Chuyển đổi số đang trở thành từ khóa phổ biến trong các cuộc họp chiến lược của nhiều doanh nghiệp. Tuy nhiên, thực tế lại cho thấy một nghịch lý: ai cũng nói về chuyển đổi số, nhưng rất ít doanh nghiệp thực sự hiểu phải bắt đầu từ đâu.
Nhiều doanh nghiệp cho biết:
“Chúng tôi biết chuyển đổi số là cần thiết, nhưng không biết lộ trình nào phù hợp với mình.”
Và đó chính là nỗi đau (pain point) lớn nhất.
Chuyển đổi số trong doanh nghiệp là gì?
Chuyển đổi số trong doanh nghiệp là quá trình ứng dụng công nghệ (phần mềm, dữ liệu, tự động hóa, AI…) vào toàn bộ hoạt động quản trị và vận hành nhằm nâng cao hiệu quả làm việc, tối ưu chi phí và tạo lợi thế cạnh tranh.
Nhiều người lầm tưởng chuyển đổi số chỉ là “mua phần mềm”. Nhưng thực tế, chuyển đổi số gồm 3 lớp thay đổi:
- Chuyển đổi quy trình: Các quy trình cũ được số hóa và chuẩn hóa để dễ đo lường hơn (ví dụ: từ chấm công giấy → phần mềm chấm công tự động).
- Chuyển đổi con người và cách làm việc: Nhân viên thay đổi tư duy, làm việc theo dữ liệu thay vì kinh nghiệm cá nhân.
- Chuyển đổi mô hình kinh doanh: Doanh nghiệp ứng dụng công nghệ để tạo sản phẩm/dịch vụ mới (ví dụ: cửa hàng truyền thống mở thêm kênh bán hàng online và quản lý tập trung trên hệ thống).
Tóm lại:
Chuyển đổi số = Công nghệ (30%) + Quy trình (30%) + Con người & tư duy (40%)
Nếu chỉ mua phần mềm mà quy trình không rõ ràng — thất bại.
Nếu có quy trình nhưng nhân sự không thay đổi — cũng thất bại.
Vì sao doanh nghiệp cần chuyển đổi số ngay lúc này?
Trong bối cảnh thị trường biến động nhanh, doanh nghiệp cần đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu chứ không phải cảm tính. Chuyển đổi số giúp doanh nghiệp:
- Giảm thời gian xử lý công việc lặp lại,
- Tăng tốc độ ra quyết định,
- Nâng cao trải nghiệm khách hàng,
- Tối ưu chi phí vận hành.
Chuyển đổi số không chỉ là sử dụng phần mềm – đó là tối ưu quy trình và mô hình vận hành.
Chuyển đổi số thực chất là chuyển đổi cách làm việc, công nghệ chỉ là công cụ hỗ trợ.
Những vấn đề thực tế doanh nghiệp đang gặp phải trước khi chuyển đổi số
Từ insight người dùng và hành vi tìm kiếm, doanh nghiệp thường vướng vào 3 vấn đề lớn:
- Dữ liệu phân tán, phải nhập liệu nhiều lần: Mỗi bộ phận dùng một công cụ khác nhau: Excel, Zalo, email… khiến thông tin không đồng nhất.
- Quy trình không chuẩn hóa: Không có quy trình rõ ràng → mỗi nhân sự làm theo một cách → không thể đo lường hiệu quả.
- Ra quyết định dựa trên cảm tính: Không có báo cáo theo thời gian thực ⇒ CEO không có bức tranh tổng thể của doanh nghiệp.
Vì vậy, chuyển đổi số không chỉ là đầu tư hệ thống, mà là tập trung vào việc giải quyết vấn đề doanh nghiệp đang gặp phải.
Chuyển đổi số nên bắt đầu từ đâu?
Nhiều doanh nghiệp thất bại vì muốn làm tất cả mọi thứ cùng lúc.
Cách làm đúng là bắt đầu từ nhỏ – đo hiệu quả – nhân rộng.
Quy trình đề xuất:
Bước 1: Xác định điểm nghẽn lớn nhất trong doanh nghiệp
Đó có thể là tính lương mất 5 ngày mỗi tháng, tồn kho thất thoát, báo cáo tài chính sai lệch, chăm sóc khách hàng bị chậm…
Bước 2: Chọn giải pháp phù hợp với điểm nghẽn đó
- Nếu vấn đề là nhân sự ⇒ triển khai HRM
- Nếu vấn đề là dữ liệu tài chính ⇒ triển khai ERP/Tài chính
- Nếu vấn đề là khách hàng ⇒ triển khai CRM
Bước 3: Đo hiệu quả sau 1 – 3 tháng
Chỉ số (KPI) nên đo gồm:
- Giảm thời gian xử lý công việc,
- Giảm lỗi nhập liệu,
- Tăng tốc độ phản hồi khách hàng,
- Tăng năng suất nhân viên.
Bước 4: Mở rộng sang các bộ phận khác
Khi doanh nghiệp nhìn thấy hiệu quả ⇒ sẽ dễ dàng triển khai tiếp các phân hệ khác.
Doanh nghiệp không cần chuyển đổi số mọi thứ ngay lập tức, chỉ cần số hóa đúng nơi tạo ra giá trị lớn nhất trước.
Để chuyển đổi số thành công: Công nghệ chỉ là 30%, 70% còn lại phụ thuộc vào con người và quy trình
Một trong những insight lớn nhất từ doanh nghiệp đã triển khai là:
“Phần mềm không thay đổi doanh nghiệp. Con người thay đổi.”
Chìa khóa thành công:
- Thay đổi mindset trước khi thay đổi công nghệ
- Xây dựng quy trình chuẩn trước khi đưa vào phần mềm
- Chỉ áp dụng công nghệ khi có người chịu trách nhiệm và đo hiệu quả
Nếu nhân viên không sẵn sàng thay đổi, dù bạn đầu tư phần mềm đắt tiền cũng thất bại.
Lợi ích thực sự của chuyển đổi số là gì?
- Giảm 30–50% thời gian xử lý thủ công
- Tăng 20–40% năng suất làm việc của nhân viên
- Ra quyết định nhanh dựa trên dữ liệu theo thời gian thực
- Tăng khả năng cạnh tranh và mở rộng quy mô dễ dàng hơn
Chuyển đổi số giúp doanh nghiệp tăng tốc và tối ưu chi phí trong dài hạn.
Kết luận
Chuyển đổi số không phải là câu chuyện của công nghệ. Đó là câu chuyện của tầm nhìn – con người – và sự thay đổi tư duy.
Nếu doanh nghiệp muốn bắt đầu chuyển đổi số một cách hiệu quả:
- Đừng bắt đầu từ công nghệ,
- Hãy bắt đầu từ vấn đề của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp chuyển đổi số không phải doanh nghiệp dùng nhiều phần mềm,
mà là doanh nghiệp dùng đúng phần mềm, giải quyết đúng vấn đề.
