doanh nghiệp sẽ trở nên lúng túng, đổ lỗi và cuối cùng người chịu thiệt là khách hàng.
Giải pháp: Xây dựng một kịch bản xử lý khủng hoảng (SOP) rõ ràng: Ai là người chịu trách nhiệm? Các bước làm việc với đơn vị vận chuyển? Chính sách đền bù cho khách hàng? Sự chủ động và minh bạch trong xử lý sự cố sẽ biến một trải nghiệm tiêu cực thành cơ hội để thể hiện sự chuyên nghiệp.
Case Study: The Coffee House tối ưu quy trình giao hàng
Bối cảnh & Thách thức
The Coffee House là một trong những chuỗi cà phê lớn tại Việt Nam, từng có quy mô hơn 100 cửa hàng trên toàn quốc. Trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt và chi phí vận hành gia tăng, thương hiệu cần một giải pháp toàn diện để tối ưu quá trình vận chuyển và giao hàng trực tuyến, kiểm soát trải nghiệm khách và gia tăng doanh thu ngoài kênh bán tại cửa hàng. Trước xu hướng tăng mạnh của đặt hàng trực tuyến, họ tập trung vào phát triển kênh số và quản lý đặt hàng riêng.
Giải pháp chiến lược
Phát triển ứng dụng đặt hàng và quản lý tập trung: The Coffee House phát triển ứng dụng đặt hàng của riêng thương hiệu thay vì phụ thuộc hoàn toàn các nền tảng trung gian. Theo Người Đưa Tin Pháp luật, ứng dụng này đã thu hút khoảng 1,8 triệu lượt tải và đóng góp tới ~50 % tổng giao dịch hằng ngày của chuỗi. Việc vận hành nền tảng riêng giúp thương hiệu kiểm soát dữ liệu khách hàng, quy trình đơn hàng và giảm phụ thuộc chi phí hoa hồng cao trên các nền tảng ngoài.
Kết nối với đối tác giao hàng: The Coffee House không xây đội giao nhận riêng nhưng kết nối hệ thống đặt hàng với đối tác giao hàng như AhaMove thuộc cùng hệ sinh thái Seedcom để thực thi giao đơn. Quy trình này kết hợp với hệ thống điều phối đơn qua app, giúp rút ngắn thời gian xử lý đơn và nâng cao chất lượng phục vụ. Đồng thời, bộ phận chăm sóc đơn hàng giám sát phản hồi và xử lý các tình huống phát sinh.
Kết quả thực tế
- Tăng khả năng kiểm soát đơn đặt hàng & trải nghiệm khách: Quy trình đặt hàng và giao nhận được minh bạch, nhất quán từ ứng dụng đến giao hàng.
- Tăng tỷ lệ đơn giao thành công: Việc đồng bộ giữa app và đối tác giao nhận giúp đáp ứng khối lượng lớn đơn online.
- Mở rộng doanh thu ngoài cửa hàng: Giao dịch online qua ứng dụng chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giao dịch hằng ngày, mở thêm kênh doanh thu mới cho chuỗi.
Các câu hỏi thường gặp về quá trình vận chuyển
Dưới đây là 5 câu hỏi mà các nhà quản lý thường tìm kiếm nhất, cùng với câu trả lời ngắn gọn và hữu ích.
1. Làm thế nào để giảm chi phí vận chuyển một cách hiệu quả?
Tối ưu hóa lộ trình giao hàng bằng phần mềm, gom nhiều đơn hàng trên cùng một tuyến đường, lựa chọn phương thức vận chuyển phù hợp với tính chất hàng hóa và đàm phán hợp đồng dài hạn với các đơn vị vận tải.
2. Hệ thống quản lý vận tải (TMS) mang lại lợi ích gì?
TMS (Transportation Management System) giúp tự động hóa việc lập kế hoạch, thực thi và tối ưu hóa quá trình vận chuyển. Nó cung cấp khả năng theo dõi thời gian thực, quản lý chi phí, phân tích hiệu suất và cải thiện đáng kể hiệu quả hoạt động.
3. Proof of Delivery (POD) là gì và tại sao nó quan trọng?
POD là bằng chứng giao hàng thành công, có thể là chữ ký của người nhận hoặc hình ảnh. Nó cực kỳ quan trọng vì đây là bằng chứng pháp lý xác nhận đơn hàng đã được giao, giúp giải quyết tranh chấp và là cơ sở để thanh toán.
4. Làm sao để xử lý tình trạng giao hàng thất bại?
Cần phân tích nguyên nhân gốc rễ (sai địa chỉ, không liên lạc được người nhận). Giải pháp bao gồm việc xác nhận thông tin kỹ lưỡng ở bước 1, cho phép khách hàng chủ động hẹn lại lịch giao và tối ưu hóa quy trình thông báo cho người nhận.
5. Nên tự xây dựng đội xe hay thuê ngoài (3PL)?
Điều này phụ thuộc vào quy mô và chiến lược của doanh nghiệp. Tự xây dựng đội xe giúp kiểm soát hoàn toàn chất lượng nhưng chi phí đầu tư và quản lý cao. Thuê ngoài (Third-Party Logistics) giúp tiết kiệm chi phí, tận dụng chuyên môn của đối tác nhưng giảm mức độ kiểm soát trực tiếp.
Kết luận:
Vận chuyển không chỉ là giao hàng, đó là lợi thế cạnh tranh. Nhìn lại toàn bộ quá trình vận chuyển từ lúc nhận đơn đến khi đối soát, có thể thấy rằng đây không phải là một chuỗi các hành động riêng lẻ mà là một hệ thống phức tạp, nơi một mắt xích yếu có thể ảnh hưởng đến toàn bộ dây chuyền. Việc tối ưu hóa không chỉ dừng lại ở việc mua một phần mềm hay thuê một đơn vị vận tải giá rẻ.
Đó là một tư duy hệ thống, đòi hỏi sự kết hợp nhuần nhuyễn giữa Con người (quy trình đào tạo), Quy trình (các bước được chuẩn hóa) và Công nghệ (công cụ hỗ trợ). Doanh nghiệp nào làm chủ được cả ba yếu tố này sẽ không chỉ cắt giảm được chi phí, mà còn biến hoạt động vận chuyển thành một vũ khí chiến lược, tạo ra trải nghiệm vượt trội cho khách hàng và xây dựng một lợi thế cạnh tranh bền vững trên thị trường.
