Agenda là gì và tại sao các nhà lãnh đạo hàng đầu thế giới như Bill Gates, Warren Buffett đều dành hàng giờ mỗi tuần để xây dựng và quản lý agenda của mình? Theo nghiên cứu của McKinsey, 61% lãnh đạo cấp cao cảm thấy không kiểm soát được thời gian của mình do thiếu agenda rõ ràng. Bài viết này từ CE0360 sẽ giúp chủ doanh nghiệp và quản lý hiểu sâu về bản chất của agenda, các loại agenda trong quản trị, và phương pháp xây dựng agenda để tối ưu hiệu suất cá nhân lẫn tổ chức.
Agenda là gì? Định nghĩa và bản chất trong quản trị
Định nghĩa agenda và nguồn gốc khái niệm
Agenda (phiên âm: /əˈdʒendə/) trong tiếng Latin có nghĩa là “những việc cần được thực hiện” (things to be done). Trong bối cảnh quản trị doanh nghiệp hiện đại, agenda không chỉ đơn thuần là danh sách công việc, mà là hệ thống ưu tiên có cấu trúc giúp cá nhân và tổ chức tập trung nguồn lực vào những vấn đề quan trọng nhất.
Theo định nghĩa của Harvard Business Review, agenda là:
“Tập hợp các mục tiêu, ưu tiên và hành động được sắp xếp có chủ đích, phản ánh những gì một cá nhân hoặc tổ chức coi là quan trọng nhất trong một khoảng thời gian xác định.”
Khác với kế hoạch công việc (work plan) tập trung vào “làm gì”, agenda tập trung vào “tại sao làm” và “làm cái gì trước”. Đây chính là sự khác biệt giữa “bận rộn” (busy) và “hiệu quả” (productive).
Ví dụ minh họa:
- Kế hoạch công việc: “Tuần này cần họp 10 cuộc, gửi 50 email, hoàn thành 5 báo cáo”
- Agenda: “Tuần này ưu tiên: (1) Hoàn thiện chiến lược Q2, (2) Giải quyết vấn đề nhân sự then chốt, (3) Gặp 2 khách hàng chiến lược”
Agenda trong tư duy quản trị hiện đại
Peter Drucker – cha đẻ của quản trị học hiện đại – từng nhấn mạnh: “Không có gì vô dụng bằng việc làm hiệu quả những thứ không nên làm.”
Agenda trong tư duy quản trị hiện đại đóng 3 vai trò then chốt:
1. Công cụ định hướng chiến lược:
Agenda giúp doanh nghiệp trả lời câu hỏi “Chúng ta đang đi đâu?” và “Con đường nào là quan trọng nhất?”. Thay vì phản ứng với mọi cơ hội và thách thức, tổ chức có agenda chiến lược rõ ràng sẽ chủ động lựa chọn đâu là ưu tiên.
2. Cơ chế phân bổ nguồn lực:
Nguồn lực (thời gian, tiền bạc, nhân sự) luôn khan hiếm. Agenda là công cụ để quyết định đầu tư vào đâu, từ chối cái gì, thay vì ôm đồm nhiều thứ và tự suy kiệt.
3. Ngôn ngữ chung của tổ chức:
Khi toàn bộ doanh nghiệp hiểu rõ agenda là gì, mọi người biết mình đang đóng góp vào đâu, tạo sự liên kết và động lực. Ngược lại, tổ chức không có agenda rõ ràng thường rơi vào tình trạng mỗi phòng ban làm việc riêng, thiếu sự đồng bộ.
Sự khác biệt giữa các công cụ quản lý khác và agenda là gì?
Nhiều lãnh đạo nhầm lẫn giữa agenda và các công cụ quản lý khác. Bảng dưới đây làm rõ sự khác biệt:
| Công cụ | Mục đích | Phạm vi | Thời gian | Câu hỏi trả lời |
|---|---|---|---|---|
| Agenda | Xác định ưu tiên chiến lược | Tổ chức/cá nhân | Trung-dài hạn (tháng/quý/năm) | “Cái gì quan trọng nhất?” |
| Kế hoạch (Plan) | Lộ trình thực hiện | Dự án/mục tiêu cụ thể | Ngắn-trung hạn (tuần/tháng) | “Làm thế nào để đạt được?” |
| Lịch trình (Schedule) | Sắp xếp thời gian | Hoạt động hàng ngày | Ngắn hạn (ngày/tuần) | “Khi nào làm?” |
| Danh sách công việc (To-do list) | Theo dõi nhiệm vụ | Công việc cụ thể | Hàng ngày | “Cần làm gì?” |
| Mục tiêu (Goals) | Kết quả mong muốn | Cá nhân/nhóm/tổ chức | Trung-dài hạn | “Muốn đạt được gì?” |
Mối quan hệ giữa các công cụ: Agenda → Mục tiêu → Kế hoạch → Lịch trình → Danh sách công việc.
Ví dụ thực tế:
- Agenda: “Năm 2026, ưu tiên số 1 là chuyển đổi số doanh nghiệp”
- Mục tiêu: “Triển khai hệ thống ERP cho toàn công ty trong Q2/2026”
- Kế hoạch: “Tháng 3: Chọn nhà cung cấp, Tháng 4: Đào tạo, Tháng 5-6: Triển khai”
- Lịch trình: “Thứ Hai 10/3: Họp với 3 nhà cung cấp ERP”
- To-do list: “Chuẩn bị bảng so sánh tính năng, Liên hệ phòng IT, Đặt phòng họp”
Hiểu rõ sự khác biệt giữa các công cụ quản lý khác và agenda là gì giúp lãnh đạo sử dụng đúng công cụ cho đúng mục đích, tránh lãng phí công sức vào việc lập kế hoạch chi tiết cho những thứ không nằm trong agenda ưu tiên.
Các loại agenda trong quản trị doanh nghiệp
Agenda chiến lược (Strategic Agenda)
Agenda chiến lược là bản kế hoạch ưu tiên cấp cao nhất của tổ chức, thường được xây dựng cho chu kỳ 1-3 năm. Đây không phải danh sách mục tiêu chi tiết, mà là tuyên bố về những gì quan trọng nhất mà doanh nghiệp cần tập trung.
Đặc điểm của strategic agenda là gì?
- Tập trung và hạn chế: Thường chỉ có 3-5 ưu tiên chiến lược. Nhiều hơn = mất tập trung.
- Định hướng dài hạn: Phản ánh tầm nhìn và định vị của doanh nghiệp trong 3-5 năm tới.
- Linh hoạt nhưng ổn định: Được review định kỳ (hàng quý/năm) nhưng không thay đổi liên tục.
- Đo lường được: Mỗi ưu tiên có chỉ số KPI cụ thể để theo dõi tiến độ.
Cấu trúc của strategic agenda:
1. Tầm nhìn (Vision): Doanh nghiệp muốn trở thành gì trong 5-10 năm?
2. Các trụ cột chiến lược (Strategic Pillars): 3-5 lĩnh vực trọng tâm, ví dụ:
- Tăng trưởng thị trường
- Đổi mới sản phẩm/dịch vụ
- Xuất sắc vận hành
- Phát triển con người
- Chuyển đổi số
3. Mục tiêu chiến lược (Strategic Objectives): Kết quả cụ thể muốn đạt được cho mỗi trụ cột
4. Các sáng kiến then chốt (Key Initiatives): Chương trình, dự án lớn để thực hiện chiến lược
5. Phân công trách nhiệm: Ai chịu trách nhiệm từng mảng
Ví dụ agenda chiến lược của một công ty bán lẻ Việt Nam:
AGENDA CHIẾN LƯỢC 2026-2028
Tầm nhìn: Trở thành chuỗi bán lẻ hàng đầu Việt Nam về trải nghiệm khách hàng
Trụ cột 1: Tăng trưởng quy mô
- Mục tiêu: Tăng doanh thu từ 500 tỷ lên 1,200 tỷ (tăng 140%)
- Sáng kiến: Mở 50 cửa hàng mới, phát triển kênh online
- Người chịu trách nhiệm: Giám đốc Kinh doanh
Trụ cột 2: Chuyển đổi số
- Mục tiêu: 40% doanh thu từ kênh online, triển khai hệ thống quản lý thống nhất
- Sáng kiến: Xây dựng app mobile, tích hợp omnichannel
- Người chịu trách nhiệm: Giám đốc Công nghệ
Trụ cột 3: Trải nghiệm khách hàng
- Mục tiêu: NPS (Net Promoter Score) đạt 70+, giảm thời gian phản hồi xuống 2 giờ
- Sáng kiến: Đào tạo nhân viên, xây dựng chương trình khách hàng thân thiết
- Người chịu trách nhiệm: Giám đốc Trải nghiệm Khách hàng
Agenda chiến lược này được truyền thông rộng rãi trong công ty, mọi phòng ban xây dựng agenda của mình dựa trên đó.
Agenda tổ chức (Organizational Agenda)
Agenda tổ chức là agenda cấp phòng ban hoặc bộ phận, chuyển hóa strategic agenda thành các ưu tiên cụ thể hơn cho từng đơn vị. Đây là cầu nối giữa chiến lược tổng thể và thực thi hàng ngày.
Đặc điểm của organizational agenda là gì?
- Phù hợp với chức năng: Mỗi phòng ban có agenda riêng nhưng đều hướng đến strategic agenda chung
- Chu kỳ ngắn hơn: Thường theo quý hoặc 6 tháng, linh hoạt điều chỉnh
- Đo lường cụ thể: KPI rõ ràng, có thể theo dõi hàng tuần/tháng
- Liên phòng ban: Các agenda phải bổ trợ lẫn nhau, không mâu thuẫn
Ví dụ agenda tổ chức của phòng Marketing:
Dựa trên agenda chiến lược là “Tăng trưởng doanh thu 40%”, phòng Marketing xây dựng agenda Q1/2026:
Ưu tiên 1: Tăng lead chất lượng 50% (từ 1,000 lên 1,500 lead/tháng)
- Sáng kiến: Chiến dịch content marketing, SEO, quảng cáo Facebook
- KPI: Cost per lead giảm 20%, conversion rate tăng từ 3% lên 5%
Ưu tiên 2: Xây dựng nhận diện thương hiệu
- Sáng kiến: Tổ chức 2 sự kiện lớn, hợp tác 5 KOL
- KPI: Brand awareness tăng từ 15% lên 25% (theo khảo sát)
Ưu tiên 3: Tối ưu hóa customer journey
- Sáng kiến: Triển khai marketing automation, cải thiện landing page
- KPI: Thời gian từ lead đến khách hàng giảm từ 30 ngày xuống 20 ngày
Agenda cá nhân (personal agenda)
Agenda cá nhân là công cụ quản lý ưu tiên của từng cá nhân, đặc biệt quan trọng với lãnh đạo cấp cao. Khác với to-do list hàng ngày, personal agenda tập trung vào các vai trò và mục tiêu dài hạn.
Cấu trúc personal agenda hiệu quả:
1. Xác định vai trò then chốt: Mỗi người thường có 5-7 vai trò chính.
Ví dụ với một CEO:
- Lãnh đạo chiến lược
- Quản lý đội ngũ lãnh đạo
- Đại diện đối ngoại (khách hàng, đối tác, nhà đầu tư)
- Phát triển bản thân
- Vai trò gia đình
2. Phân bổ thời gian theo vai trò: Dựa trên strategic agenda, quyết định % thời gian cho mỗi vai trò.
Ví dụ:
- 40% – Lãnh đạo chiến lược và ra quyết định quan trọng
- 25% – Phát triển đội ngũ và văn hóa
- 20% – Quan hệ đối ngoại
- 10% – Học tập và phát triển bản thân
- 5% – Dự phòng
3. Xác định ưu tiên tuần/tháng: Mỗi tuần chọn 3-5 mục tiêu quan trọng nhất (MIT – Most Important Tasks) phải hoàn thành.
Phương pháp time blocking:
Nhiều lãnh đạo thành công sử dụng kỹ thuật chia ngày thành các khối thời gian cố định:
- 06:00 – 08:00: Deep work (công việc cần tập trung cao)
- 08:00 – 09:00: Email và công việc hành chính
- 09:00 – 12:00: Họp và gặp gỡ
- 12:00 – 13:00: Nghỉ trưa, tập thể dục
- 13:00 – 15:00: Làm việc với đội ngũ
- 15:00 – 17:00: Tư duy chiến lược, học tập
- 17:00 – 18:00: Review ngày, lập kế hoạch ngày mai
Agenda sự kiện (event agenda)
Agenda sự kiện là kế hoạch chi tiết cho các sự kiện doanh nghiệp như hội nghị khách hàng, lễ ra mắt sản phẩm, hội thảo chuyên ngành, hoặc đào tạo nội bộ. Khác với meeting agenda ngắn gọn, event agenda thường phức tạp hơn và đòi hỏi sự phối hợp nhiều bên.
Đặc điểm của event agenda:
- Thời lượng dài: Từ vài giờ đến nhiều ngày
- Đa dạng hoạt động: Bao gồm cả nội dung chính thức và giao lưu
- Nhiều bên liên quan: MC, diễn giả, kỹ thuật, catering, an ninh
- Yêu cầu logistics cao: Địa điểm, thiết bị, vật tư, đăng ký
- Trải nghiệm là trọng tâm: Không chỉ truyền tải thông tin mà còn tạo ấn tượng
Cấu trúc của event agenda chuyên nghiệp:
1. Thông tin tổng quan:
- Tên sự kiện, chủ đề, slogan
- Ngày giờ, địa điểm
- Đối tượng tham dự và số lượng dự kiến
- Mục tiêu sự kiện (thông tin, networking, ra mắt sản phẩm)
2. Chương trình chi tiết theo timeline:
- Thời gian cụ thể từng hoạt động
- Chủ đề/nội dung chi tiết/lời thoại MC
- Diễn giả/người phụ trách
- Địa điểm (nếu có nhiều phòng song song)
- Ghi chú kỹ thuật
3. Thông tin hỗ trợ:
- Sơ đồ mặt bằng
- Hướng dẫn đăng ký/check-in
- Thông tin liên hệ khẩn cấp
- Quy định dress code (nếu có)
Ví dụ event agenda – Hội nghị khách hàng thường niên 2026
Thông tin chung:
- Chủ đề: “Chuyển đổi số – Cơ hội và Thách thức”
- Ngày: 15/03/2026
- Địa điểm: Trung tâm Hội nghị Quốc gia
| Thời gian | Hoạt động | Địa điểm | Nội dung chi tiết | Người phụ trách |
|---|---|---|---|---|
| 08:00 – 08:30 | Đăng ký & Trà điểm tâm | Sảnh chính |
|
Ban tổ chức |
| 08:30 – 09:00 | Khai mạc | Hội trường A |
|
CEO Nguyễn Văn A |
| 09:00 – 10:30 | Keynote Speech | Hội trường A |
|
TS. Trần Minh B – Chuyên gia McKinsey |
| 10:30 – 10:45 | Coffee Break | Sảnh chính |
|
Ban tổ chức |
| 10:45 – 12:00 | Phiên thảo luận chuyên đề (3 phòng song song) | Phòng 1, 2, 3 | Phòng 1: “AI trong quản trị doanh nghiệp” – Case study thực tế
Phòng 2: “Tối ưu trải nghiệm khách hàng số” – Workshop tương tác Phòng 3: “Bảo mật dữ liệu trong kỷ nguyên số” – Demo công cụ |
Giám đốc Công nghệ ABC Corp
Giám đốc Marketing XYZ Ltd Chuyên gia an ninh mạng |
| 12:00 – 13:30 | Tiệc trưa Networking | Nhà hàng tầng 2 |
|
Ban tổ chức |
| 13:30 – 15:00 | Workshop thực hành | Phòng đào tạo B, C, D |
|
Đội ngũ chuyên gia |
| 15:00 – 15:30 | Bế mạc & Trao giải | Hội trường A |
|
Ban lãnh đạo |
Agenda cuộc họp (meeting agenda)
Agenda cuộc họp là loại agenda quen thuộc nhất, được sử dụng để tổ chức các cuộc họp hiệu quả. Mặc dù chỉ là một phần trong hệ thống agenda tổng thể, meeting agenda đóng vai trò quan trọng trong thực thi chiến lược hàng ngày.
Các loại meeting agenda phổ biến:
1. Agenda họp chiến lược (strategic meeting):
- Tần suất: Quý/năm
- Mục đích: Xây dựng/điều chỉnh chiến lược
- Thời lượng: 4-8 giờ hoặc nhiều ngày
- Người tham gia: Ban lãnh đạo
2. Agenda họp điều hành (operational meeting):
- Tần suất: Tuần/tháng
- Mục đích: Theo dõi tiến độ, giải quyết vấn đề
- Thời lượng: 1-2 giờ
- Người tham gia: Trưởng phòng ban
3. Agenda họp nhóm (team meeting):
- Tần suất: Hàng ngày/tuần
- Mục đích: Đồng bộ thông tin, phối hợp công việc
- Thời lượng: 15-30 phút
- Người tham gia: Thành viên nhóm
Cấu trúc meeting agenda chuẩn:
AGENDA CUỘC HỌP
- Tiêu đề: Họp Review Tháng 2/2026
- Thời gian: 14:00 – 15:30, Thứ Hai 03/03/2026
- Địa điểm: Phòng họp Tầng 3
- Chủ trì: Giám đốc Điều hành
MỤC TIÊU CUỘC HỌP:
- Đánh giá kết quả tháng 2
- Xác định vướng mắc và giải pháp
- Thống nhất kế hoạch tháng 3
NỘI DUNG:
- Review KPI tháng 2 (20 phút) – Trưởng phòng KD
- Phân tích nguyên nhân chênh lệch (15 phút) – Thảo luận chung
- Kế hoạch hành động tháng 3 (30 phút) – Các trưởng phòng
- Quyết định và phân công (20 phút) – Giám đốc
- Kết luận (5 phút)
TÀI LIỆU ĐÍNH KÈM:
- Báo cáo KPI tháng 2
- Phân tích thị trường
Quy trình 5 bước xây dựng agenda hiệu quả
Dù là agenda chiến lược, agenda cá nhân, agenda sự kiện hay agenda cuộc họp, tất cả đều có thể áp dụng quy trình chung 5 bước sau đây. Sự khác biệt chỉ nằm ở mức độ chi tiết và phạm vi áp dụng.
Bước 1 – Xác định mục đích và phạm vi
Ở bước đầu tiên, chúng ta cần xác định rõ mục đích và phạm vì của agenda là gì bằng cách đặt những câu hỏi:
- Tại sao cần agenda này? (Mục đích)
- Cho ai? (Đối tượng)
- Trong bao lâu? (Khung thời gian)
- Kết quả mong đợi là gì?
| Loại agenda | Mục đích | Đối tượng | Khung thời gian | Kết quả mong đợi |
|---|---|---|---|---|
| Agenda chiến lược | Định hướng chiến lược tổ chức | Toàn công ty | 1-3 năm | Tầm nhìn và ưu tiên chiến lược rõ ràng |
| Agenda tổ chức | Thực thi chiến lược cấp phòng ban | Phòng ban cụ thể | Quý/6 tháng | KPI và sáng kiến cụ thể |
| Agenda cá nhân | Quản lý ưu tiên cá nhân | Cá nhân lãnh đạo | Tuần/tháng/quý | Cân bằng vai trò và hiệu suất cao |
| Agenda sự kiện | Tổ chức sự kiện hiệu quả | Người tham dự sự kiện | Vài giờ đến vài ngày | Trải nghiệm tốt, đạt mục tiêu sự kiện |
| Agenda cuộc họp | Họp hiệu quả, ra quyết định | Người tham dự họp | 30 phút – 2 giờ | Quyết định rõ ràng, hành động cụ thể |
Bước 2 – Thu thập thông tin và phân tích hiện trạng
Agenda hiệu quả phải dựa trên dữ liệu và thực tế, không phải cảm tính. Bước này bao gồm:
Agenda chiến lược & Agenda tổ chức:
- Phân tích SWOT
- Đánh giá kết quả kỳ trước
- Nghiên cứu thị trường, đối thủ
- Thu thập ý kiến stakeholders
Agenda cá nhân:
- Phân tích cách dùng thời gian hiện tại
- Xác định vai trò then chốt
- Đánh giá cân bằng công việc – cuộc sống
Agenda sự kiện:
- Khảo sát nhu cầu người tham dự
- Phân tích sự kiện tương tự
- Đánh giá nguồn lực và rủi ro
Agenda cuộc họp:
- Xác định vấn đề cần giải quyết
- Thu thập báo cáo, số liệu
- Tham vấn người tham dự
Phân tích khoảng cách: So sánh hiện trạng vs mục tiêu → Xác định ưu tiên
Bước 3 – Sắp xếp ưu tiên và lựa chọn trọng tâm
Đây là bước quan trọng nhất – quyết định làm gì và không làm gì. Nguồn lực luôn hạn chế, không thể làm tất cả mọi thứ.
Áp dụng ma trận ưu tiên:
| Tác động cao | Tác động thấp | |
|---|---|---|
| Khả thi cao | Ưu tiên 1: Làm ngay | Ưu tiên 3: Cân nhắc |
| Khả thi thấp | Ưu tiên 2: Lập kế hoạch kỹ | Ưu tiên 4: Loại bỏ |
Áp dụng quy tắc 3-5-7:
- 3 ưu tiên lớn (không vượt quá)
- 5 mục tiêu cho mỗi ưu tiên
- 7 hành động/sáng kiến cụ thể
Áp dụng nguyên tắc 80/20: Tập trung 80% nguồn lực vào 20% hoạt động tạo giá trị cao nhất.
Bước 4 – Xây dựng cấu trúc và phân bổ nguồn lực
Sau khi xác định ưu tiên, bước tiếp theo là cụ thể hóa thành agenda có cấu trúc rõ ràng.
Cấu trúc chuẩn (5 thành phần):
| Thành phần | Nội dung |
|---|---|
| 1. Tiêu đề/Mục tiêu | Tên và mục đích chính |
| 2. Ưu tiên/Nội dung | Danh sách ưu tiên theo thứ tự |
| 3. Thời gian | Khung thời gian và deadline |
| 4. Trách nhiệm | Ai chịu trách nhiệm |
| 5. Đo lường | KPI và cách theo dõi |
Phân bổ nguồn lực:
- 70-80% cho ưu tiên trong agenda
- 20-30% dự phòng
- Giao người giỏi nhất cho việc quan trọng nhất
Bước 5 – Thiết lập cơ chế theo dõi và điều chỉnh
Cơ chế review đa cấp:
| Tần suất | Mục đích | Người tham gia |
|---|---|---|
| Hàng tuần | Kiểm tra tiến độ, giải quyết vướng mắc | Người thực hiện |
| Hàng tháng | Đánh giá KPI, điều chỉnh hành động | Trưởng phòng |
| Hàng quý | Đánh giá chiến lược, quyết định điều chỉnh | Ban lãnh đạo |
| Hàng năm | Tổng kết, xây dựng agenda mới | Toàn công ty |
Khi nào nên điều chỉnh:
- Thay đổi lớn về thị trường
- Kết quả không đạt sau 2-3 quý
- Cơ hội chiến lược xuất hiện
- Nguồn lực thay đổi đáng kể
Khi nào KHÔNG nên điều chỉnh:
- Khó khăn ngắn hạn
- Cơ hội không phù hợp chiến lược
- Thay đổi quá thường xuyên (< 3 tháng)
Công cụ và phương pháp hiệu quả trong quản lý agenda là gì?
Công cụ số hóa agenda
1. Công cụ quản lý cá nhân:
- Google Calendar / Outlook: Time blocking, nhắc nhở
- Notion / Obsidian: Xây dựng hệ thống agenda cá nhân linh hoạt
- Todoist / Things: Quản lý nhiệm vụ theo dự án và ưu tiên
2. Công cụ quản lý tổ chức:
- Asana / Monday.com: Theo dõi organizational agenda và sáng kiến chiến lược
- OKR software (Perdoo, Gtmhub): Quản lý strategic agenda theo framework OKR
- Microsoft Teams / Slack: Tích hợp meeting agenda và theo dõi hành động
3. Công cụ phân tích:
- RescueTime / Toggl: Theo dõi thời gian thực tế
- Power BI / Tableau: Dashboard theo dõi KPI của strategic agenda
Framework quản lý agenda phổ biến
1. OKR (Objectives and Key Results):
- Objectives: Mục tiêu định tính (ví dụ: “Trở thành công ty được yêu thích nhất”)
- Key Results: Kết quả đo lường (ví dụ: “NPS đạt 70+, retention rate 85%”)
- Chu kỳ: Quý/năm
2. GTD (Getting Things Done – David Allen):
- Capture: Ghi lại mọi việc cần làm
- Clarify: Phân loại và quyết định hành động
- Organize: Sắp xếp theo agenda và dự án
- Reflect: Review hàng tuần
- Engage: Thực hiện theo ưu tiên
3. Eisenhower Matrix:
Phân loại công việc theo 2 trục:
- Quan trọng & Khẩn cấp: Làm ngay
- Quan trọng & Không khẩn cấp: Lên agenda (đây là mảng quan trọng nhất)
- Không quan trọng & Khẩn cấp: Ủy quyền
- Không quan trọng & Không khẩn cấp: Loại bỏ
Bài học từ cách các lãnh đạo hàng đầu quản lý agenda
Bill Gates và “Think Week”
Bill Gates nổi tiếng với thói quen “Think Week” – mỗi năm hai lần, ông tách biệt hoàn toàn trong một tuần để đọc, suy ngẫm và xây dựng agenda chiến lược cho Microsoft. Ông dành thời gian riêng cho tư duy chiến lược không bị gián đoạn và đọc rộng rãi để có góc nhìn đa chiều. Nhiều quyết định quan trọng của Microsoft (như chuyển sang cloud computing) được hình thành trong Think Week
Warren Buffett và nghệ thuật nói “không”
Warren Buffett có câu nói nổi tiếng: “Sự khác biệt giữa người thành công và người rất thành công là người rất thành công nói ‘không’ với hầu hết mọi thứ.” Agenda rõ ràng giúp Buffett dễ dàng từ chối những cơ hội không phù hợp, chỉ đầu tư vào những gì nằm trong “vòng tròn năng lực” của mình. Ông dành 80% thời gian để đọc và suy nghĩ, chỉ 20% cho họp hành
Elon Musk và phương pháp timeboxing
Elon Musk chia ngày thành các khối 5 phút, mỗi khối có mục đích cụ thể. Mặc dù cực đoan, phương pháp này giúp ông quản lý đồng thời Tesla, SpaceX, và các công ty khác. Điều này giúp Musk:
- Quản lý chặt chẽ thời gian, thứ tài nguyên khan hiếm nhất của ông.
- Loại bỏ hoàn toàn “thời gian chết” giữa các hoạt động
- Tập trung tuyệt đối vào từng nhiệm vụ
Kết luận về agenda là gì
Qua bài viết này, chúng ta đã hiểu rõ khái niệm agenda là gì trong tư duy quản trị hiện đại. Nó không chỉ đơn thuần là danh sách công việc, mà là hệ thống ưu tiên chiến lược giúp cá nhân và tổ chức làm chủ thời gian, nguồn lực và định hướng phát triển. Từ agenda chiến lược cấp tổ chức đến agenda cá nhân của từng lãnh đạo, tất cả đều đóng vai trò then chốt trong việc chuyển hóa tầm nhìn thành hành động cụ thể.
Trong bối cảnh doanh nghiệp Việt Nam đang chuyển mình mạnh mẽ, năng lực xây dựng và quản lý agenda hiệu quả không chỉ là kỹ năng quản trị, mà còn là lợi thế cạnh tranh. Những tổ chức biết tập trung nguồn lực vào đúng ưu tiên, biết nói “không” với những cám dỗ không phù hợp, sẽ là những người chiến thắng trong cuộc đua dài hạn.
