Điều gì phân biệt một doanh nghiệp thành công và một ý tưởng mãi không thể cất cánh? Câu trả lời thường nằm ở việc thực hiện đúng các bước lập kế hoạch kinh doanh một cách bài bản. Đây không chỉ là tài liệu để gọi vốn, mà là kim chỉ nam giúp doanh nghiệp xác định mục tiêu, tối ưu hóa nguồn lực, lường trước rủi ro và đo lường mọi bước tiến. Bài viết này từ CEO360 sẽ hướng dẫn chi tiết các bước xây dựng kế hoạch kinh doanh khả thi, kèm ví dụ về lập kế hoạch kinh doanh thực tế từ thị trường Việt Nam.
Các bước lập kế hoạch kinh doanh là gì?
Kế hoạch kinh doanh là văn bản chi tiết mô tả mục tiêu, chiến lược, nguồn lực và lộ trình hành động của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định (thường là 1-5 năm). Nắm bắt các bước lập kế hoạch kinh doanh bài bản sẽ giúp doanh nghiệp:
- Định hướng rõ ràng: Xác định đích đến và con đường đi, tránh lãng phí nguồn lực vào các hoạt động không hiệu quả
- Thu hút đầu tư: Nhà đầu tư, ngân hàng thường yêu cầu kế hoạch kinh doanh chi tiết trước khi rót vốn
- Đo lường hiệu quả: Theo dõi tiến độ, so sánh kết quả thực tế với mục tiêu đề ra
- Quản lý rủi ro: Dự báo các tình huống khó khăn và chuẩn bị phương án dự phòng
Kế hoạch kinh doanh không phải tài liệu tĩnh mà cần được cập nhật định kỳ theo biến động thị trường và tình hình thực tế của doanh nghiệp.
Tại sao cần nắm được các bước lập kế hoạch kinh doanh?
Theo nghiên cứu của Harvard Business Review, doanh nghiệp có kế hoạch kinh doanh rõ ràng có tỷ lệ thành công cao hơn 30% so với những doanh nghiệp hoạt động theo cảm tính. Việc nắm vững cách lên kế hoạch kinh doanh mang lại nhiều lợi ích thiết thực:
- Định hướng chiến lược: Giúp toàn bộ đội ngũ hiểu rõ mục tiêu chung và hướng đi của doanh nghiệp
- Phân bổ nguồn lực hiệu quả: Xác định ưu tiên đầu tư vào đâu, tránh lãng phí
- Thu hút vốn đầu tư: Nhà đầu tư và ngân hàng luôn yêu cầu kế hoạch kinh doanh chi tiết
- Quản trị rủi ro: Dự báo các tình huống khó khăn và chuẩn bị phương án dự phòng
- Đo lường hiệu quả: Theo dõi tiến độ, so sánh kết quả thực tế với kế hoạch
- Tăng khả năng thích ứng: Doanh nghiệp có kế hoạch sẽ linh hoạt điều chỉnh khi thị trường thay đổi
Đặc biệt trong bối cảnh năm 2026 với nhiều biến động kinh tế, cách lên kế hoạch kinh doanh khoa học sẽ là lợi thế cạnh tranh quan trọng.
Hậu quả của việc không có kế hoạch kinh doanh
Kinh doanh mà không có các bước lập kế hoạch cũng giống như “ra trận mà không có chiến lược”, mọi quyết định đều mang tính may rủi và doanh nghiệp dễ mất phương hướng giữa thị trường đầy biến động. Khi không biết cách lên kế hoạch kinh doanh, doanh nghiệp sẽ sớm đối mặt với nhiều hệ lụy nghiêm trọng.
- Lãng phí nguồn lực: Do đầu tư dàn trải, thiếu trọng tâm, doanh nghiệp dễ tiêu tốn thời gian, tiền bạc mà không tạo ra giá trị.
- Đánh mất cơ hội tăng trưởng: Khi không dự báo xu hướng và hành vi thị trường, doanh nghiệp chậm phản ứng và bị đối thủ vượt lên chiếm lĩnh thị phần.
- Khó kiểm soát tài chính: Không có kế hoạch bài bản khiến doanh nghiệp không nắm rõ dòng tiền, dẫn đến tình trạng “có doanh thu nhưng lợi nhuận không tăng”.
- Khó gọi vốn hoặc hợp tác: Nhà đầu tư thường tránh xa những doanh nghiệp thiếu định hướng, không có kế hoạch rõ ràng để chứng minh khả năng phát triển.
Vì vậy, một bản kế hoạch chỉn chu không chỉ giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả mà còn là “kim chỉ nam” để đi xa và phát triển bền vững.
Quy trình các bước lập kế hoạch kinh doanh hiệu quả
Bước 1: Xác định tầm nhìn, sứ mệnh và mục tiêu kinh doanh
Hành trình ngàn dặm bắt đầu từ một bước chân, và với doanh nghiệp, bước đầu tiên chính là hiểu rõ vị trí hiện tại. Giống như một người trồng cây cần khảo sát đất trước khi gieo hạt, doanh nghiệp phải phân tích nội tại để xây dựng mục tiêu phù hợp. đây cũng là nền tảng của cách lên kế hoạch kinh doanh chuyên nghiệp.
- Tầm nhìn (Vision): Mô tả tương lai doanh nghiệp muốn đạt được trong 5-10 năm tới. Ví dụ: “Trở thành chuỗi cà phê hàng đầu Việt Nam vào năm 2030”.
- Sứ mệnh (Mission): Giá trị mang lại cho khách hàng. Ví dụ: “Mang đến không gian thư giãn chất lượng và ly cà phê ngon cho người Việt bận rộn”.
- Mục tiêu SMART: Mục tiêu cần đáp ứng 5 tiêu chí: specific (cụ thể), measurable (đo lường được), achievable (khả thi), relevant (liên quan), time-bound (có thời hạn)
Bước 2: Phân tích tình hình hiện tại của doanh nghiệp
Hành trình xây dựng doanh nghiệp thành công bắt đầu từ việc hiểu rõ vị trí hiện tại, giống như người lính cần nắm địa hình trước khi chiến đấu. Việc đánh giá hiện trạng giúp doanh nghiệp xác định năng lực thật sự và đặt ra mục tiêu phù hợp.
Phân tích SWOT:
- Điểm mạnh: Các lợi thế nội tại như chất lượng sản phẩm, nhân sự giàu kinh nghiệm, thương hiệu mạnh.
- Điểm yếu: Hạn chế bên trong như thiếu vốn, công nghệ lạc hậu, chi phí vận hành cao.
- Cơ hội: Xu hướng thị trường tích cực, chính sách hỗ trợ, nhu cầu tiêu dùng tăng.
- Thách thức: Đối thủ cạnh tranh, biến động kinh tế, thay đổi quy định pháp luật.
- Phân tích tài chính hiện tại:
- Doanh thu, lợi nhuận 3 năm gần nhất
- Cơ cấu chi phí (cố định/biến đổi)
- Dòng tiền và khả năng thanh toán
- Các chỉ số tài chính quan trọng (ROA, ROE, tỷ suất lợi nhuận)
Đánh giá năng lực vận hành:
- Quy trình sản xuất/cung cấp dịch vụ
- Công nghệ và hệ thống quản lý
- Năng lực đội ngũ nhân sự
- Mạng lưới phân phối và đối tác
Bước 3: Nghiên cứu thị trường và đối thủ cạnh tranh
Việc tìm hiểu kỹ lưỡng giúp doanh nghiệp tìm ra khoảng trống để khai thác.
- Thị trường: Xác định quy mô, tốc độ tăng trưởng, phân khúc khách hàng và xu hướng tiêu dùng.
- Đối thủ cạnh tranh: Phân tích sản phẩm, giá cả, chiến lược marketing và điểm yếu của 3-5 đối thủ chính.
- Công cụ hỗ trợ: Sử dụng Google Trends, báo cáo ngành hoặc khảo sát trực tiếp tại các chợ truyền thống và nền tảng số.
Hiểu thị trường và đối thủ không chỉ hỗ trợ cách lên kế hoạch kinh doanh mà còn giúp doanh nghiệp chọn được “nước cờ” đúng đắn, tránh cạnh tranh trực diện không cần thiết.
Bước 4: Xây dựng chiến lược kinh doanh cốt lõi
Chiến lược là “tướng lĩnh” dẫn dắt đội quân doanh nghiệp đến chiến thắng. Lựa chọn chiến lược đúng giống như Tôn Tử trong Binh pháp, biết mình biết ta, trăm trận trăm thắng.
- Chiến lược cạnh tranh: Theo Michael Porter, có 3 hướng đi chính: dẫn đầu chi phí thấp, khác biệt hóa sản phẩm, hoặc tập trung vào thị trường ngách.
- Mô hình 4P: Xây dựng chiến lược dựa trên sản phẩm (Product), giá cả (Price), phân phối (Place) và quảng bá (Promotion).
- Xác định lợi thế cạnh tranh: Doanh nghiệp cần trả lời: “Tại sao khách hàng chọn mình thay vì đối thủ?” Lợi thế có thể là: giá rẻ hơn, chất lượng tốt hơn, dịch vụ nhanh hơn, trải nghiệm độc đáo hơn.
Ví dụ: Một chuỗi trà sữa tại Việt Nam có thể chọn khác biệt hóa bằng không gian đậm chất văn hóa đường phố, thay vì giảm giá cạnh tranh.
Doanh nghiệp cần đảm bảo chiến lược phù hợp với nguồn lực và mục tiêu đề ra, tránh sao chép một cách máy móc từ đối thủ.
Bước 5: Lập kế hoạch tài chính và dự toán ngân sách
Tài chính là “huyết mạch” của doanh nghiệp. Không có kế hoạch tài chính rõ ràng, mọi chiến lược đều giống như một ngôi nhà không có móng, dễ sụp đổ khi gặp khó khăn.
- Dự báo doanh thu: Dựa trên số lượng khách hàng, giá bán và tần suất giao dịch.
- Chi phí: Phân loại chi phí cố định (thuê mặt bằng, lương nhân viên) và chi phí biến đổi (nguyên liệu, vận chuyển).
- Điểm hòa vốn: Tính toán mức doanh thu tối thiểu để không lỗ, sử dụng công thức: Điểm hòa vốn = Tổng chi phí cố định / (Giá bán một sản phẩm – Chi phí biến đổi một sản phẩm)
Ví dụ về lập kế hoạch kinh doanh tài chính: Một quán phở có chi phí cố định 50 triệu đồng/tháng, giá bán 50.000 đồng/tô, chi phí biến đổi 20.000 đồng/tô. Điểm hòa vốn là 1.667 tô/tháng, tức khoảng 55 tô/ngày.
Bước 6: Xây dựng kế hoạch hành động cụ thể
- Kế hoạch hành động là “bản nhạc” mà mọi thành viên trong doanh nghiệp cần chơi đúng nhịp. Nếu không có kế hoạch chi tiết, mục tiêu lớn sẽ chỉ là giấc mơ xa vời.
- Chia nhỏ nhiệm vụ: Mỗi mục tiêu cần được phân thành các bước cụ thể với thời hạn, người phụ trách và ngân sách.
- Công cụ hỗ trợ: Sử dụng Trello, Google Sheets hoặc Asana để quản lý tiến độ.
Bước 7: Đo lường và đánh giá hiệu quả
Giống như một người nông dân cần kiểm tra mùa màng, doanh nghiệp phải thường xuyên đo lường kết quả để biết kế hoạch có đang đi đúng hướng hay không.
- Chỉ số KPI tài chính: Doanh thu, lợi nhuận, dòng tiền.
- KPI khách hàng: Tỷ lệ giữ chân, mức độ hài lòng.
- KPI vận hành: Năng suất lao động, tỷ lệ lỗi sản phẩm.
- Chu kỳ đánh giá: Hàng tuần, tháng, quý.
Doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống đo lường minh bạch, giúp mọi thành viên hiểu rõ kết quả và đóng góp vào sự phát triển chung.
Cách doanh nghiệp lên kế hoạch cho từng loại hình sản phẩm
Doanh nghiệp khởi nghiệp (Startup)
Startup giống như một hạt giống mới nảy mầm, cần kế hoạch linh hoạt để thử nghiệm và thích nghi nhanh chóng. Cách lên kế hoạch kinh doanh cho nhóm này tập trung vào xác thực ý tưởng và thu hút vốn.
- Tập trung vào trạng thái sản phẩm, đảm bảo sản phẩm đáp ứng đúng nhu cầu thị trường.
- Lập kế hoạch ngắn hạn (3-6 tháng) và điều chỉnh thường xuyên dựa trên phản hồi.
- Chuẩn bị tài liệu gọi vốn với các kịch bản tài chính khả thi.
Doanh nghiệp vừa và nhỏ
Doanh nghiệp vừa và nhỏ như một cây đã bén rễ, cần kế hoạch để phát triển ổn định và tối ưu hóa nguồn lực.
- Dựa vào dữ liệu lịch sử để dự báo doanh thu và chi phí chính xác hơn.
- Tập trung vào giữ chân khách hàng và mở rộng kênh phân phối.
- Lập kế hoạch trung hạn (1-2 năm) với mục tiêu cân bằng giữa tăng trưởng và lợi nhuận.
Doanh nghiệp mở rộng quy mô
Doanh nghiệp lớn giống như một cây cổ thụ, cần kế hoạch dài hạn để duy trì vị thế và chinh phục những “mảnh đất” mới.
- Lập kế hoạch 3-5 năm với các cột mốc quan trọng như mở rộng thị trường quốc tế.
- Đầu tư vào công nghệ và hệ thống quản trị như ERP, CRM.
- Quản trị rủi ro chặt chẽ, tuân thủ các quy định pháp luật.
Ví dụ về các bước lập kế hoạch kinh doanh cho doanh nghiệp
Ví dụ về Startup cửa hàng thực phẩm hữu cơ
Xác định tầm nhìn, sử mệnh và mục tiêu
Tầm nhìn: Trở thành nhà cung cấp thực phẩm hữu cơ hàng đầu khu vực phía Nam vào năm 2030, phục vụ 50.000 gia đình Việt
Sứ mệnh: Mang đến bữa ăn an toàn, dinh dưỡng cho mọi gia đình Việt thông qua sản phẩm hữu cơ chất lượng cao với giá cả hợp lý.
Mục tiêu:
- Tăng doanh thu từ 12 tỷ lên 20 tỷ đồng
- Tăng khách hàng từ 2.000 lên 5.000 người
- Mở thêm 2 cửa hàng mới (quận 7 và Thủ Đức)
- Phù hợp với xu hướng tiêu dùng xanh đang tăng 35%/năm tại Việt Nam
- Hoàn thành trong 12 tháng (từ 01/01/2026 đến 31/12/2026)
Áp dụng cho doanh nghiệp bạn: Đặt mục tiêu cụ thể, có số liệu, có thời hạn. Ví dụ: “Tăng doanh thu 30% trong 12 tháng” thay vì “Muốn tăng trưởng”.
Phân tích SWOT
| Điểm mạnh (S) | Điểm yếu (W) |
| Nguồn hàng ổn định từ 15 trang trại hợp tác tại Đà Lạt, Lâm Đồng | Vốn lưu động hạn chế (chỉ 500 triệu đồng) |
| Có 2.000 khách hàng trung thành, tỷ lệ mua lại 70% | Chưa có hệ thống quản lý kho bài bản |
| Đội ngũ giao hàng nhanh trong vòng 24h | Website và app bán hàng còn đơn giản |
| Cơ hội (O) | Thách thức (T) |
| Xu hướng ăn sạch tăng mạnh sau đại dịch | Cạnh tranh gay gắt với các chuỗi lớn (VinMart Organic, Bách Hóa Xanh) |
| Chính phủ hỗ trợ nông nghiệp hữu cơ | Giá nguyên liệu tăng do biến đổi khí hậu |
| Thị trường online phát triển nhanh | Khách hàng nhạy cảm về giá |
Phân tích thị trường và đối thủ cạnh tranh
Phân tích thị trường:
Quy mô thị trường: Thị trường thực phẩm hữu cơ TP.HCM ước tính 5.000 tỷ đồng/năm, tăng trưởng 25%/năm
Phân khúc khách hàng mục tiêu:
- Gia đình trẻ có thu nhập 20-50 triệu đồng/tháng
- Người quan tâm sức khỏe, sống tại quận 1, 2, 3, 7, Bình Thạnh, Thủ Đức
Xu hướng: Khách hàng ưa chuộng mua online, giao hàng tận nhà, đóng gói thân thiện môi trường
Phân tích đổi thủ cạnh trạnh
| Đối thủ | Điểm mạnh | Điểm yếu | Cơ hội khai thác |
| VinMart Organic | Hệ thống rộng khắp, thương hiệu lớn | Giá cao hơn 30-40% | Cạnh tranh về giá và dịch vụ cá nhân hóa |
| Bách Hóa Xanh | Giá rẻ, tiện lợi | Chất lượng không đồng đều | Nhấn mạnh chất lượng và nguồn gốc rõ ràng |
| Các cửa hàng nhỏ lẻ | Linh hoạt, gần gũi | Thiếu uy tín, nguồn hàng không ổn định | Xây dựng thương hiệu chuyên nghiệp hơn |
Chọn chiến lược cạnh tranh
- Lựa chọn chất lượng tốt, giá hợp lý, dịch vụ tốt
- Sản phẩm: Combo rau theo tuần cho gia đình, có tem QR truy xuất nguồn gốc
- Giá: Rẻ hơn VinMart 20%, đắt hơn chợ 15%
- Phân phối: Bán tại cửa hàng, website, app, Zalo
- Marketing: Làm video “Hành trình từ trang trại đến bàn ăn” trên TikTok, Facebook
Áp dụng cho doanh nghiệp bạn: Chọn 1-2 điểm để khác biệt rõ ràng, đừng cố gắng giỏi mọi mặt.
Lập kế hoạch tài chính và ngân sách
Dự báo doanh thu 2026:
| Kênh | Doanh thu dự kiến | Tỷ trọng |
| Cửa hàng hiện tạ | 8 tỷ đồng | 40% |
| 2 cửa hàng mớ | 6 tỷ đồng | 30% |
| Online (web, app, Zalo) | 6 tỷ đồng | 30% |
| Tổng | 20 tỷ đồng | 100% |
Dự báo chi phí:
- Chi phí cố định: 5,4 tỷ đồng/năm bao gồm: tiền thuê mặt bằng cho 3 điểm kinh doanh, lương cho 15 nhân viên và chi phí điện nước.
- Chi phí biến đổi: 12 tỷ đồng/năm chủ yếu là chi phí mua hàng, chiếm khoảng 60% doanh thu.
- Chi phí marketing: 1 tỷ đồng/năm tương đương 5% tổng doanh thu.
- Chi phí đầu tư công nghệ: 300 triệu đồng/năm dùng để nâng cấp website, ứng dụng, và hệ thống quản lý kho.
- Chi phí dự phòng: 300 triệu đồng/năm khoảng 1,5% doanh thu, nhằm đảm bảo an toàn tài chính trước rủi ro.
Tổng chi phí dự kiến: 19 tỷ đồng/năm.
Tính điểm hoàn vốn
- Giá trung bình: 500.000 đồng/đơn
- Chi phí cố định: 450 triệu/tháng
- Chi phí biến đổi: 300.000 đồng/đơn
Cần bán: 450 triệu ÷ (500k – 300k) = 2.250 đơn/tháng (75 đơn/ngày)
Áp dụng cho doanh nghiệp bạn: Tính điểm hòa vốn để biết cần bán bao nhiêu mới không lỗ.
Lập kế hoạch cụ thể
| Thời gian | Việc cần làm | Người chịu trách nhiệm |
| Quý 1 (T1-T3) | – Vay vốn ngân hàng – Tìm mặt bằng 2 cửa hàng – Nâng cấp website |
Giám đốc |
| Quý 2 (T4-T6) | – Khai trương 2 cửa hàng – Tuyển 8 nhân viên – Chạy quảng cáo khai trương |
Trưởng phòng kinh doanh |
| Quý 3 (T7-T9) | – Hợp tác 5 KOLs – Tổ chức tour tham quan trang trại – Ra mắt chương trình khách hàng thân thiết |
Trưởng phòng Marketing |
| Quý 4 (T10-T12) | – Đánh giá kết quả – Lập kế hoạch năm sau |
Ban giám đốc |
Theo dõi kết quả hàng tháng
| Chỉ số | Mục tiêu tháng | Cách đo |
| Doanh thu | 1,67 tỷ đồng | Xem báo cáo bán hàng |
| Số khách mới | 250 khách | Đếm trong hệ thống |
| Tỷ lệ khách quay lại | 75% | Số lần mua lại/tổng khách |
- Mỗi tuần: Kiểm tra doanh thu, giải quyết vấn đề
- Mỗi tháng: So sánh với mục tiêu, điều chỉnh nếu cần
- Mỗi quý: Đánh giá tổng thể, quyết định chiến lược tiếp theo
Áp dụng cho doanh nghiệp bạn: Chọn 3-5 chỉ số quan trọng nhất, theo dõi đều đặn, đừng đợi cuối năm.
Những sai lầm cần tránh khi thực hiện các bước lập kế hoạch kinh doanh
Mục tiêu không thực tế: Đặt mục tiêu quá cao mà không dựa trên dữ liệu thực tế, dẫn đến thất bại.
Thiếu nghiên cứu thị trường: Bỏ qua nhu cầu khách hàng và sức mạnh đối thủ, khiến kế hoạch không khả thi.
Không đo lường: Không có KPI cụ thể, không thể đánh giá được hiệu quả.
Bỏ qua rủi ro: Không có phương án dự phòng khi thị trường biến động.
Nhồi nhét chi phí: Dự toán ngân sách không hợp lý, dẫn đến thiếu hụt dòng tiền.
Doanh nghiệp cần tránh những cạm bẫy này để đảm bảo kế hoạch vận hành trơn tru và đạt hiệu quả cao.
Các câu hỏi thường gặp về các bước lập kế hoạch kinh doanh
1. Lập kế hoạch kinh doanh có cần thiết với doanh nghiệp nhỏ không?
Có, dù quy mô nhỏ, việc thực hiện đúng các bước lập kế hoạch kinh doanh vẫn giúp doanh nghiệp định hướng rõ ràng, quản lý nguồn lực hiệu quả và tránh lãng phí.
2. Nên bắt đầu từ đâu khi thực hiện các bước lập kế hoạch kinh doanh?
Bắt đầu từ phân tích hiện trạng (SWOT) và xác định mục tiêu cụ thể theo mô hình SMART.
3. Cần bao lâu để hoàn thành một kế hoạch kinh doanh?
Thời gian hoàn thiện phụ thuộc vào quy mô và mức độ chi tiết của kế hoạch, thường mất 2-4 tuần với doanh nghiệp nhỏ và 1-3 tháng với doanh nghiệp lớn. Việc tuân thủ các bước lập kế hoạch kinh doanh sẽ giúp rút ngắn thời gian và tăng độ chính xác.
4. Có nên thuê chuyên gia hỗ trợ lập kế hoạch không?
Nên, đặc biệt khi doanh nghiệp thiếu kinh nghiệm hoặc cần một bản kế hoạch chuyên sâu để gọi vốn. Chuyên gia sẽ hỗ trợ bạn hoàn thiện các bước lập kế hoạch kinh doanh một cách bài bản và tối ưu hơn.
Kết luận
Hiểu và áp dụng đúng các bước lập kế hoạch kinh doanh là chìa khóa giúp doanh nghiệp Việt Nam vượt qua thách thức và tạo nền tảng phát triển bền vững trong năm 2026. Từ xác định tầm nhìn, phân tích hiện trạng, nghiên cứu thị trường đến xây dựng chiến lược và đo lường hiệu quả, mỗi bước đều góp phần biến ý tưởng thành kết quả thực tế.
