Lãnh đạo giỏi không phải là người làm nhiều việc nhất, mà là người làm đúng việc quan trọng nhất. Giữa bộn bề vận hành, nhiều nhà quản lý đang mắc kẹt trong vòng xoáy xử lý khủng hoảng mà bỏ quên các mục tiêu chiến lược. Đồng hành cùng CEO360 giải mã ma trận Eisenhower, một mô hình đơn giản nhưng đầy quyền năng, giúp các nhà lãnh đạo phân định rõ ràng giữa “khẩn cấp” và “quan trọng” để tối ưu hóa hiệu suất và đưa doanh nghiệp phát triển bền vững. Hãy cùng tìm hiểu cách biến thời gian thành đồng minh đắc lực nhất.
Ma trận Eisenhower là gì? Nguồn gốc và triết lý cốt lõi
Định nghĩa ma trận Eisenhower: Hơn cả một công cụ quản lý thời gian
Ma trận Eisenhower, còn được biết đến với tên gọi ma trận quản lý thời gian, là một mô hình giúp cá nhân và tổ chức phân loại các nhiệm vụ dựa trên hai tiêu chí: mức độ quan trọng (importance) và mức độ khẩn cấp (urgency). Từ đó, các công việc được sắp xếp vào bốn góc phần tư, mỗi góc tương ứng với một chiến lược hành động cụ thể: Thực hiện (Do), Lên lịch (Schedule), Ủy quyền (Delegate), và Loại bỏ (Eliminate).
Mục tiêu của mô hình này không phải là để làm hết mọi việc, mà là để đảm bảo rằng phần lớn thời gian và năng lượng được đầu tư vào những hoạt động thực sự tạo ra giá trị lâu dài, thay vì bị cuốn theo những việc cấp bách nhưng không mang lại nhiều ý nghĩa.
Nguồn gốc từ vị tổng thống kiệt xuất Dwight D. Eisenhower
Mô hình này được đặt theo tên của Dwight D. Eisenhower, vị Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ. Ông nổi tiếng với năng suất làm việc phi thường trong suốt sự nghiệp quân sự (Thống tướng 5 sao) và hai nhiệm kỳ tổng thống. Ông đã khởi xướng các dự án lớn như xây dựng Hệ thống Xa lộ Liên tiểu bang, thành lập NASA và kết thúc Chiến tranh Triều Tiên.
Bí quyết của ông nằm ở khả năng phân biệt rạch ròi giữa những gì khẩn cấp và những gì quan trọng. Dù không trực tiếp tạo ra ma trận, triết lý của ông đã được Stephen Covey, tác giả cuốn sách “7 Thói quen của Người thành đạt” (The 7 Habits of Highly Effective People), phổ biến và hệ thống hóa thành mô hình ma trận mà chúng ta biết ngày nay.
Triết lý nền tảng: “Việc quan trọng hiếm khi khẩn cấp, việc khẩn cấp hiếm khi quan trọng”
Đây chính là câu nói bất hủ của Eisenhower và là linh hồn của toàn bộ phương pháp.
- Việc quan trọng (Important): Là những công việc có ảnh hưởng trực tiếp đến mục tiêu dài hạn, giá trị cốt lõi và sứ mệnh của doanh nghiệp. Chúng là những hoạt động mang tính chiến lược như hoạch định, đổi mới, xây dựng đội ngũ.
- Việc khẩn cấp (Urgent): Là những công việc đòi hỏi sự chú ý ngay lập tức, thường có thời hạn rõ ràng và gây ra hậu quả tức thì nếu không được xử lý. Chúng thường là những phản ứng với các tác nhân bên ngoài.
Sự nhầm lẫn giữa hai khái niệm này là “cái bẫy” lớn nhất khiến các nhà quản lý rơi vào tình trạng “bận rộn nhưng không hiệu quả”. Mô hình Eisenhower chính là la bàn giúp họ thoát khỏi cái bẫy đó.
Ma trận quản lý thời gian Eisenhower không phải là một công cụ lập kế hoạch phức tạp, mà là một khung tư duy giúp lãnh đạo đưa ra quyết định nhanh chóng về cách phân bổ nguồn lực quý giá nhất: thời gian và năng lượng cá nhân.
Phân tích chi tiết 4 góc phần tư của ma trận quản lý thời gian
Để áp dụng hiệu quả, nhà lãnh đạo cần thấu hiểu sâu sắc đặc điểm và chiến lược hành động cho từng góc phần tư. Việc này giống như một người đầu bếp hiểu rõ tính chất của từng loại nguyên liệu để chế biến món ăn hoàn hảo.
Góc 1 (QI): Quan trọng và Khẩn cấp (Important & Urgent)
Đây là góc của những công việc không thể trì hoãn, đòi hỏi sự tập trung và xử lý ngay lập tức.
Đặc điểm: Bao gồm các cuộc khủng hoảng, các vấn đề cấp bách có nguy cơ ảnh hưởng lớn đến hoạt động kinh doanh, các dự án trọng điểm đã đến hạn chót.
Chiến lược: Thực hiện ngay lập tức (Do). Cần tập trung toàn lực để giải quyết dứt điểm.
Ví dụ trong quản lý doanh nghiệp:
- Hệ thống máy chủ của website bán hàng bị sập.
- Xử lý một khiếu nại lớn từ khách hàng chiến lược.
- Hoàn thành báo cáo quyết toán thuế trước hạn cuối.
Một nhà quản lý hiệu quả sẽ cố gắng hạn chế tối đa số lượng công việc rơi vào góc này bằng cách lập kế hoạch tốt hơn ở Góc 2. Nếu một người luôn ngập trong “lửa cháy”, đó là dấu hiệu của việc quản lý yếu kém thay vì là một người hùng.
Góc 2 (QII): Quan trọng nhưng Không khẩn cấp (Important & Not Urgent)
Đây là góc của sự phát triển, đổi mới và thành công bền vững. Đây chính là nơi các nhà lãnh đạo vĩ đại dành phần lớn thời gian của họ.
Đặc điểm: Các hoạt động mang tính chiến lược như lập kế hoạch kinh doanh quý/năm, nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới, xây dựng văn hóa doanh nghiệp, đào tạo và phát triển đội ngũ kế thừa, xây dựng mối quan hệ với đối tác chiến lược.
Chiến lược: Lên lịch thực hiện (Schedule). Cần chủ động dành ra những khoảng thời gian chất lượng trong lịch làm việc để tập trung thực hiện.
Ví dụ:
- Dành 2 giờ sáng thứ Hai hàng tuần để review kế hoạch chiến lược.
- Tổ chức buổi đào tạo kỹ năng lãnh đạo cho đội ngũ quản lý cấp trung vào tháng tới.
- Gặp gỡ đối tác tiềm năng để thảo luận về hợp tác dài hạn.
Đầu tư thời gian vào Góc 2 giúp giảm thiểu số lượng công việc phát sinh ở Góc 1. Nó giống như việc bảo dưỡng xe định kỳ để tránh những hỏng hóc lớn bất ngờ trên đường.
Góc 3 (QIII): Không quan trọng nhưng Khẩn cấp (Not Important & Urgent)
Góc này là “kẻ đánh cắp thời gian” nguy hiểm nhất, vì tính khẩn cấp của nó tạo ra ảo giác về sự quan trọng.
Đặc điểm: Hầu hết là những việc làm gián đoạn từ bên ngoài như các cuộc gọi, email không liên quan trực tiếp đến mục tiêu, các cuộc họp đột xuất không có chương trình rõ ràng, hoặc các yêu cầu hỗ trợ từ đồng nghiệp cho những việc không thuộc trách nhiệm chính.
Chiến lược: Ủy quyền (Delegate). Nếu không thể ủy quyền, hãy học cách từ chối một cách khéo léo hoặc tự động hóa quy trình.
Ví dụ:
- Một nhân viên hỏi về một vấn đề mà họ có thể tự tìm câu trả lời trong quy trình nội bộ. -> Hướng dẫn họ cách tự tra cứu.
- Một lời mời tham dự cuộc họp không liên quan đến mục tiêu của phòng ban. -> Từ chối hoặc cử nhân sự phù hợp hơn tham gia.
Kỹ năng ủy quyền và giao tiếp quyết đoán là chìa khóa để thoát khỏi cái bẫy này, giải phóng thời gian cho các hoạt động ở Góc 2.
Góc 4 (QIV): Không quan trọng và Không khẩn cấp (Not Important & Not Urgent)
Đây là góc của những hoạt động lãng phí thời gian và cần được loại bỏ khỏi lịch trình làm việc.
Đặc điểm: Lướt mạng xã hội không mục đích, xem các video giải trí, sắp xếp lại bàn làm việc một cách không cần thiết, tham gia vào các cuộc trò chuyện phiếm kéo dài.
Chiến lược: Loại bỏ (Eliminate). Cần kỷ luật để nhận diện và cắt bỏ những hoạt động này.
Ví dụ:
- Tắt thông báo mạng xã hội trong giờ làm việc tập trung.
- Đặt ra quy tắc chỉ kiểm tra email vào những thời điểm cố định trong ngày.
Loại bỏ các yếu tố gây sao lãng giúp tăng cường sự tập trung và giải phóng năng lượng tinh thần cho những công việc thực sự có giá trị.
Bảng so sánh tổng quan 4 góc phần tư
| Góc phần tư | Đặc điểm | Chiến lược hành động | Ví dụ điển hình |
| Góc 1 (QI) | Quan trọng & Khẩn cấp | Thực hiện ngay | Khủng hoảng, dự án đến hạn, vấn đề cấp bách |
| Góc 2 (QII) | Quan trọng & Không khẩn cấp | Lên lịch | Hoạch định chiến lược, R&D, đào tạo, xây dựng quan hệ |
| Góc 3 (QIII) | Không quan trọng & Khẩn cấp | Ủy quyền | Họp không cần thiết, email gián đoạn, yêu cầu đột xuất |
| Góc 4 (QIV) | Không quan trọng & Không khẩn cấp | Loại bỏ | Lướt mạng xã hội, hoạt động gây sao lãng |
Quy trình 5 bước ứng dụng mô hình Eisenhower vào quản lý doanh nghiệp
Lý thuyết sẽ chỉ là lý thuyết nếu không được đưa vào thực hành. Để biến mô hình Eisenhower từ một khái niệm trở thành một công cụ đắc lực, các nhà lãnh đạo có thể tuân theo quy trình 5 bước đơn giản dưới đây và tích hợp nó vào quy trình làm việc hàng ngày.
Bước 1: Liệt kê toàn bộ công việc và nhiệm vụ (Brain Dump)
Để có cái nhìn tổng quan và tránh bỏ sót, bước đầu tiên là đưa tất cả các nhiệm vụ ra khỏi đầu và ghi chúng xuống một nơi duy nhất. Đây là bước thu thập “nguyên liệu thô” trước khi tiến hành phân loại.
- Hãy dành 15-20 phút mỗi sáng hoặc cuối ngày làm việc hôm trước để viết ra tất cả những việc cần làm. Đừng bỏ sót bất cứ điều gì, từ việc lớn như “hoàn thành kế hoạch kinh doanh” đến việc nhỏ như “gọi điện cho nhà cung cấp”.
Khi đã có một danh sách đầy đủ, chúng ta sẽ bắt đầu quá trình sàng lọc để xác định đâu là những việc thực sự tạo ra giá trị.
Bước 2: Đánh giá mức độ “Quan trọng” dựa trên mục tiêu chiến lược
Đây là bước cốt lõi để phân biệt giữa “bận rộn” và “hiệu quả”. Mức độ quan trọng không được quyết định bởi cảm tính mà phải dựa trên các mục tiêu chiến lược đã được xác định rõ ràng của doanh nghiệp.
- Với mỗi công việc trong danh sách, hãy tự hỏi: “Việc này có đóng góp trực tiếp vào mục tiêu doanh thu, mục tiêu phát triển đội ngũ, hay mục tiêu dài hạn của công ty không?”. Nếu câu trả lời là có, đó là một công việc quan trọng.
Sau khi đã xác định được những gì thực sự quan trọng, bước tiếp theo là gắn yếu tố thời gian vào để phân loại chúng.
Bước 3: Xác định tính “Khẩn cấp” dựa trên yếu tố thời gian và hậu quả
Một công việc có thể quan trọng nhưng không phải lúc nào cũng cần thực hiện ngay lập tức. Bước này giúp nhận diện những “đám cháy” cần được ưu tiên dập tắt.
- Hãy xem xét: “Việc này có cần phải hoàn thành ngay hôm nay không? Hậu quả sẽ là gì nếu không xử lý nó ngay lập tức?”. Những việc có thời hạn gần và hậu quả tiêu cực tức thì chính là việc khẩn cấp.
Giờ đây, khi mỗi công việc đã được gán hai thuộc tính là “Quan trọng” và “Khẩn cấp”, đã sẵn sàng để xây dựng ma trận của riêng mình.
Bước 4: Sắp xếp công việc vào 4 góc phần tư tương ứng
Đây là lúc trực quan hóa các ưu tiên. Việc sắp xếp các nhiệm vụ vào đúng vị trí trong ma trận sẽ cho một bức tranh rõ ràng về cách phân bổ thời gian và năng lượng.
- Dựa trên hai bước phân tích trên, hãy đặt từng công việc vào đúng góc phần tư của nó trong ma trận quản lý thời gian Eisenhower. Có thể sử dụng một cuốn sổ, một bảng trắng, hoặc các ứng dụng quản lý công việc như Trello, Asana để thực hiện.
Khi ma trận đã được hình thành, bước cuối cùng và quan trọng nhất là biến nó thành hành động cụ thể.
Bước 5: Thực thi chiến lược hành động và rà soát định kỳ
Một ma trận đẹp đẽ sẽ trở nên vô nghĩa nếu không đi kèm với kỷ luật thực thi. Đây là bước biến kế hoạch thành kết quả.
Sau khi đã có một ma trận rõ ràng, hãy hành động quyết liệt theo chiến lược của từng ô:
- Bắt tay vào làm ngay lập tức các việc ở Góc 1.
- Lên lịch cụ thể trong tuần cho các việc ở Góc 2.
- Bắt đầu quá trình ủy quyền hoặc tự động hóa các việc ở Góc 3.
- Dũng cảm gạch bỏ các việc ở Góc 4.
Quan trọng nhất, hãy biến việc này thành một thói quen hàng ngày hoặc hàng tuần. Thị trường và ưu tiên luôn thay đổi, việc liên tục rà soát và điều chỉnh sẽ giúp ma trận luôn sắc bén và phù hợp với thực tế.
Case study: Asana và ma trận Eisenhower
Asana, một doanh nghiệp công nghệ nổi tiếng chuyên về quản lý công việc và quy trình làm việc, đã cung cấp mẫu và tính năng áp dụng ma trận Eisenhower để giúp người dùng sắp xếp, ưu tiên các nhiệm vụ theo mức độ khẩn cấp và quan trọng. Phương pháp này chia công việc thành 4 ô, hỗ trợ doanh nghiệp tăng năng suất và xử lý hiệu quả các nhiệm vụ, đặc biệt khi bị quá tải.
Cách áp dụng Ma trận Eisenhower tại Asana:
- Làm ngay (Khẩn cấp & Quan trọng): Các tác vụ có hạn chót gấp, ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh.
- Lên lịch (Không khẩn cấp & Quan trọng): Các dự án chiến lược, kế hoạch dài hạn.
- Ủy thác (Khẩn cấp & Không quan trọng): Các email cần trả lời, cuộc họp hỗ trợ.
- Xóa bỏ (Không khẩn cấp & Không quan trọng): Các công việc gây xao nhãng, không mang lại giá trị.
Việc sử dụng Ma trận Eisenhower giúp nhân viên của Asana và người dùng của họ có thể dễ dàng phân biệt giữa các nhiệm vụ, từ đó tập trung vào những việc thực sự quan trọng và tối ưu hóa năng suất lao động hàng ngày.
Những sai lầm phổ biến khi áp dụng ma trận quản lý thời gian và cách khắc phục
Bất kỳ công cụ nào cũng có thể bị sử dụng sai cách. Dưới đây là những lỗi thường gặp và giải pháp để các nhà quản lý tránh đi vào vết xe đổ.
Sai lầm 1: Nhầm lẫn giữa “khẩn cấp” và “quan trọng”
Đây là sai lầm cốt lõi. Nhiều người cho rằng việc gì có người khác hối thúc thì đều quan trọng.
Cách khắc phục: Luôn đặt câu hỏi “Việc này có phục vụ mục tiêu lớn của tôi/doanh nghiệp không?” trước khi hành động.
Sai lầm 2: Dành quá nhiều thời gian ở góc QI và QIII
Trở thành người “dập lửa” hoặc người “gì cũng làm” sẽ khiến kiệt sức và mất tầm nhìn chiến lược.
Cách khắc phục: Chủ động dành thời gian cho Góc 2. Mỗi ngày, hãy bắt đầu bằng một nhiệm vụ thuộc Góc 2 trước khi bị cuốn vào những việc khẩn cấp.
Sai lầm 3: Không dám ủy quyền hoặc loại bỏ công việc
Tư duy “tự mình làm cho nhanh” hoặc sợ làm mất lòng người khác là rào cản lớn.
Cách khắc phục: Xây dựng một đội ngũ tin cậy và trao quyền cho họ. Học cách nói “không” một cách chuyên nghiệp với những yêu cầu không phù hợp.
Sai lầm 4: Thiếu kỷ luật và không rà soát ma trận thường xuyên
Lập ra ma trận một lần rồi bỏ đó sẽ không mang lại hiệu quả.
Cách khắc phục: Biến việc lập và rà soát ma trận thành một thói quen không thể thiếu, có thể là 15 phút mỗi sáng hoặc 30 phút vào cuối tuần.
Câu hỏi thường gặp về ma trận Eisenhower
Dưới đây là phần giải đáp ngắn gọn cho những thắc mắc phổ biến nhất khi tìm hiểu về mô hình Eisenhower.
1. Ma trận Eisenhower có phù hợp với mọi ngành nghề không?
Có. Triết lý phân biệt “quan trọng” và “khẩn cấp” có thể áp dụng cho mọi đối tượng, từ CEO, quản lý dự án, bác sĩ, đến sinh viên. Điểm khác biệt nằm ở định nghĩa “quan trọng” sẽ thay đổi tùy theo vai trò và mục tiêu của mỗi người.
2. Làm thế nào để xác định một việc có thực sự “quan trọng” hay không?
Một việc được coi là quan trọng nếu nó đáp ứng một hoặc nhiều tiêu chí sau: gắn liền với mục tiêu dài hạn, mang lại giá trị lớn, và nếu không làm sẽ gây ra hậu quả tiêu cực đáng kể trong tương lai.
3. Tôi nên làm gì khi có quá nhiều việc trong góc “Quan trọng và Khẩn cấp”?
Nếu Góc 1 liên tục quá tải, đó là dấu hiệu đã không dành đủ thời gian cho Góc 2. Hãy tạm dừng, giải quyết những việc cấp bách nhất, sau đó phải ngay lập tức lên kế hoạch để ngăn chặn các vấn đề tương tự xảy ra trong tương lai (đây là công việc thuộc Góc
4. Có nên đưa toàn bộ công việc hàng ngày vào ma trận Eisenhower không?
Không nhất thiết. Ma trận Eisenhower hiệu quả nhất khi dùng để ra quyết định ưu tiên, đặc biệt với những việc có mức độ ảnh hưởng khác nhau. Các công việc mang tính thói quen, lặp lại và đã có quy trình cố định có thể quản lý bằng checklist riêng, tránh làm ma trận trở nên rối và mất tác dụng phân loại chiến lược.
5. Ma trận Eisenhower có thay thế hoàn toàn các công cụ lập kế hoạch khác không?
Không. Ma trận Eisenhower là công cụ xác định mức độ ưu tiên, không phải hệ thống quản lý tiến độ chi tiết. Doanh nghiệp vẫn cần kết hợp với các công cụ khác như to-do list, phần mềm quản lý dự án (Asana, Trello…), hoặc OKRs để theo dõi tiến độ, phân công và đo lường kết quả thực hiện.
Kết luận
Ma trận Eisenhower không chỉ là một kỹ thuật sắp xếp công việc, mà là một khung tư duy chiến lược giúp nhà quản lý thoát khỏi trạng thái “bận rộn nhưng kém hiệu quả”. Bằng cách phân biệt rõ giữa việc quan trọng và khẩn cấp, mô hình Eisenhower hỗ trợ lãnh đạo tập trung nguồn lực vào những hoạt động tạo ra giá trị dài hạn thay vì bị cuốn vào các sự vụ ngắn hạn. Khi được áp dụng đúng, ma trận quản lý thời gian Eisenhower trở thành nền tảng để nâng cao chất lượng ra quyết định, tối ưu hiệu suất cá nhân lẫn tổ chức.
Trong bối cảnh doanh nghiệp hiện đại liên tục đối mặt với áp lực vận hành và thông tin quá tải, việc sử dụng ma trận quản lý thời gian, hay cụ thể là mô hình Eisenhower, giúp thiết lập trật tự ưu tiên rõ ràng, tăng khả năng ủy quyền, giảm lãng phí thời gian và thúc đẩy sự phát triển bền vững. Không phải làm nhiều hơn, mà là làm đúng việc. Đó chính là giá trị cốt lõi mà ma trận Eisenhower mang lại cho nhà lãnh đạo và doanh nghiệp.
