Quản lý là gì – câu hỏi tưởng chừng đơn giản nhưng lại là nền tảng quyết định sự thành bại của mọi doanh nghiệp. Theo khảo sát của Vietnam Report năm 2025, 68% doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam gặp khó khăn trong tăng trưởng do thiếu hệ thống quản lý chuyên nghiệp. Bài viết này CEO360 sẽ giải mã khái niệm quản lý, phân tích vai trò của người quản lý và 5 chức năng cốt lõi giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả. Cùng khám phá cách áp dụng ngay vào thực tế kinh doanh Việt.
Quản lý là gì? Định nghĩa và bản chất
Khái niệm quản lý theo góc nhìn hiện đại
Quản lý (Management) là quá trình hoạch định, tổ chức, chỉ huy, phối hợp và kiểm soát các nguồn lực của tổ chức nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra một cách hiệu quả và hiệu suất cao nhất. Đây không chỉ là việc ra lệnh hay giám sát, mà là nghệ thuật kết hợp con người, công nghệ, tài chính và thời gian để tạo ra giá trị.
Theo Peter Drucker – cha đẻ của quản trị hiện đại, quản lý là “làm đúng việc” (doing things right), trong khi lãnh đạo là “làm việc đúng” (doing the right things). Trong bối cảnh doanh nghiệp Việt Nam, quản lý còn đòi hỏi sự linh hoạt để thích ứng với văn hóa làm việc đặc thù và môi trường kinh doanh biến động.
Ví dụ thực tế: Một cửa hàng tạp hóa gia đình muốn mở rộng thành chuỗi mini mart cần có người quản lý để lập kế hoạch mở chi nhánh, phân bổ nhân sự, kiểm soát hàng tồn kho và đảm bảo chất lượng dịch vụ đồng nhất.
Sự khác biệt giữa lãnh đạo và quản lý là gì?
Nhiều người nhầm lẫn giữa quản lý và lãnh đạo. Dưới đây là sự khác biệt cơ bản:
| Tiêu chí | Quản lý | Lãnh đạo |
|---|---|---|
| Trọng tâm | Quy trình, hệ thống | Tầm nhìn, chiến lược |
| Phương pháp | Kiểm soát, đo lường | Truyền cảm hứng, thay đổi |
| Định hướng | Duy trì ổn định | Tạo đột phá |
| Kỹ năng chính | Tổ chức, phân tích | Sáng tạo, thấu hiểu |
Trong thực tế, người quản lý giỏi cần kết hợp cả hai yếu tố: vừa đảm bảo vận hành trơn tru, vừa dẫn dắt đội ngũ hướng tới mục tiêu lớn hơn.
Quản lý trong bối cảnh doanh nghiệp Việt Nam
Quản lý tại Việt Nam mang đặc thù riêng do ảnh hưởng của văn hóa gia đình, quan hệ cá nhân và tốc độ chuyển đổi số nhanh. Các doanh nghiệp Việt thường gặp thách thức:
- Chuyển đổi từ quản lý gia đình sang quản trị chuyên nghiệp
- Cân bằng giữa quy trình cứng nhắc và linh hoạt văn hóa
- Áp dụng công nghệ quản lý khi nguồn lực hạn chế
Theo báo cáo của Hiệp hội Doanh nghiệp nhỏ và vừa Việt Nam (VINASME) năm 2025, chỉ 32% doanh nghiệp SME có hệ thống quản lý số hóa, trong khi 78% vẫn dựa vào kinh nghiệm và trực giác của chủ doanh nghiệp.
Vai trò của người quản lý là gì trong doanh nghiệp?
Cầu nối giữa tầm nhìn và thực thi
Vai trò của người quản lý đầu tiên là biến chiến lược thành hành động cụ thể. Nếu ban lãnh đạo vẽ ra bức tranh tương lai, người quản lý chính là người phác thảo từng nét vẽ và chọn màu sắc phù hợp.
Ví dụ: Khi công ty đặt mục tiêu tăng doanh thu 30% trong năm 2026, người quản lý bán hàng cần:
- Phân tích thị trường và xác định phân khúc khách hàng tiềm năng
- Xây dựng kế hoạch bán hàng theo quý, tháng, tuần
- Phân công chỉ tiêu cụ thể cho từng nhân viên
- Theo dõi tiến độ và điều chỉnh kịp thời
Người tối ưu hóa nguồn lực
Nguồn lực của doanh nghiệp luôn khan hiếm – từ ngân sách, nhân sự đến thời gian. Người quản lý giỏi biết cách “vắt chanh” hiệu quả nhất mà không làm “cạn nước”.
Các nguồn lực cần tối ưu:
- Con người: Phân công đúng người, đúng việc dựa trên năng lực
- Tài chính: Phân bổ ngân sách hợp lý, cắt giảm chi phí lãng phí
- Thời gian: Ưu tiên công việc quan trọng, loại bỏ nhiệm vụ không cần thiết
- Công nghệ: Ứng dụng công cụ phù hợp để tự động hóa quy trình
Người xây dựng văn hóa tổ chức
Văn hóa doanh nghiệp không chỉ đến từ tuyên ngôn sứ mệnh treo tường, mà được hình thành qua hành động hàng ngày của người quản lý. Cách họ giao tiếp, ra quyết định, giải quyết xung đột và ghi nhận thành tích sẽ định hình môi trường làm việc.
Một người quản lý tạo văn hóa tích cực khi:
- Lắng nghe và tôn trọng ý kiến nhân viên
- Minh bạch trong thông tin và quyết định
- Công nhận đóng góp kịp thời và công bằng
- Tạo không gian an toàn để nhân viên dám thử nghiệm
Người phát triển đội ngũ
Vai trò của người quản lý là gì? Đó không chỉ dừng lại ở việc hoàn thành KPI, mà còn là “trồng người” – giúp nhân viên phát triển kỹ năng và sự nghiệp. Đây chính là đầu tư dài hạn cho sức mạnh tổ chức.
Các hoạt động phát triển đội ngũ:
- Coaching và mentoring định kỳ
- Tạo cơ hội thử thách và học hỏi
- Xây dựng lộ trình thăng tiến rõ ràng
- Khuyến khích học tập và chia sẻ kiến thức
Theo nghiên cứu của LinkedIn Learning năm 2025, 94% nhân viên sẽ gắn bó lâu dài với công ty nếu được đầu tư phát triển.
5 chức năng của quản lý là gì?
Chức năng của quản lý được tổng hợp thành 5 trụ cột chính, được Henri Fayol – nhà lý thuyết quản trị người Pháp đề xuất từ đầu thế kỷ 20 và vẫn áp dụng hiệu quả đến nay.
Hoạch định (Planning) – Vẽ bản đồ hành trình
Hoạch định là quá trình xác định mục tiêu và lập kế hoạch hành động để đạt được mục tiêu đó. Đây là chức năng đầu tiên và quan trọng nhất, vì một kế hoạch tốt là nền tảng cho mọi hoạt động sau.
Các bước hoạch định hiệu quả:
- Phân tích tình hình hiện tại (SWOT analysis)
- Xác định mục tiêu SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound)
- Lựa chọn phương án tối ưu
- Xây dựng kế hoạch hành động chi tiết
- Chuẩn bị phương án dự phòng
Ví dụ thực tế: Một cửa hàng thời trang muốn tăng doanh thu mùa Tết 2026 cần hoạch định: xác định sản phẩm chủ lực, dự trữ hàng hóa từ tháng 11, chạy chiến dịch marketing từ tháng 12, tuyển thêm nhân viên bán hàng tạm thời.
Tổ chức (Organizing) – Sắp xếp nguồn lực hiệu quả
Sau khi có kế hoạch, chức năng tổ chức giúp sắp xếp nguồn lực – con người, tiền bạc, thiết bị – vào đúng vị trí để thực hiện kế hoạch.
Nội dung chính của tổ chức:
- Thiết kế cơ cấu tổ chức phù hợp
- Phân công nhiệm vụ rõ ràng
- Phân quyền và trách nhiệm
- Phân bổ ngân sách và tài nguyên
Giống như việc xếp quân cờ trước khi khai cuộc, tổ chức tốt giúp mỗi “quân cờ” biết vị trí và vai trò của mình, tránh chồng chéo hoặc bỏ sót.
Chỉ huy (Leading) – Truyền cảm hứng và định hướng
Chức năng chỉ huy (hay lãnh đạo) là nghệ thuật thúc đẩy con người hành động theo hướng mong muốn. Đây không phải là ra lệnh cứng nhắc, mà là truyền động lực, giải quyết xung đột và tạo môi trường làm việc tích cực.
Kỹ năng chỉ huy cần có:
- Giao tiếp rõ ràng và thuyết phục
- Tạo động lực thông qua ghi nhận và khen thưởng
- Giải quyết mâu thuẫn khéo léo
- Làm gương và dẫn dắt bằng hành động
Một người quản lý giỏi biết khi nào cần “đi trước” để dẫn đường, khi nào cần “đi cùng” để hỗ trợ, và khi nào cần “đi sau” để quan sát và điều chỉnh.
Phối hợp (Coordinating) – Đồng bộ hóa hoạt động
Trong doanh nghiệp, các bộ phận như bánh răng cưa phải ăn khớp với nhau. Chức năng phối hợp đảm bảo mọi hoạt động diễn ra nhịp nhàng, không xung đột hay trùng lặp.
Các hoạt động phối hợp:
- Tổ chức họp định kỳ giữa các phòng ban
- Xây dựng quy trình làm việc liên phòng ban
- Sử dụng công cụ quản lý dự án chung
- Thiết lập kênh thông tin minh bạch
Ví dụ: Khi bộ phận marketing chạy chiến dịch khuyến mãi, cần phối hợp với bộ phận bán hàng (chuẩn bị kịch bản tư vấn), kho vận (đảm bảo hàng hóa), và kế toán (theo dõi doanh thu).
Kiểm soát (Controlling) – Đảm bảo đúng hướng
Chức năng kiểm soát là theo dõi tiến độ, đo lường kết quả và điều chỉnh khi có sai lệch. Đây là “hệ thống định vị GPS” giúp doanh nghiệp không đi lạc đường.
Quy trình kiểm soát hiệu quả:
- Thiết lập tiêu chuẩn và chỉ số đo lường (KPI)
- Thu thập dữ liệu thực tế
- So sánh kết quả với mục tiêu
- Phân tích nguyên nhân sai lệch
- Đưa ra hành động khắc phục
Kiểm soát không phải là “soi mói” hay “bắt lỗi”, mà là phát hiện sớm vấn đề để xử lý kịp thời, tránh hậu quả nghiêm trọng.
Case study: Chuỗi F&B và bài học về quản lý mở rộng
Trường hợp: Chuỗi quán cà phê The Coffee House – một trong những thương hiệu F&B Việt Nam từng có hơn 150 cửa hàng vào cuối năm 2023
Bài học từ thực tế quản lý:
Giai đoạn 2020-2023, The Coffee House thực hiện chiến lược mở rộng mạnh mẽ với mô hình quản lý theo vùng miền. Công ty thiết lập cơ cấu có Regional Manager phụ trách nhiều cửa hàng trong khu vực, mỗi cửa hàng có quản lý và trưởng ca.
Thách thức trong quản lý:
Tuy nhiên, việc mở rộng nhanh đã bộc lộ những hạn chế trong chức năng kiểm soát. Theo báo cáo, từ hơn 150 cửa hàng cuối năm 2023, chuỗi đã phải đóng cửa hơn 50 chi nhánh, giảm xuống còn 93 cửa hàng vào đầu năm 2025 Doanh thu năm 2023 giảm 11% so với năm trước, xuống còn khoảng 700 tỷ đồng.
Nguyên nhân và bài học về quản lý là gì?
1. Hoạch định chưa đủ thận trọng:
- Mở rộng quá nhanh mà chưa đánh giá kỹ tiềm năng từng địa điểm
- Thiếu phân tích sâu về sức mua và thói quen tiêu dùng địa phương
2. Kiểm soát chất lượng chưa đồng đều:
- Khó duy trì tiêu chuẩn thống nhất khi số lượng cửa hàng tăng đột biến
- Hệ thống giám sát chưa kịp theo nhịp độ mở rộng
3. Phối hợp giữa các bộ phận gặp thách thức:
- Khoảng cách giữa chiến lược trung ương và thực thi tại địa phương
- Chuỗi cung ứng chưa đủ linh hoạt để phục vụ mạng lưới rộng
Bài học rút ra:
Trường hợp này minh họa rõ tầm quan trọng của 5 chức năng quản lý phải được thực hiện đồng bộ. Không chỉ cần hoạch định tham vọng hay tổ chức cơ cấu tốt, mà còn phải có hệ thống kiểm soát chặt chẽ và khả năng phối hợp hiệu quả. Khi một trong năm chức năng yếu, toàn bộ hệ thống sẽ gặp rủi ro.
Giai đoạn 2024-2025, The Coffee House đang thực hiện tái cấu trúc, tập trung vào chất lượng thay vì số lượng – một minh chứng cho việc điều chỉnh chiến lược quản lý kịp thời khi phát hiện sai lệch.
5 câu hỏi thường gặp về xoay quanh câu hỏi “Quản lý là gì?”
- Một người quản lý giỏi cần kỹ năng gì nhất?
Đó là sự kết hợp giữa kỹ năng chuyên môn (để hiểu việc), kỹ năng nhân sự (để điều phối con người) và kỹ năng tư duy (để lập chiến lược).
- Làm sao để quản lý hiệu quả khi nhân viên làm việc từ xa?
Cần tập trung vào quản lý theo đầu ra (Output) thay vì kiểm soát thời gian. Hãy sử dụng các công cụ công nghệ để minh bạch hóa tiến độ công việc.
- Tại sao quy trình quản lý vẽ ra nhưng nhân viên không làm theo?
Thường do quy trình quá phức tạp, không thực tế hoặc thiếu chức năng kiểm tra, giám sát từ phía quản lý.
- Quản lý vi mô (Micromanagement) có tốt không?
Không. Quản lý vi mô gây áp lực lên nhân viên, triệt tiêu sự sáng tạo và khiến nhà quản lý luôn trong tình trạng “cháy máy”. Hãy học cách ủy quyền hiệu quả.
- Bước nào là quan trọng nhất trong 4 chức năng của quản lý?
Cả 4 chức năng là một vòng tròn không thể tách rời. Tuy nhiên, nếu lập kế hoạch sai, mọi nỗ lực tổ chức và lãnh đạo phía sau đều dẫn đến sai lầm.
Kết luận
Quản lý là gì không còn là câu hỏi lý thuyết, mà là vấn đề sống còn đối với mọi doanh nghiệp. Hiểu đúng vai trò của người quản lý và các chức năng cốt lõi của quản lý giúp tổ chức vận hành hiệu quả, giảm phụ thuộc vào cá nhân và tạo nền tảng tăng trưởng bền vững. Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng khốc liệt, doanh nghiệp Việt Nam muốn phát triển lâu dài không thể bỏ qua việc đầu tư nghiêm túc vào năng lực quản lý.Nếu bạn đang xây dựng đội ngũ quản lý, hãy bắt đầu từ việc chuẩn hóa hệ thống ngay hôm nay.
