Trong môi trường doanh nghiệp hiện đại, đặc biệt ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ, multitasking (đa nhiệm) gần như là điều khó tránh khỏi. Khi nguồn lực hạn chế và quy trình chưa thể tối ưu hoàn toàn, việc một nhân sự đảm nhiệm nhiều vai trò cùng lúc trở thành thực tế phổ biến. Nếu được áp dụng đúng thời điểm và kiểm soát hợp lý, đa nhiệm có thể giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn trong giai đoạn tăng trưởng hoặc chuyển đổi. Ngược lại, khi lạm dụng hoặc thiếu quản trị, nó dễ âm thầm bào mòn năng suất và chất lượng công việc. Trong bài viết này, CEO360 sẽ phân tích multitasking là gì dưới góc nhìn khoa học thần kinh và quản trị doanh nghiệp, đồng thời gợi ý cách kiểm soát và tối ưu đa nhiệm phù hợp với bối cảnh doanh nghiệp Việt Nam.
Multitasking là gì? Định nghĩa và bản chất của làm việc đa nhiệm
Multitasking hay đa nhiệm là khả năng thực hiện hoặc quản lý nhiều công việc, tác vụ khác nhau trong cùng một khoảng thời gian. Thuật ngữ này xuất phát từ lĩnh vực khoa học máy tính, mô tả khả năng của hệ điều hành xử lý đồng thời nhiều chương trình.
Trong bối cảnh doanh nghiệp, multitask thường được hiểu theo hai cách:
- Nghĩa hẹp: Thực hiện hai hoặc nhiều hành động vật lý cùng một lúc (ví dụ: vừa nghe điện thoại vừa gửi mail)
- Nghĩa rộng: Quản lý và chuyển đổi nhanh chóng giữa nhiều dự án, trách nhiệm khác nhau trong ngày làm việc
Tuy nhiên, các nhà khoa học thần kinh đã chứng minh rằng não bộ con người không thực sự làm nhiều việc cùng lúc. Thay vào đó, não bộ thực hiện task switching (chuyển đổi tác vụ) với tốc độ cực nhanh, tạo ảo giác về việc xử lý đồng thời. Quá trình chuyển đổi này tiêu tốn năng lượng nhận thức đáng kể và là nguyên nhân chính gây giảm hiệu suất.
Phân biệt multitasking với các khái niệm liên quan
Sự khác biệt giữa Task Switching, Parallel Processing và Multitasking là gì?
Nhiều người nhầm lẫn giữa multitasking và task switching (chuyển đổi công việc), Parallel Processing (xử lý song song) nhưng đây là những khái niệm khác biệt.
| Tiêu chí | Multitasking | Task Switching | Parallel Processing |
| Định nghĩa | Cố gắng thực hiện nhiều công việc cùng lúc | Chuyển đổi có chủ đích giữa các công việc | Não bộ xử lý đồng thời nhiều luồng thông tin |
| Cơ chế não bộ | Chia nhỏ sự chú ý giữa các tác vụ có ý thức | Tập trung hoàn toàn vào từng tác vụ, luân phiên theo thời gian | Các vùng não khác nhau xử lý song song |
| Điều kiện áp dụng | Các tác vụ đều đòi hỏi tư duy chủ động | Các tác vụ đều đòi hỏi tư duy chủ động | Chỉ áp dụng cho tác vụ tự động hoặc bán tự động |
| Hiệu quả | Thường kém hiệu quả, tăng sai sót và quá tải nhận thức | Hiệu quả hơn nếu có thời gian chuyển đổi hợp lý | Hiệu quả cao vì không gây xung đột chú ý |
| Giới hạn | Não bộ không thể duy trì chú ý sâu cho nhiều việc cùng lúc | Có chi phí chuyển đổi (switching cost) | Không áp dụng cho công việc tư duy phức tạp |
| Ví dụ | Vừa họp vừa trả lời email | Hoàn thành báo cáo rồi chuyển sang họp | Vừa đi bộ vừa nói chuyện; lái xe (tự động) và nghe podcast |
Chiến lược quản lý multitasking hiệu quả cho doanh nghiệp
Multitasking là gì trong môi trường doanh nghiệp? Trong môi trường doanh nghiệp hiện đại, multitasking là điều khó tránh. Vấn đề không nằm ở việc có làm nhiều việc hay không, mà ở cách doanh nghiệp tổ chức và kiểm soát multitasking. Dưới đây là ba chiến lược đã được chứng minh phù hợp với cách não bộ con người vận hành, giúp giảm quá tải và nâng cao hiệu quả làm việc.
1. Quản lý multitasking bằng phương pháp Time Blocking
Time blocking (phân khối thời gian) là phương pháp chia ngày làm việc thành các khung thời gian cố định, mỗi khung chỉ dành cho một nhóm công việc cụ thể. Đây là cách hiệu quả để thay thế multitasking đồng thời bằng multitasking tuần tự có kiểm soát.
Cách triển khai Time Blocking trong doanh nghiệp
Bước 1: Phân loại công việc theo mức độ tập trung
- Deep work: công việc đòi hỏi tư duy sâu (chiến lược, phân tích, viết báo cáo)
- Shallow work: công việc hành chính, email, xử lý thủ tục
- Collaborative work: họp, trao đổi nhóm, làm việc với đối tác
Bước 2: Xác định thời điểm làm việc hiệu quả nhất
- Nhân sự có xu hướng tập trung tốt vào buổi sáng: ưu tiên deep work đầu ngà
- Nhân sự tập trung tốt hơn buổi chiều: bố trí deep work vào khung giờ sau trưa
Bước 3: Lên lịch cố định và bảo vệ khung giờ
- Mỗi khung giờ chỉ làm một loại công việc
- Hạn chế họp, email và thông báo trong thời gian deep work
- Cuối ngày dành thời gian rà soát và chuẩn bị cho ngày hôm sau
Lợi ích cốt lõi
- Giảm chuyển đổi ngữ cảnh không cần thiết
- Tăng khả năng tập trung vào công việc quan trọng
- Giúp nhà quản lý kiểm soát tiến độ và khối lượng công việc tốt hơn
2. Ứng dụng kỹ thuật Pomodoro cho cá nhân và đội nhóm
Pomodoro Technique là phương pháp quản lý thời gian dựa trên các chu kỳ làm việc ngắn, giúp duy trì sự tập trung và hạn chế làm việc quá tải.
Cách áp dụng Pomodoro trong doanh nghiệp
Chu kỳ cơ bản
- Làm việc tập trung trong một khoảng thời gian cố định
- Nghỉ ngắn để phục hồi năng lượng
- Sau vài chu kỳ, nghỉ dài hơn
Điều chỉnh phù hợp với môi trường doanh nghiệp
- Pomodoro kéo dài: chu kỳ dài hơn cho các công việc phức tạp
- Team Pomodoro: cả đội thống nhất khung giờ tập trung, hạn chế gián đoạn lẫn nhau
- Pomodoro linh hoạt: cho phép điều chỉnh thời lượng theo tính chất công việc
Công cụ hỗ trợ phổ biến
- Ứng dụng quản lý thời gian tích hợp Pomodoro
- Công cụ theo dõi thời gian để đánh giá cách sử dụng nguồn lực
3. Áp dụng ma trận Eisenhower để kiểm soát multitasking
Ma trận Eisenhower là công cụ giúp nhà quản lý hiểu rõ multitasking là gì ở từng loại công việc, từ đó phân biệt việc nào cần tập trung tuyệt đối và việc nào có thể xử lý linh hoạt. Cách tiếp cận này giúp kiểm soát multitasking một cách có chủ đích, thay vì phản xạ.
Thay vì cố gắng làm nhiều việc cùng lúc, phương pháp này buộc doanh nghiệp ra quyết định trước về mức độ chú ý dành cho từng loại công việc.
Có thể phân loại công việc theo ma trận Eisenhower như sau:
Nhóm 1: Quan trọng & Khẩn cấp
- Bao gồm các sự cố, khủng hoảng, vấn đề ảnh hưởng trực tiếp đến vận hành và kết quả kinh doanh.
- Các công việc này cần được xử lý ngay lập tức, đòi hỏi sự tập trung đơn nhiệm, không nên kết hợp với bất kỳ tác vụ nào khác.
Nhóm 2: Quan trọng & Không khẩn cấp
- Gồm các hoạt động tạo giá trị dài hạn như chiến lược, phát triển nhân sự, cải tiến quy trình, đổi mới.
- Đây là nhóm dễ bị trì hoãn nhất nhưng lại quyết định sự tăng trưởng bền vững. Doanh nghiệp cần chủ động lên lịch và bảo vệ thời gian, tránh multitasking và gián đoạn.
Nhóm 3: Không quan trọng & Khẩn cấp
- Là các công việc cần phản hồi nhanh nhưng không yêu cầu chuyên môn hoặc quyết định ở cấp cao, như email thông thường hoặc yêu cầu hành chính.
- Nên ủy quyền, tự động hóa hoặc xử lý theo lô. Multitasking chỉ nên áp dụng có kiểm soát ở nhóm này.
Nhóm 4: Không quan trọng & Không khẩn cấp
- Bao gồm các hoạt động không tạo ra giá trị rõ ràng và dễ gây xao nhãng.
- Cần được loại bỏ hoặc giới hạn bằng quy tắc rõ ràng, thay vì để chúng chen vào thời gian làm việc tập trung.
Các loại multitasking trong môi trường doanh nghiệp
Trong môi trường doanh nghiệp, multitasking thường xuất hiện dưới ba dạng chính, với mức độ tác động rất khác nhau đến năng suất và chất lượng công việc.
1. Multitasking đồng thời (Concurrent Multitasking)
Multitasking đồng thời là việc cố gắng thực hiện hai hoặc nhiều tác vụ nhận thức có ý thức cùng một thời điểm, đòi hỏi sự chú ý liên tục của não bộ.
Ví dụ phổ biến trong doanh nghiệp
- Tham gia họp trực tuyến trong khi trả lời email
- Viết báo cáo đồng thời nhắn tin với khách hàng
- Phân tích số liệu trong lúc nghe điện thoại công việc
Đánh giá khoa học
Đây là hình thức multitasking kém hiệu quả nhất đối với các công việc trí óc, do não bộ không xử lý song song các tác vụ nhận thức phức tạp mà phải liên tục chuyển đổi qua lại. Hệ quả thường gặp gồm:
- Chất lượng xử lý thông tin suy giảm ở cả hai tác vụ
- Gia tăng lỗi và bỏ sót thông tin quan trọng
- Tăng gánh nặng nhận thức và cảm giác căng thẳng
Khuyến nghị quản lý
Chỉ nên chấp nhận trong trường hợp:
- Một trong các tác vụ mang tính thụ động hoặc gần như tự động
- Tác vụ còn lại không đòi hỏi độ chính xác hoặc phân tích cao
2. Multitasking tuần tự (Sequential Multitasking)
Multitasking tuần tự là việc chuyển đổi có chủ đích giữa các tác vụ, trong đó mỗi công việc được thực hiện trong một khoảng thời gian tập trung riêng biệt. Dưới góc độ khoa học nhận thức, đây là cách tiếp cận phản ánh đúng nhất bản chất của câu hỏi multitasking là gì trong quản trị công việc.
Ví dụ
- Đầu ngày: xử lý email và lập kế hoạch
- Khung giờ tiếp theo: tập trung viết báo cáo chiến lược
- Sau đó: họp nhóm hoặc làm việc với khách hàng
Đánh giá:
Đây là hình thức phù hợp nhất với cách não bộ hoạt động, vì:
- Cho phép tập trung trọn vẹn vào từng nhiệm vụ
- Giảm chi phí chuyển đổi ngữ cảnh so với chuyển đổi ngẫu nhiên
- Dễ kiểm soát tiến độ, chất lượng và hiệu suất công việc
Khuyến nghị quản lý
Nên áp dụng các phương pháp như:
- Time blocking (phân khối thời gian)
- Ưu tiên nhiệm vụ theo mức độ nhận thức (cognitive priority)
- Giảm gián đoạn trong các khung giờ làm việc sâu
3. Multitasking tự động (Automatic Multitasking)
Khái niệm: Multitasking tự động là sự kết hợp giữa
- Một tác vụ tự động hoặc ít tiêu tốn tài nguyên nhận thức
- Một tác vụ đòi hỏi tư duy có ý thức
Ví dụ
- Đi bộ hoặc di chuyển trong khi suy nghĩ về chiến lược
- Ăn trưa kết hợp đọc tài liệu tổng quan
- Di chuyển và nghe podcast hoặc audiobook chuyên môn
Đánh giá
Hình thức này nhìn chung không gây xung đột nhận thức, vì các tác vụ tự động không cạnh tranh nguồn lực chú ý với các hoạt động tư duy. Lợi ích gồm:
- Tận dụng thời gian không tập trung cao
- Không làm giảm chất lượng công việc chính
- Ít tạo ra căng thẳng nhận thức
Khuyến nghị quản lý
Nên khuyến khích sử dụng cho:
- Học tập liên tục
- Tiếp nhận thông tin tổng quan
- Phát triển tư duy chiến lược ở mức ý tưởng
5 sự thật khoa học về multitasking mà nhà quản lý cần biết
1. Não bộ không thực sự xử lý nhiều tác vụ nhận thức phức tạp cùng lúc
Các nghiên cứu trong khoa học thần kinh và tâm lý học nhận thức thống nhất rằng: não người không có khả năng xử lý song song hiệu quả nhiều tác vụ đòi hỏi tư duy (như phân tích, ra quyết định, lập kế hoạch).
Thay vào đó, khi con người cố gắng “đa nhiệm”, não bộ thực chất đang chuyển đổi liên tục giữa các tác vụ (task switching). Quá trình này chủ yếu diễn ra ở vỏ não trước trán (prefrontal cortex) – khu vực chịu trách nhiệm cho chức năng điều hành, kiểm soát chú ý và ra quyết định.
Do nguồn lực nhận thức của vùng não này có giới hạn, việc phải chia sẻ cho nhiều tác vụ khiến hiệu suất của từng tác vụ đều suy giảm, dù người thực hiện có cảm giác mình đang làm nhiều việc cùng lúc.
2. Multitasking làm giảm hiệu quả làm việc do chi phí chuyển đổi nhiệm vụ
Khi hiểu rõ multitasking là gì, nhà quản lý sẽ thấy vấn đề cốt lõi không nằm ở số lượng công việc, mà ở chi phí chuyển đổi nhiệm vụ (task switching cost). Mỗi lần não bộ chuyển từ một nhiệm vụ sang nhiệm vụ khác, nó cần thời gian để:
- Ngừng áp dụng các quy tắc của nhiệm vụ cũ
- Tái cấu trúc sự chú ý và quy tắc cho nhiệm vụ mới
Việc chuyển đổi này không chỉ làm gián đoạn dòng tư duy, mà còn khiến tổng thời gian hoàn thành công việc tăng lên và hiệu suất chung giảm xuống so với khi thực hiện các nhiệm vụ theo trình tự.
Nói cách khác, đa nhiệm không giúp tiết kiệm thời gian, mà thường khiến công việc kéo dài hơn.
3. Chi phí chuyển đổi ngữ cảnh là nguyên nhân cốt lõi làm mất tập trung
Chi phí chuyển đổi ngữ cảnh (context switching cost) không chỉ nằm ở khoảnh khắc “đổi việc”, mà còn ở thời gian khôi phục trạng thái tập trung sau khi bị gián đoạn.
Nghiên cứu về hành vi làm việc cho thấy, khi một cá nhân bị ngắt quãng trong các nhiệm vụ phức tạp, họ cần một khoảng thời gian đáng kể để:
- Nhớ lại mình đang làm gì
- Tái thiết lập mô hình tư duy trước đó
- Quay trở lại mức độ tập trung ban đầu
Điều này lý giải vì sao các công việc đòi hỏi tư duy sâu (phân tích chiến lược, ra quyết định, giải quyết vấn đề) đặc biệt nhạy cảm với gián đoạn và đa nhiệm.
4. Multitasking làm suy giảm chất lượng ra quyết định
Các nghiên cứu về hành vi quản lý và ra quyết định cho thấy, khi não bộ liên tục bị phân tán bởi nhiều tác vụ cùng lúc:
- Khả năng phân tích sâu thông tin giảm
- Não có xu hướng sử dụng các lối tắt nhận thức (heuristics)
- Nguy cơ bỏ sót dữ liệu quan trọng hoặc rủi ro tiềm ẩn tăng lên
Trong bối cảnh quản lý, điều này đồng nghĩa với việc quyết định dễ dựa vào cảm tính, kinh nghiệm cá nhân hoặc phản xạ nhanh, thay vì phân tích toàn diện và có hệ thống.
5. Multitasking kéo dài làm gia tăng căng thẳng nhận thức
Nghiên cứu trong lĩnh vực tâm lý học lao động cho thấy việc phải liên tục chuyển đổi giữa nhiều nhiệm vụ làm tăng gánh nặng nhận thức (cognitive load). Khi trạng thái này kéo dài, người lao động dễ rơi vào:
- Mệt mỏi tinh thần
- Cảm giác quá tải
- Khó duy trì sự tập trung lâu dài
Vì vậy, xét trên phương diện khoa học, multitasking là gì không còn là câu chuyện về “làm được bao nhiêu việc”, mà là bài toán quản lý sự chú ý và năng lượng tinh thần trong môi trường làm việc tri thức.
Những câu hỏi thường gặp về multitasking là gì?
1. Multitasking có phải là kỹ năng doanh nghiệp nên khuyến khích không?
Khi đặt câu hỏi multitasking là gì trong bối cảnh doanh nghiệp, nhiều nhà quản lý thường hiểu multitask là gì theo nghĩa “làm nhiều việc cùng lúc”. Tuy nhiên, từ góc độ chủ doanh nghiệp, đa nhiệm không nên được xem là năng lực cốt lõi cần khuyến khích, đặc biệt với các công việc đòi hỏi tư duy, phân tích và ra quyết định.
Thay vì khuyến khích nhân viên làm nhiều việc cùng lúc, doanh nghiệp nên tập trung xây dựng các năng lực mang tính bền vững hơn như:
- Khả năng ưu tiên công việc theo giá trị và mục tiêu kinh doanh
- Quản lý thời gian và khối lượng công việc hợp lý
- Làm việc tập trung, tuần tự và có hệ thống
2. Làm sao biết mình đang multitasking quá mức?
Một số dấu hiệu phổ biến cho thấy bạn có thể đang multitasking không hiệu quả bao gồm:
- Thường xuyên quên mình đang làm gì sau khi bị gián đoạn
- Công việc đơn giản mất nhiều thời gian hơn dự kiến
- Gia tăng lỗi sai mang tính cơ bản
- Cảm giác mệt mỏi, quá tải dù chưa hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng
- Khó thư giãn hoặc “ngắt” suy nghĩ công việc sau giờ làm
Nếu những dấu hiệu này xuất hiện lặp lại, đó là tín hiệu cho thấy não bộ đang chịu chi phí chuyển đổi ngữ cảnh quá lớn và cần điều chỉnh cách làm việc.
3. Có thể luyện não để multitasking tốt hơn không?
Nhiều người đặt câu hỏi multitask là gì và liệu có thể rèn luyện để làm tốt hơn không. Các nghiên cứu khoa học nhận thức cho thấy não bộ không thể được huấn luyện để xử lý hiệu quả nhiều tác vụ nhận thức phức tạp cùng lúc.
Thay vì cố gắng “luyện multitasking”, cách tiếp cận hiệu quả hơn là:
- Rèn luyện khả năng tập trung sâu (deep focus)
- Cải thiện trí nhớ làm việc và khả năng tổ chức thông tin
- Thiết kế hệ thống làm việc giúp chuyển đổi công việc có kiểm soát
Nói cách khác, mục tiêu không phải là làm nhiều việc cùng lúc, mà là giảm số lần phải chuyển đổi giữa các việc quan trọng.
4. Thế hệ Z có giỏi multitasking hơn các thế hệ trước không?
Hiện không có bằng chứng khoa học cho thấy thế hệ Z có khả năng multitasking vượt trội về mặt sinh học. Não bộ con người, bất kể thế hệ, vẫn tuân theo cùng một cơ chế xử lý thông tin.
Điểm khác biệt nằm ở chỗ: thế hệ Z quen với môi trường số và có xu hướng chuyển đổi sự chú ý nhanh hơn. Tuy nhiên, khả năng chuyển đổi nhanh không đồng nghĩa với hiệu quả cao hơn, đặc biệt với các công việc đòi hỏi tư duy sâu, phân tích và ra quyết định.
5. AI có giúp con người multitasking tốt hơn không?
AI không giúp con người multitasking hiệu quả hơn theo nghĩa sinh học, nhưng giúp giảm nhu cầu multitasking không cần thiết.
Cụ thể, AI có thể:
- Tự động xử lý các tác vụ lặp lại hoặc hành chính
- Hỗ trợ sắp xếp lịch và ưu tiên công việc
- Ghi nhớ ngữ cảnh, giúp quay lại công việc nhanh hơn sau gián đoạn
Tuy nhiên, AI chỉ đóng vai trò công cụ hỗ trợ. Khả năng tập trung sâu, tư duy chiến lược và ra quyết định vẫn phụ thuộc vào con người.
Kết luận
Multitasking là gì? Đó không phải là khả năng làm nhiều việc hiệu quả cùng lúc như chúng ta vẫn lầm tưởng, mà thực chất là quá trình não bộ liên tục chuyển đổi giữa các tác vụ. Chính vì vậy, multitasking không phải là kỹ năng cần phát triển, mà là một thói quen cần được quản lý đúng cách.
Các nghiên cứu khoa học đã chỉ ra rằng não bộ con người không được thiết kế để xử lý đồng thời nhiều tác vụ nhận thức phức tạp. Việc cố gắng multitasking chỉ dẫn đến giảm năng suất, tăng sai sót và gây ra những tác động tiêu cực lâu dài đến sức khỏe tinh thần.
Đối với các nhà quản lý và chủ doanh nghiệp Việt Nam, bài toán cốt lõi không nằm ở việc yêu cầu nhân viên làm nhiều việc hơn cùng lúc, mà ở việc thiết kế môi trường làm việc giúp họ tập trung sâu vào những công việc thực sự tạo ra giá trị. Quản lý multitasking hiệu quả, suy cho cùng, chính là quản lý sự chú ý – nguồn lực quan trọng nhất trong doanh nghiệp tri thức.
