Cứ mỗi độ cận Tết, bộ phận kế toán lại “đau đầu” với câu hỏi: hạch toán thưởng Tết thế nào cho đúng, chi phí này có được trừ khi tính thuế TNDN không, và làm sao để tránh sai sót khi quyết toán thuế? Một sai lầm nhỏ trong định khoản có thể khiến doanh nghiệp đối mặt với rủi ro truy thu, phạt nộp chậm hàng trăm triệu đồng. Vậy làm thế nào để hạch toán thưởng Tết vừa hợp tình người lao động, vừa hợp lý theo luật định để tối ưu chi phí? Bài viết này CEO360 sẽ cung cấp một lăng kính thực chiến, giúp doanh nghiệp xử lý nghiệp vụ này một cách chính xác và hiệu quả nhất.
Bản chất của thưởng tết và tại sao hạch toán đúng lại quan trọng?
Trước khi đi vào các bút toán chi tiết, việc hiểu rõ bản chất của khoản thưởng Tết dưới góc độ pháp lý và kế toán là nền tảng để tránh những sai lầm không đáng có. Đây không đơn thuần là một khoản chi, mà là một nghiệp vụ kinh tế cần được nhìn nhận đúng đắn khi thực hiện hạch toán thưởng Tết.
Thưởng tết dưới góc nhìn của Luật lao động và Kế toán
Theo Điều 104 của Bộ luật Lao động 2019, thưởng là khoản tiền hoặc tài sản hoặc bằng các hình thức khác mà người sử dụng lao động thưởng cho người lao động dựa trên kết quả sản xuất, kinh doanh và mức độ hoàn thành công việc của người lao động.
Quan trọng hơn, quy chế thưởng phải được người sử dụng lao động quyết định và công bố công khai tại nơi làm việc sau khi tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở. Điều này có nghĩa, thưởng Tết không phải là nghĩa vụ bắt buộc, nhưng một khi đã đưa vào quy chế, nó trở thành một cam kết cần được thực hiện.
Dưới góc độ kế toán, thưởng Tết có thể được xem xét theo hai bản chất:
- Là một khoản chi phí phải trả: Nếu được quy định rõ ràng trong hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể, hoặc quy chế tài chính, quy chế thưởng của công ty.
- Là một khoản phân phối lợi nhuận: Nếu không được quy định trước và được trích từ lợi nhuận sau thuế của doanh nghiệp.
Việc phân định rõ hai bản chất này là “kim chỉ nam” quyết định cách thức hạch toán và ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí tính thuế TNDN.
Rủi ro khi hạch toán thưởng Tết sai quy định
Việc hạch toán thưởng Tết sai không chỉ dẫn đến sổ sách kế toán thiếu chính xác mà còn tiềm ẩn nhiều rủi ro tài chính nghiêm trọng, đặc biệt khi cơ quan thuế tiến hành thanh tra, kiểm tra:
- Bị loại khỏi chi phí được trừ: Đây là rủi ro lớn nhất. Nếu khoản chi thưởng Tết không đáp ứng đủ điều kiện, doanh nghiệp sẽ bị truy thu thuế TNDN, cùng với tiền phạt và lãi chậm nộp.
- Xáo trộn quỹ lương và các quỹ khác: Hạch toán sai nguồn chi (ví dụ, lấy quỹ phúc lợi để chi cho khoản thưởng lẽ ra phải tính vào chi phí) làm sai lệch bản chất các quỹ, gây khó khăn cho công tác quản trị tài chính.
- Tranh chấp lao động: Nếu việc chi thưởng không minh bạch, không tuân thủ quy chế đã công bố, doanh nghiệp có thể đối mặt với các khiếu nại, tranh chấp từ phía người lao động.
Như câu nói trong giới kế toán: “Sai một li, đi một dặm” – một sai sót nhỏ trong định khoản có thể tạo hiệu ứng domino, ảnh hưởng đến toàn bộ báo cáo tài chính và quyết toán thuế cuối năm.
Tối ưu thuế và các nghĩa vụ liên quan đến thưởng Tết
Hiểu rõ các quy định về thuế là bước đầu giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí và tuân thủ pháp luật để thực hiện hạch toán thưởng Tết
“Chìa khóa” để thưởng tết được tính là chi phí được trừ thuế TNDN
Để khoản chi thưởng Tết được cơ quan thuế chấp nhận là chi phí hợp lệ, việc hạch toán thưởng Tết cần đảm bảo “bộ ba” sau:
- Tính pháp lý: Phải được quy định rõ ràng về điều kiện và mức hưởng trong các văn bản chính thức của công ty (quy chế thưởng, quy chế tài chính, hợp đồng lao động…).
- Tính hợp lệ: Phải có đầy đủ chứng từ: Quyết định chi thưởng, danh sách nhân viên nhận thưởng có ký nhận, chứng từ thanh toán (phiếu chi, ủy nhiệm chi).
- Tính liên quan: Khoản chi phải liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh. Thưởng dựa trên kết quả kinh doanh và hiệu suất làm việc luôn thỏa mãn điều kiện này.
Thưởng Tết có phải tính thuế thu nhập cá nhân (TNCN) không?
Câu trả lời là CÓ. Theo Thông tư 111/2013/TT-BTC, tiền thưởng dưới mọi hình thức đều được xếp vào nhóm thu nhập từ tiền lương, tiền công và phải chịu thuế TNCN. Doanh nghiệp có trách nhiệm khấu trừ thuế TNCN trước khi chi trả cho người lao động và nộp vào ngân sách nhà nước.
Thưởng Tết có phải đóng bảo hiểm xã hội (BHXH) không?
Câu trả lời là KHÔNG. Theo Khoản 3, Điều 30 của Thông tư 59/2015/TT-BLĐTBXH ( sửa đổi bởi Thông tư 06/2021/TT-BLĐTBXH ), các khoản bổ sung không liên quan đến thực hiện công việc hoặc chức danh trong hợp đồng lao động, như tiền thưởng theo quy định tại Điều 104 của Bộ luật Lao động, sẽ không phải tính đóng BHXH bắt buộc. Đây là một điểm quan trọng giúp giảm bớt gánh nặng chi phí cho cả doanh nghiệp và người lao động.
Căn cứ pháp lý doanh nghiệp bắt buộc phải nắm khi chi thưởng Tết
Để nghiệp vụ hạch toán thưởng Tết được vững chắc và an toàn, kế toán và nhà quản lý cần dựa trên các văn bản pháp luật hiện hành.
Quy định về tiền thưởng trong Bộ luật Lao động 2019
Như đã đề cập, Bộ luật Lao động 2019 là cơ sở pháp lý cao nhất định nghĩa về tiền thưởng và nhấn mạnh tầm quan trọng của quy chế thưởng được công bố công khai.
Điều kiện ghi nhận chi phí được trừ theo Thông tư 96/2015/TT-BTC
Đây là văn bản cốt lõi mà mọi kế toán cần “thuộc lòng”. Theo Điều 4 của Thông tư này, để một khoản chi (bao gồm cả chi thưởng) được tính là chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, cần đáp ứng đồng thời 3 điều kiện:
- Là khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp
- Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
- Tiền lương, tiền thưởng cho người lao động không cần hóa đơn, nhưng để được tính chi phí được trừ thì khoản thưởng phải được quy định cụ thể điều kiện và mức hưởng trong HĐLĐ, Thỏa ước LĐTT, Quy chế tài chính hoặc Quy chế thưởng. Hồ sơ chứng từ gồm quyết định thưởng, bảng tính thưởng, danh sách ký nhận và chứng từ chi tiền.
Hướng dẫn hạch toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC và 133/2016/TT-BTC
Đây là hai chế độ kế toán doanh nghiệp phổ biến nhất hiện nay, cung cấp hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng các tài khoản để ghi nhận nghiệp vụ thưởng Tết.
- Thông tư 200: Áp dụng cho mọi loại hình doanh nghiệp.
- Thông tư 133: Áp dụng cho doanh nghiệp nhỏ và vừa.
Về cơ bản, cả hai thông tư đều có chung nguyên tắc hạch toán, chỉ khác nhau ở hệ thống tài khoản chi tiết.
Hướng dẫn hạch toán thưởng Tết chi tiết theo từng trường hợp
Tùy thuộc vào việc khoản thưởng có được quy định trước hay không, doanh nghiệp sẽ áp dụng cách hạch toán tương ứng.
Trường hợp 1: Thưởng Tết là một khoản chi phí phải trả (có quy định trước)
Đây là trường hợp phổ biến và được khuyến khích nhất vì nó giúp doanh nghiệp được ghi nhận chi phí hợp lệ theo quy định thuế
Điều kiện ghi nhận
Khoản thưởng Tết được ghi nhận là chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh trong năm khi nó được quy định rõ ràng về điều kiện và mức hưởng trong các văn bản nội bộ của công ty như hợp đồng lao động, quy chế tài chính, quy chế thưởng…
Cách hạch toán
Khi tính tiền thưởng phải trả cho người lao động: Kế toán ghi nhận khoản phải trả này vào chi phí quản lý doanh nghiệp (nếu là khối văn phòng) hoặc chi phí bán hàng (nếu là bộ phận kinh doanh),…
- Nợ TK 642, 641,…: Tổng tiền thưởng
- Có TK 334 – Phải trả người lao động: Tổng tiền thưởng
Khi thanh toán tiền thưởng:
- Nợ TK 334 – Phải trả người lao động
- Có TK 111, 112: Số tiền thực trả
- Có 3335 (TNCN khấu trừ)
Ví dụ: Công ty TNHH XYA có quy chế tài chính ghi rõ: “Nhân viên làm đủ 12 tháng trong năm tài chính sẽ được thưởng Tết Âm lịch bằng 1 tháng lương trung bình”. Kế toán của công ty tính ra tổng số tiền thưởng Tết năm 2025 phải trả cho bộ phận quản lý là 500 triệu đồng.
Bút toán tính thưởng (tháng 12/2025):
- Nợ TK 642: 500.000.000
- Có TK 334: 500.000.000
Bút toán chi trả thưởng (tháng 01/2026):
- Nợ TK 334: 500.000.000
- Có TK 112: 500.000.000
Với cách hạch toán này, 500 triệu đồng tiền thưởng được ghi nhận là chi phí hợp lệ của năm tài chính 2025.
Trường hợp 2: Thưởng Tết từ quỹ khen thưởng phúc lợi (trích từ lợi nhuận sau thuế)
Trường hợp này xảy ra khi khoản thưởng không được quy định trước trong bất kỳ văn bản nào, mà do Ban lãnh đạo quyết định thưởng đột xuất dựa trên kết quả kinh doanh tốt.
Nguồn gốc khoản chi
Vì không có cơ sở để tính vào chi phí, khoản thưởng này bắt buộc phải được trích từ lợi nhuận sau thuế TNDN và chi từ Quỹ Khen thưởng, Phúc lợi (Tài khoản 353).
Cách hạch toán
Cuối năm, khi trích lập Quỹ Khen thưởng, Phúc lợi từ lợi nhuận:
- Nợ TK 421 – Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối
- Có TK 353 – Quỹ Khen thưởng, Phúc lợi
Khi chi thưởng Tết cho người lao động từ quỹ:
- Nợ TK 353 – Quỹ Khen thưởng, Phúc lợi
- Có TK 111, 112
Ví dụ : Công ty cổ phần AYZ không có quy chế thưởng Tết. Tuy nhiên, do năm 2025 kinh doanh thắng lợi, HĐQT quyết định trích 1 tỷ đồng từ lợi nhuận sau thuế để lập Quỹ Khen thưởng và chi thưởng cho toàn thể nhân viên.
Bút toán trích lập quỹ:
- Nợ TK 421: 1.000.000.000
- Có TK 353: 1.000.000.000
Bút toán chi thưởng từ quỹ:
- Nợ TK 353: 1.000.000.000
- Có TK 112: 1.000.000.000
Trong trường hợp này, 1 tỷ đồng tiền thưởng không được tính là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN năm 2025.
Bảng so sánh nhanh hai phương pháp hạch toán
| Tiêu chí | Trường hợp 1 (Chi phí phải trả) | Trường hợp 2 (Từ Quỹ Khen thưởng) |
| Bản chất | Chi phí sản xuất kinh doanh | Phân phối lợi nhuận |
| Điều kiện | Ghi rõ trong HĐLĐ, quy chế tài chính… | Không quy định trước, thưởng đột xuất |
| Nguồn chi | Tính vào chi phí (TK 641, 642…) | Quỹ Khen thưởng, Phúc lợi (TK 353) |
| Tính thuế TNDN | Được trừ khỏi thu nhập chịu thuế | Không được trừ khỏi thu nhập chịu thuế |
| Mức độ ưu tiên | Khuyến khích áp dụng để tối ưu thuế | Hạn chế áp dụng |
Những khó khăn và sai lầm thường gặp khi hạch toán thưởng Tết
Am hiểu quy trình là một chuyện, nhưng thực tế triển khai lại tiềm ẩn nhiều cạm bẫy. Dưới đây là những sai lầm phổ biến mà doanh nghiệp thường mắc phải trong quá trình hạch toán thưởng Tết, dẫn đến những rủi ro không đáng có.
Thiếu cơ sở pháp lý nội bộ: Nhiều doanh nghiệp chi thưởng theo “thông lệ” mà không xây dựng quy chế thưởng rõ ràng. Đây là lỗi sai nghiêm trọng nhất, vì khi không có quy chế, khoản chi thưởng gần như chắc chắn sẽ bị loại khỏi chi phí được trừ khi quyết toán thuế.
Chứng từ không đầy đủ, không hợp lệ: Quyết định thưởng chỉ nói miệng, bảng lương không có chữ ký người nhận, chi tiền mặt số lượng lớn không có chứng từ ký nhận đầy đủ… Thiếu bộ chứng từ hợp lệ là lỗi sai nghiêm trọng nhất khi hạch toán thưởng Tết.
Hạch toán sai thời điểm ghi nhận chi phí: Chi thưởng cho năm 2025 nhưng lại hạch toán toàn bộ vào chi phí của năm 2026 (thời điểm thực chi). Điều này vi phạm nguyên tắc phù hợp của kế toán, làm sai lệch kết quả kinh doanh giữa các kỳ.
Nhầm lẫn giữa thưởng và phúc lợi: Gộp chung các khoản thưởng Tết (mang tính chất tiền lương, tiền công) vào các khoản chi phúc lợi (hiếu, hỷ, du lịch…). Điều này gây khó khăn trong việc xác định chi phí được trừ, đặc biệt là khi khoản chi phúc lợi bị giới hạn bởi mức 01 tháng lương bình quân thực tế.
Không khấu trừ hoặc khấu trừ sai thuế TNCN: Bỏ sót nghĩa vụ khấu trừ thuế TNCN trên khoản thưởng Tết hoặc áp dụng sai biểu thuế, dẫn đến rủi ro bị truy thu và phạt cho cả doanh nghiệp và người lao động.
Những câu hỏi thường gặp về hạch toán thưởng Tết
Dưới đây là tổng hợp và giải đáp nhanh 5 câu hỏi mà các nhà quản lý thường xuyên quan tâm nhất khi tìm hiểu về hạch toán thưởng Tết
1. Doanh nghiệp làm ăn thua lỗ có được chi thưởng Tết và tính vào chi phí hợp lệ không?
Có, miễn là khoản thưởng này đã được quy định trong quy chế tài chính hoặc hợp đồng lao động từ trước và doanh nghiệp có đủ chứng từ hợp lệ. Pháp luật thuế không quy định doanh nghiệp phải có lãi mới được tính chi phí tiền lương, thưởng.
2. Thưởng Tết bằng hiện vật (sản phẩm công ty, quà tặng) thì hạch toán thế nào?
Doanh nghiệp phải lập hóa đơn và tính thuế GTGT đầu ra theo giá bán tương đương tại thời điểm thưởng. Về kế toán, không mặc định ghi nhận doanh thu 511; tùy mục đích chi, DN ghi nhận chi phí phù hợp, xuất kho 155/156 và thuế GTGT đầu ra 3331 theo TT 200. Quyền khấu trừ VAT đầu vào tùy thuộc mục đích sử dụng phục vụ SXKD chịu thuế.
3. Cần chuẩn bị những chứng từ gì để hợp thức hóa chi phí thưởng Tết?
Một bộ hồ sơ “an toàn” bao gồm: Quy chế thưởng/Quy chế tài chính/Thỏa ước LĐTT có quy định về thưởng; Quyết định về việc thưởng Tết của Giám đốc; Danh sách người lao động được nhận thưởng (có ký tên); Chứng từ chi tiền (Phiếu chi, Ủy nhiệm chi).
4. Thời điểm chi trả thưởng Tết sau 31/12 thì có được tính vào chi phí của năm trước không?
Có, với điều kiện doanh nghiệp đã hạch toán (trích trước) khoản chi phí phải trả này vào chi phí của năm tài chính trước (ví dụ năm 2025) và có bằng chứng về việc sẽ thực chi trả trước thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNDN năm (thường là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ khi kết thúc năm tài chính).
5. Mức thưởng Tết bao nhiêu là hợp lý và an toàn khi quyết toán thuế?
Pháp luật không quy định mức trần cho chi phí thưởng Tết. Miễn là mức chi này được quy định hợp lý trong các quy chế của công ty, tương xứng với kết quả kinh doanh và có đầy đủ chứng từ, nó sẽ được xem là chi phí hợp lệ.
Kết luận
Hạch toán thưởng Tết không phải là một nghiệp vụ phức tạp nhưng đòi hỏi sự cẩn trọng và am hiểu sâu sắc các quy định pháp luật. Việc xây dựng một quy chế thưởng minh bạch, rõ ràng và hạch toán theo hướng ghi nhận là chi phí phải trả không chỉ giúp doanh nghiệp thể hiện sự trân trọng đối với đóng góp của người lao động mà còn là một bước đi thông minh để tối ưu hóa chi phí thuế TNDN. Bằng cách chuẩn bị đầy đủ hồ sơ pháp lý và chứng từ, doanh nghiệp có thể hoàn toàn tự tin giải trình với cơ quan thuế, đảm bảo hoạt động tài chính – kế toán luôn minh bạch và bền vững.
