Cách quản lý thời gian hiệu quả cho CEO và đội ngũ

Quản lý thời gian đang là thách thức lớn của nhiều chủ doanh nghiệp và nhà quản lý tại Việt Nam khi mỗi ngày phải xử lý hàng chục đầu việc, họp hành liên tục và dòng thông tin không ngừng đổ về. Việc bận rộn triền miên nhưng hiệu quả không tương xứng khiến nhiều lãnh đạo rơi vào trạng thái quá tải, kiệt sức và khó tập trung vào các vấn đề mang tính chiến lược. Bài viết này từ CEO360 sẽ tổng hợp 8 cách quản lý thời gian hiệu quả, cùng những phương pháp đã được kiểm chứng trong thực tiễn và các mẹo áp dụng ngay, giúp lãnh đạo kiểm soát công việc tốt hơn và tối ưu từng giờ làm việc mỗi ngày.

Quản lý thời gian là gì?

Quản lý thời gian (time management) là quá trình lập kế hoạch và kiểm soát cách phân bổ thời gian cho các hoạt động cụ thể nhằm tăng hiệu quả công việc và chất lượng cuộc sống. Đối với người lãnh đạo, đây không chỉ là kỹ năng cá nhân mà còn là năng lực chiến lược ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất của cả tổ chức.

Với bố cảnh công nghệ số phát triển và tốc độ thay đổi thị trường ngày càng nhanh, khả năng sắp xếp thời gian hợp lý trở thành yếu tố phân biệt giữa những nhà lãnh đạo thành công và những người luôn trong trạng thái “bận rộn nhưng không hiệu quả”.

Quản lý thời gian tốt giúp lãnh đạo:

• Tập trung vào các công việc mang lại giá trị cao nhất
• Ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn
• Duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân
• Tạo văn hóa làm việc hiệu quả cho toàn đội ngũ

Những lợi ích của việc quản lý thời gian

Tăng năng suất làm việc

Quản lý thời gian hiệu quả giúp người quản lý sử dụng nguồn lực quý giá nhất của mình một cách tối ưu. Khi có kế hoạch làm việc rõ ràng và biết cách ưu tiên đúng việc, lãnh đạo có thể hoàn thành nhiều nhiệm vụ quan trọng hơn trong cùng một khoảng thời gian, thay vì bị cuốn vào các công việc vụn vặt.

Thay vì liên tục xử lý tình huống phát sinh, người quản lý có thể chủ động tập trung vào các nhiệm vụ mang tính chiến lược, từ đó nâng cao hiệu suất cá nhân và tạo nền tảng cho tăng trưởng bền vững của doanh nghiệp.

Giảm stress và cân bằng cuộc sống

Áp lực công việc là nguyên nhân hàng đầu gây ra stress và kiệt sức nghề nghiệp (burnout) ở các vị trí lãnh đạo. Khi thời gian được sắp xếp khoa học, người quản lý có thể:

• Giảm cảm giác quá tải
• Dành thời gian cho gia đình và sở thích cá nhân
• Cải thiện sức khỏe tinh thần và thể chất

Một CEO của doanh nghiệp công nghệ chia sẻ rằng sau khi áp dụng phương pháp time blocking (phân chia thời gian theo khối), ông đã giảm được 30% thời gian làm việc nhưng doanh thu công ty vẫn tăng trưởng 25%.

Nâng cao chất lượng quyết định

Khi không bị áp lực thời gian, lãnh đạo có đủ không gian để suy nghĩ, phân tích và đưa ra quyết định chất lượng. Quản lý thời gian tốt giúp tránh các quyết định vội vàng, thiếu cân nhắc chính là nguyên nhân dẫn đến nhiều sai lầm tốn kém trong kinh doanh.

Tạo lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp

Doanh nghiệp có đội ngũ lãnh đạo biết cách quản lý thời gian sẽ vận hành nhanh nhạy hơn, nắm bắt cơ hội thị trường kịp thời và duy trì sự đổi mới liên tục. Đây chính là lợi thế cạnh tranh bền vững trong môi trường kinh doanh đầy biến động.

Cách quản lý thời gian hiệu quả cho CEO và đội ngũ

Xác định mục tiêu rõ ràng

Quản lý thời gian chỉ thực sự hiệu quả khi người quản lý xác định được đích đến cụ thể cho từng giai đoạn. Việc làm rõ mục tiêu giúp các hoạt động hàng ngày đi đúng trọng tâm và hạn chế lãng phí thời gian vào những công việc không tạo ra giá trị.

Cách thực hiện:

• Xác định 3-5 mục tiêu chiến lược quan trọng nhất trong từng quý hoặc từng năm
• Phân tách mục tiêu lớn thành các cột mốc cụ thể theo tháng và theo tuần
• Đảm bảo mục tiêu có thể đo lường được bằng các chỉ số rõ ràng như doanh thu, thị phần hoặc số lượng khách hàng

Ví dụ: Thay vì đặt mục tiêu chung chung là “tăng doanh thu”, người quản lý nên cụ thể hóa thành “tăng doanh thu 20% trong quý II/2026 thông qua việc mở rộng thêm 3 kênh phân phối mới”.

Xây dựng kế hoạch chi tiết

Kế hoạch là cầu nối giữa mục tiêu và hành động. Một kế hoạch tốt giúp lãnh đạo biết chính xác cần làm gì, khi nào và bằng cách nào.

Các bước xây dựng kế hoạch:

• Lập danh sách tất cả công việc cần thực hiện
• Ước tính thời gian cho từng nhiệm vụ 
• Phân bổ công việc vào lịch làm việc hàng tuần
• Dành 30 phút mỗi tối để lên kế hoạch cho ngày hôm sau

Nhiều lãnh đạo thành công sử dụng phương pháp “Sunday planning” – dành 1-2 giờ vào Chủ nhật để lập kế hoạch chi tiết cho cả tuần, giúp bắt đầu tuần làm việc với sự chuẩn bị tốt nhất.

Sắp xếp đầu việc theo thứ tự ưu tiên

Không phải công việc nào cũng có mức độ quan trọng như nhau. Ma trận Eisenhower là công cụ hiệu quả giúp phân loại công việc:

Loại công việc	Đặc điểm	Cách xử lý
Quan trọng & Khẩn cấp	Khủng hoảng, deadline gấp	Làm ngay lập tức
Quan trọng & Không khẩn cấp	Lập kế hoạch chiến lược, phát triển đội ngũ	Lên lịch cụ thể
Không quan trọng & Khẩn cấp	Một số cuộc họp, email	Ủy quyền cho người khác
Không quan trọng & Không khẩn cấp	Mạng xã hội, công việc lặt vặt	Loại bỏ hoặc giảm thiểu

Nguyên tắc vàng: Dành 60-70% thời gian cho các công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp – đây là nhóm tạo ra giá trị dài hạn nhất.

Lựa chọn khung giờ vàng làm việc hiệu quả

Mỗi người có nhịp sinh học khác nhau, dẫn đến các khung giờ năng suất khác nhau trong ngày. Nghiên cứu cho thấy đa số người có năng suất cao nhất vào:

• Sáng sớm (6h-9h): Tư duy sáng tạo, giải quyết vấn đề phức tạp
• Cuối buổi sáng (9h-12h): Tập trung cao, phù hợp cho công việc đòi hỏi phân tích
• Sau giấc ngủ trưa (14h-16h): Phù hợp cho các cuộc họp, giao tiếp

Cách áp dụng:

• Quan sát và ghi nhận khung giờ nào bản thân làm việc hiệu quả nhất
• Sắp xếp các công việc quan trọng, đòi hỏi tập trung cao vào khung giờ vàng
• Để các công việc đơn giản, hành chính vào khung giờ năng suất thấp

Đặt thời hạn cho mọi công việc

Thời gian được giao càng rộng, công việc càng dễ bị kéo dài. Khi không có mốc hoàn thành rõ ràng, nhiệm vụ thường bị trì hoãn và khó kiểm soát tiến độ. Vì vậy, việc thiết lập thời hạn cụ thể cho từng đầu việc là yếu tố then chốt trong quản lý thời gian hiệu quả.

Nguyên tắc đặt thời hạn hoàn thành công việc:

• Mỗi nhiệm vụ cần có thời điểm kết thúc rõ ràng (ngày, giờ cụ thể)
• Chia công việc lớn thành các mốc thực hiện nhỏ, mỗi mốc đều có thời hạn riêng
• Áp dụng phương pháp làm việc tập trung theo chu kỳ: làm việc 25 phút, nghỉ 5 phút
• Chủ động đặt thời hạn sớm hơn từ 10-20% so với thời gian thực tế để tạo khoảng dự phòng

Ví dụ: Thay vì đặt mục tiêu chung chung như “hoàn thành báo cáo trong tuần”, nên xác định rõ “hoàn thành phân tích dữ liệu trước 15 giờ ngày thứ Ba, hoàn thiện bản báo cáo trước 10 giờ sáng thứ Tư”.

Dành thời gian nghỉ giải lao giữa các nhiệm vụ

Não bộ không thể duy trì sự tập trung cao độ liên tục. Nghiên cứu cho thấy nghỉ ngơi ngắn giúp tăng 20% hiệu suất làm việc.

Cách nghỉ giải lao hiệu quả:

• Làm việc 50 phút, nghỉ 10 phút
• Trong thời gian nghỉ, tránh xa màn hình, đứng dậy vận động
• Thực hiện các bài tập thở sâu hoặc thiền 5 phút
• Uống nước, ăn nhẹ để bổ sung năng lượng

Lưu ý: Nghỉ giải lao không phải là lướt mạng xã hội hay xem tin tức – những hoạt động này không giúp não bộ phục hồi mà còn gây mệt mỏi thêm.

Sắp xếp không gian làm việc khoa học

Môi trường làm việc ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất. Một không gian lộn xộn tạo ra tâm trí lộn xộn, khiến việc tập trung trở nên khó khăn.

Nguyên tắc sắp xếp không gian:

• Chỉ để trên bàn những vật dụng cần thiết cho công việc hiện tại
• Sử dụng hệ thống lưu trữ rõ ràng (file, folder, ngăn kéo)
• Đảm bảo ánh sáng đầy đủ, nhiệt độ phòng thoải mái 
• Giảm thiểu tiếng ồn hoặc sử dụng nhạc nền không lời nếu cần

Một môi trường làm việc gọn gàng giúp giảm stress và tăng khả năng tập trung.

Rèn luyện tính kỷ luật và thói quen

Quản lý thời gian không phải là kỹ năng có thể thành thạo trong một sớm một chiều, mà là kết quả của quá trình rèn luyện đều đặn mỗi ngày. Việc duy trì liên tục trong một khoảng thời gian đủ dài sẽ giúp thói quen mới trở nên tự nhiên và bền vững.

Cách xây dựng thói quen quản lý thời gian hiệu quả:

• Bắt đầu từ những việc nhỏ, dễ thực hiện (ví dụ: lập danh sách công việc vào mỗi buổi sáng)
• Kết hợp thói quen mới với thói quen đã có sẵn để dễ duy trì
• Theo dõi quá trình thực hiện bằng ứng dụng hoặc sổ ghi chép
• Tạo động lực bằng cách tự thưởng khi duy trì được thói quen trong thời gian liên tục

Ví dụ về việc kết hợp thói quen: Sau khi pha cà phê buổi sáng (thói quen quen thuộc), dành 10 phút để rà soát lại lịch làm việc và các ưu tiên trong ngày (thói quen mới).

Các phương pháp quản lý thời gian hiệu quả

Quy tắc 4D (Do – Dump – Delegate – Defer)

Quy tắc 4D là một phương pháp thực tiễn, giúp các nhà lãnh đạo đưa ra quyết định nhanh chóng về cách xử lý công việc, tránh trì hoãn hay lãng phí thời gian vào những nhiệm vụ không cần thiết.

Do (Làm ngay): 

• Dành cho công việc quan trọng, khẩn cấp và mất dưới 2 phút để hoàn thành.
• Ví dụ: Trả lời email khẩn từ khách hàng lớn, phê duyệt đơn từ gấp, xác nhận cuộc họp quan trọng.

Dump (Loại bỏ)

• Loại bỏ hoàn toàn các công việc không mang lại giá trị cho mục tiêu chiến lược.
• Ví dụ: Cuộc họp không có agenda rõ ràng, báo cáo trùng lặp, sự kiện không tạo giá trị networking.

Delegate (Ủy quyền) 

• Giao việc đúng người, đúng cách, nhân rộng thời gian và năng lực của lãnh đạo thông qua đội ngũ.
• Ví dụ: Một giám đốc tự xử lý email khách hàng, sau khi ủy quyền cho trưởng phòng kinh doanh, tiết kiệm 15 giờ/tuần để tập trung vào chiến lược.

Defer (Hoãn lại) 

• Không phải trì hoãn mà là quyết định có ý thức thực hiện công việc vào thời điểm phù hợp.
• Dành cho công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp, tạo giá trị dài hạn.
• Ví dụ: Lập kế hoạch chiến lược, đào tạo đội ngũ, nghiên cứu thị trường.

Nguyên tắc Pareto 80/20

Nguyên tắc Pareto hay quy luật 80/20 xuất phát từ nhà kinh tế học người Ý Vilfredo Pareto, chỉ ra rằng phần lớn kết quả đến từ một số ít nguyên nhân quan trọng, giúp lãnh đạo tập trung vào những việc thực sự tạo giá trị.

Bản chất quy luật 80/20:

• 20% công việc tạo ra 80% kết quả và giá trị.
• 20% khách hàng mang lại 80% doanh thu.
• 20% nhân viên đóng góp 80% năng suất.
• Lưu ý: Tỷ lệ không cố định, có thể là 70/30 hay 90/10, nhưng ý tưởng cốt lõi là sự chênh lệch lớn giữa nỗ lực và kết quả.

Tầm quan trọng với lãnh đạo:

• Thời gian của bạn rất hạn chế, nếu chia đều cho mọi việc, bạn sẽ lãng phí phần lớn thời gian vào những việc không tạo nhiều giá trị.
• Tập trung vào 20% nhiệm vụ quan trọng giúp bạn đạt được 80% kết quả chỉ với một phần nhỏ công sức.
• Ví dụ: Một giám đốc phát hiện 15% sản phẩm tạo ra 75% lợi nhuận, nên tập trung thời gian và nguồn lực để tối ưu hóa các sản phẩm này, kết quả doanh thu tăng 30% trong 3 tháng.

Cách áp dụng nguyên tắc Pareto:

Xác định 20% công việc quan trọng nhất:

• Liệt kê tất cả công việc trong tuần
• Đánh giá tác động của từng công việc đến mục tiêu kinh doanh
• Tập trung nguồn lực vào top 20% công việc có tác động lớn nhất

Phân tích và loại bỏ 80% công việc ít giá trị:

• Xem xét các cuộc họp, báo cáo, quy trình có thực sự cần thiết?
• Tự động hóa hoặc đơn giản hóa các công việc lặp đi lặp lại
• Từ chối các yêu cầu không phù hợp với mục tiêu chiến lược

Ví dụ thực tế: Một giám đốc kinh doanh phát hiện 80% doanh thu đến từ 20% khách hàng lớn. Thay vì phân bổ thời gian đều cho tất cả khách hàng, ông tập trung chăm sóc sâu nhóm khách hàng VIP này, kết quả doanh thu tăng 35% trong 6 tháng.

Quy tắc 40 – 30 – 20 – 10

Quy tắc 40-30-20-10 là khung phân bổ thời gian chiến lược, giúp lãnh đạo cân bằng giữa các loại công việc khác nhau, đảm bảo thành công cả ngắn hạn lẫn dài hạn.

40% thời gian – Công việc chiến lược và tạo giá trị cao:

• Tập trung vào việc chỉ lãnh đạo mới làm tốt: lập kế hoạch, phát triển chiến lược, giải quyết vấn đề phức tạp.
• Ví dụ: Phân tích xu hướng thị trường, xây dựng sản phẩm mới, gặp đối tác lớn.
• Thời điểm: Khung giờ vàng buổi sáng (7h-11h), bảo vệ nghiêm ngặt để tập trung tuyệt đối.
• Mục tiêu: Tạo giá trị dài hạn, định hướng doanh nghiệp.

30% thời gian – Công việc vận hành và quản lý:

• Đảm bảo doanh nghiệp vận hành trơn tru: họp đội ngũ, giám sát tiến độ, xử lý vấn đề phát sinh.
• Ví dụ: Họp tuần với trưởng phòng, phê duyệt ngân sách, đào tạo nhân viên.
• Thời điểm: Sáng muộn (10h-12h) và chiều (14h-17h), phù hợp giao tiếp và xử lý sự cố.
• Chiến lược: Áp dụng quy tắc 4D, xây dựng quy trình, ủy quyền để giảm phụ thuộc vào lãnh đạo.

20% thời gian – Giao tiếp và xây dựng mối quan hệ:

• Tạo vốn xã hội cho doanh nghiệp: gặp khách hàng, networking, tham gia sự kiện ngành.
• Ví dụ: Ăn trưa với khách hàng lớn, xây dựng văn hóa nội bộ qua hoạt động không chính thức.
• Thời điểm: Linh hoạt, thường buổi trưa hoặc tối, tập trung 1-2 ngày/tuần.
• Lưu ý: Mỗi cuộc gặp phải có mục đích rõ ràng, đo lường được giá trị (học hỏi, cơ hội hợp tác).

10% thời gian – Học hỏi và phát triển bản thân:

• Đầu tư cho thành công dài hạn: đọc sách, tham gia hội thảo, nghiên cứu xu hướng ngành.
• Ví dụ: Đọc sách quản trị, học hỏi từ mentor, suy ngẫm chiến lược.
• Thời điểm: Cuối tuần hoặc sáng sớm, khi không bị gián đoạn.
• Tầm quan trọng: Lãnh đạo không phát triển thì doanh nghiệp không phát triển, đây là khoản đầu tư không thể bỏ qua.

Lưu ý khi áp dụng: Tỷ lệ này có thể điều chỉnh tùy theo giai đoạn phát triển của doanh nghiệp. Ví dụ, trong giai đoạn khủng hoảng, có thể tăng tỷ lệ thời gian cho công việc vận hành lên 40-50%.

Tầm quan trọng của các kỹ năng quản lý thời gian trong lập kế hoạch

Lập kế hoạch chỉ tạo ra ý định, còn quản lý thời gian quyết định kết quả. Một chiến lược dù bài bản đến đâu cũng sẽ thất bại nếu không được thực thi đúng nhịp, đúng thời điểm. Quản lý thời gian chính là yếu tố phân định giữa kế hoạch “nằm trên giấy” và kế hoạch tạo ra tăng trưởng thực sự cho doanh nghiệp.

Quản lý thời gian giúp lập kế hoạch thực tế

Nhiều kế hoạch không thất bại vì chiến lược sai, mà vì thời gian được ước tính theo cảm tính. Khi nhà lãnh đạo làm chủ được quản lý thời gian, kế hoạch không còn là kỳ vọng lý tưởng mà trở thành lộ trình có thể triển khai trong thực tế.

Quản lý thời gian hiệu quả giúp lãnh đạo:

• Ước lượng chính xác thời gian cần thiết cho từng hoạt động then chốt
• Chủ động dành khoảng thời gian dự phòng cho rủi ro và biến động
• Xác lập mốc hoàn thành khả thi, tránh tình trạng “vỡ kế hoạch” giữa chừng
• Điều chỉnh kế hoạch linh hoạt mà không làm gián đoạn toàn bộ tiến trình

Trong bối cảnh thị trường biến động nhanh, giá trị của quản lý thời gian càng thể hiện rõ. Lãnh đạo có khả năng kiểm soát thời gian sẽ:

• Nhanh chóng đánh giá tác động của thay đổi đến tiến độ tổng thể
• Tái phân bổ nguồn lực đúng thời điểm, đúng ưu tiên
• Giữ được nhịp độ triển khai, không để tổ chức rơi vào trạng thái trì trệ

Nâng cao khả năng dự báo và ra quyết định

Khi theo dõi sát thời gian thực hiện công việc, lãnh đạo không chỉ quản lý hiện tại mà còn tạo ra dữ liệu cho tương lai. Việc này cho phép:

• Dự báo tiến độ dự án chính xác hơn
• Phát hiện sớm các điểm nghẽn về thời gian
• Đưa ra quyết định phân bổ nhân sự và ngân sách có cơ sở rõ ràng

Nhiều doanh nghiệp sử dụng các công cụ theo dõi thời gian làm việc như Toggl (công cụ theo dõi thời gian) hay RescueTime (phần mềm phân tích thời gian sử dụng) để hiểu rõ đội ngũ đang dành thời gian cho điều gì, từ đó tối ưu hiệu suất và giảm lãng phí.

Xây dựng văn hóa thực thi trong tổ chức

Lãnh đạo không chỉ đặt ra mục tiêu, mà còn định hình cách tổ chức vận hành mỗi ngày. Khi người đứng đầu thể hiện kỷ luật về thời gian, điều này tạo ra hiệu ứng lan tỏa mạnh mẽ:

• Nhân viên hình thành thói quen ưu tiên đúng việc
• Cuộc họp được rút ngắn, tập trung vào quyết định thay vì tranh luận lan man
• Văn hóa “làm đúng việc, đúng thời điểm” dần trở thành chuẩn mực

Về dài hạn, quản lý thời gian không chỉ là kỹ năng cá nhân của quản lý, mà là đòn bẩy xây dựng năng lực thực thi bền vững cho toàn doanh nghiệp.

Mẹo để quản lý thời gian hiệu quả 

Tổ chức không gian làm việc để giảm gián đoạn

Môi trường làm việc thiếu ngăn nắp thường khiến nhà quản lý mất thời gian cho những việc không tạo ra giá trị, đồng thời làm suy giảm khả năng tập trung.

Cách triển khai:

• Dành một khoảng thời gian ngắn mỗi ngày để sắp xếp lại bàn làm việc
• Tài liệu, vật dụng cần được bố trí theo nhóm và vị trí cố định

Tác động:
Không gian gọn gàng giúp bạn bắt đầu công việc nhanh hơn, hạn chế gián đoạn và duy trì sự tập trung khi xử lý các vấn đề quan trọng. Thời gian “tiết kiệm được” từ những việc nhỏ sẽ cộng dồn thành lợi thế lớn về hiệu suất.

Gợi ý:
Ưu tiên sử dụng khay hồ sơ, hộp phân loại hoặc kệ nhỏ để mọi thứ luôn sẵn sàng khi cần.

Chuyển mục tiêu chung chung thành mục tiêu có thể hành động 

Những mục tiêu mơ hồ thường khiến kế hoạch bị kéo dài và khó đo lường kết quả. Nhà quản lý cần cụ thể hóa mục tiêu theo nguyên tắc SMART (Cụ thể – Specific, Đo lường được – Measurable, Khả thi – Achievable, Thực tế – Relevant, Có thời hạn – Time-bound).

Ví dụ minh họa: Thay vì đặt mục tiêu “cải thiện tiếng Anh”, hãy xác định “học 20 từ vựng mỗi ngày trong vòng 30 ngày”.

Lợi ích quản trị: Mục tiêu được định nghĩa rõ giúp lãnh đạo tập trung đúng việc, đúng thời điểm và tránh tiêu tốn thời gian cho những hoạt động không phục vụ mục tiêu chính.

Cách theo dõi: Ghi lại mục tiêu và tiến độ thực hiện bằng sổ tay hoặc công cụ ghi chú như Google Keep.

Tập trung đơn nhiệm để nâng cao chất lượng công việc

Việc xử lý nhiều nhiệm vụ cùng lúc thường làm giảm hiệu quả và gia tăng sai sót, đặc biệt với các công việc đòi hỏi tư duy và ra quyết định.

Cách áp dụng:

• Hoàn tất từng nhiệm vụ trước khi chuyển sang công việc tiếp theo
• Chủ động loại bỏ yếu tố gây xao nhãng như thông báo điện thoại, email không khẩn cấp

Kết quả: Làm việc theo từng nhiệm vụ giúp rút ngắn thời gian hoàn thành, nâng cao chất lượng đầu ra và giảm áp lực tâm lý cho nhà quản lý.

Nghỉ ngơi có chiến lược để duy trì hiệu suất dài hạn

Làm việc liên tục trong thời gian dài dễ dẫn đến suy giảm năng lượng và hiệu quả. Nghỉ ngơi đúng cách là một phần không thể thiếu của quản lý thời gian.

Gợi ý thực hành:

• Làm việc tập trung trong 90 phút, sau đó dành 10 phút để thư giãn
• Trong thời gian nghỉ, nên vận động nhẹ, uống nước hoặc rời khỏi màn hình

Lợi ích: Việc phục hồi năng lượng định kỳ giúp duy trì sự tỉnh táo, cải thiện khả năng tư duy và ra quyết định, đặc biệt trong các buổi làm việc kéo dài.

Lưu ý: Có thể đặt nhắc nhở để tránh quên nghỉ và rơi vào trạng thái làm việc quá sức.

Kiểm soát việc sử dụng mạng xã hội trong giờ làm việc

Mạng xã hội dễ khiến thời gian bị “rò rỉ” mà người dùng không nhận ra, đặc biệt với những nhà quản lý thường xuyên sử dụng thiết bị số.

Cách quản lý:

• Thiết lập giới hạn thời gian sử dụng mỗi ngày
• Sử dụng các công cụ hỗ trợ như Freedom hoặc StayFocusd để chặn truy cập khi cần tập trung

Giá trị mang lại: Giảm thời gian dành cho mạng xã hội giúp bạn tập trung hơn vào công việc chiến lược và dành thời gian cho những hoạt động tạo giá trị cao hơn.

Gợi ý hành động: Kiểm tra thống kê thời gian sử dụng điện thoại trên iPhone hoặc Android để nhận diện thói quen tiêu tốn thời gian.

Các câu hỏi thường gặp về cách quản lý thời gian hiệu quả

1. Làm thế nào để quản lý thời gian khi có quá nhiều công việc khẩn cấp? 

Áp dụng ma trận Eisenhower để phân loại, nhận ra nhiều việc “khẩn cấp” thực chất không quan trọng. Nói “không” với việc không cần thiết, ủy quyền cho đội ngũ, tập trung vào 20% việc tạo 80% giá trị. Nếu quá tải, thảo luận với cấp trên để tái phân bổ nguồn lực.

2. Công cụ nào tốt nhất để quản lý thời gian cho lãnh đạo doanh nghiệp?

Không có công cụ tốt nhất, chỉ có công cụ phù hợp. Gợi ý: Todoist cho task đơn giản, Asana cho dự án nhóm, Google Calendar kết hợp Calendly cho lịch họp, Toggl theo dõi thời gian. Chọn 2-3 công cụ và sử dụng nhất quán.

3. Làm sao duy trì kỷ luật quản lý thời gian lâu dài?

Xây dựng hệ thống thay vì dựa vào ý chí: bắt đầu nhỏ, gắn thói quen mới vào thói quen cũ, theo dõi bằng app, tìm người nhắc nhở lẫn nhau, tự thưởng khi đạt mục tiêu. Cần khoảng 66 ngày để hình thành thói quen.

4. Quản lý thời gian có khác nhau giữa các ngành nghề không?

Nguyên tắc cơ bản giống nhau (ưu tiên, lập kế hoạch), nhưng áp dụng khác nhau. Ngành sản xuất tối ưu quy trình, ngành dịch vụ cân bằng khách hàng và chiến lược, startup cần linh hoạt. Điều chỉnh phương pháp theo đặc thù ngành.

5. Làm gì khi kế hoạch bị phá vỡ bởi công việc đột xuất?

Dự phòng 20-30% thời gian trong lịch, dùng quy tắc 4D xử lý nhanh, phân biệt việc thực sự khẩn cấp. Ủy quyền cho đội ngũ, cuối ngày điều chỉnh lại kế hoạch. Linh hoạt nhưng không bỏ qua việc lập kế hoạch.

Kết luận

Quản lý thời gian không đơn thuần là sắp xếp lịch làm việc cá nhân, mà là một năng lực quản trị có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả vận hành và tăng trưởng của doanh nghiệp. Với nhà quản lý và CEO, mỗi giờ làm việc đều gắn liền với chi phí cơ hội, chất lượng quyết định và năng lực thực thi của cả tổ chức.

Khi biết cách xác định ưu tiên, lập kế hoạch thực tế, kiểm soát thời gian và xây dựng kỷ luật cá nhân, lãnh đạo không chỉ nâng cao hiệu suất của chính mình mà còn tạo ra chuẩn mực làm việc cho toàn đội ngũ. Về dài hạn, quản lý thời gian hiệu quả góp phần hình thành văn hóa “làm đúng việc, đúng thời điểm”, giúp doanh nghiệp thích ứng nhanh hơn trước biến động thị trường.

Quản lý thời gian không phải là thay đổi trong một ngày, mà là quá trình cải thiện liên tục. Bắt đầu từ những điều nhỏ nhất hôm nay sẽ tạo ra khác biệt lớn trong năng lực lãnh đạo và kết quả kinh doanh ngày mai.