Một doanh nghiệp sản xuất vừa và nhỏ có thể mất 15-20% ngân sách mua hàng do quy trình không rõ ràng, thiếu kiểm soát. Quy trình mua hàng chuẩn không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn tăng tính minh bạch, giảm thiểu rủi ro gian lận. Bài viết này từ CEO360 sẽ phân tích chi tiết 7 bước trong quy trình mua hàng của doanh nghiệp, từ lập kế hoạch đến thanh toán, kèm theo các mẫu biểu và giải pháp số hóa phù hợp với doanh nghiệp Việt Nam.
Quy trình mua hàng là gì?
Quy trình mua hàng (Procurement Process) là chuỗi các bước có hệ thống mà doanh nghiệp thực hiện để mua sắm hàng hóa, dịch vụ từ nhà cung cấp bên ngoài. Khác với việc mua sắm cá nhân, quy trình mua hàng của doanh nghiệp đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa nhiều bộ phận: từ người đề xuất nhu cầu, bộ phận mua hàng, kế toán, đến ban lãnh đạo phê duyệt.
Trong bối cảnh doanh nghiệp hiện đại, quy trình mua hàng và thanh toán không chỉ dừng lại ở việc đặt hàng mà còn bao gồm đánh giá nhà cung cấp, đàm phán hợp đồng, kiểm soát chất lượng, và quản lý công nợ. Một quy trình được thiết kế tốt giúp doanh nghiệp:
- Kiểm soát chặt chẽ ngân sách và chi phí
- Đảm bảo chất lượng hàng hóa, dịch vụ
- Giảm thiểu rủi ro gian lận, tham nhũng nội bộ
- Tăng tốc độ xử lý đơn hàng và cải thiện hiệu suất hoạt động
Theo nhiều báo cáo của các hãng tư vấn lớn, các doanh nghiệp có quy trình mua hàng chuẩn hóa tiết kiệm được trung bình 12-18% chi phí vận hành so với những doanh nghiệp không có quy trình rõ ràng.
Tại sao doanh nghiệp cần quy trình mua hàng chuẩn?
Kiểm soát chi phí và ngân sách
Khi không có quy trình mua hàng rõ ràng, các bộ phận có thể tự ý mua sắm mà không qua phê duyệt, dẫn đến tình trạng vượt ngân sách. Một quy trình mua hàng của doanh nghiệp chuẩn sẽ thiết lập các mức phê duyệt theo giá trị đơn hàng, đảm bảo mọi khoản chi đều được kiểm soát.
Ví dụ: Đơn hàng dưới 10 triệu đồng có thể do trưởng phòng phê duyệt, từ 10-50 triệu cần giám đốc phê duyệt, trên 50 triệu phải qua hội đồng quản trị.
Giảm thiểu rủi ro gian lận, thất thoát
Theo báo cáo của ACFE, tỷ lệ gian lận trong lĩnh vực mua hàng dao động từ 18-21% tổng số vụ, thiệt hại trung bình 100.000-150.000 USD/vụ. Các hình thức gian lận phổ biến bao gồm:
- Thông đồng với nhà cung cấp để nâng giá
- Nhận hoa hồng trái phép
- Tạo hóa đơn khống
- Mua hàng kém chất lượng để hưởng chênh lệch
Quy trình mua hàng chuẩn với cơ chế kiểm soát chéo (cross-check) giữa các bộ phận sẽ hạn chế đáng kể những rủi ro này.
Tăng tính minh bạch và trách nhiệm giải trình
Mỗi bước trong quy trình đặt hàng đều có người chịu trách nhiệm cụ thể, từ việc đề xuất nhu cầu, phê duyệt, đặt hàng, nhận hàng đến thanh toán. Điều này tạo ra “dấu vết kiểm toán” (audit trail) rõ ràng, giúp doanh nghiệp dễ dàng truy xuất thông tin khi cần thiết.
Tối ưu thời gian xử lý đơn hàng
Nghịch lý là nhiều doanh nghiệp cho rằng quy trình sẽ làm chậm công việc. Thực tế, một quy trình được thiết kế hợp lý, kết hợp với công nghệ số, có thể rút ngắn thời gian xử lý đơn hàng từ 7-10 ngày xuống còn 2-3 ngày. Điều này đặc biệt quan trọng trong môi trường kinh doanh cạnh tranh cao như hiện nay.
7 bước trong quy trình mua hàng của doanh nghiệp
Bước 1 – Xác định nhu cầu mua hàng
Đây là bước khởi đầu của toàn bộ quy trình mua hàng. Nhu cầu mua hàng có thể phát sinh từ nhiều nguồn:
- Bộ phận sản xuất cần nguyên vật liệu
- Bộ phận kinh doanh cần hàng hóa để bán
- Bộ phận hành chính cần văn phòng phẩm, thiết bị
- Bộ phận IT cần phần mềm, phần cứng
Ai có quyền đề xuất mua hàng?
Thông thường, trưởng bộ phận hoặc người được ủy quyền có thể đề xuất nhu cầu mua hàng. Tuy nhiên, đề xuất này phải được ghi nhận bằng văn bản (Phiếu đề xuất mua hàng) và chứa các thông tin:
- Tên hàng hóa/dịch vụ cần mua
- Số lượng, quy cách kỹ thuật
- Thời gian cần có hàng
- Lý do mua hàng
- Ước tính ngân sách
Cách xác định nhu cầu thực tế
Để tránh mua thừa hoặc mua không đúng nhu cầu, doanh nghiệp cần:
- Kiểm tra tồn kho hiện tại
- Dự báo nhu cầu trong thời gian tới
- Xem xét khả năng sử dụng hàng hóa thay thế
- Đánh giá tính cấp thiết của nhu cầu
Giống như việc lập kế hoạch mua sắm Tết, doanh nghiệp cần biết mình đang có gì, thiếu gì, và cần gì trước khi quyết định chi tiền.
Bước 2 – Lập yêu cầu mua hàng (Purchase Requisition)
Sau khi nhu cầu được xác định, bộ phận đề xuất sẽ lập Yêu cầu mua hàng (Purchase Requisition – PR). Đây là văn bản chính thức yêu cầu bộ phận mua hàng thực hiện việc mua sắm.
Thông tin cần có trong yêu cầu mua hàng:
| Thông tin | Mô tả |
|---|---|
| Mã PR | Mã định danh duy nhất |
| Ngày lập | Ngày tạo yêu cầu |
| Bộ phận đề xuất | Phòng ban nào cần mua |
| Người đề xuất | Họ tên, chức danh |
| Danh sách hàng hóa | Tên, mã, số lượng, đơn vị tính |
| Thông số kỹ thuật | Yêu cầu về chất lượng, tiêu chuẩn |
| Thời gian cần hàng | Deadline giao hàng |
| Ước tính giá trị | Tổng giá trị đơn hàng |
| Ngân sách | Mã ngân sách được phân bổ |
Quy trình phê duyệt yêu cầu
Không phải yêu cầu nào cũng được chấp thuận ngay. Bộ phận mua hàng và cấp quản lý sẽ xem xét:
- Tính hợp lý của nhu cầu
- Ngân sách còn khả dụng
- Thời điểm mua hàng có phù hợp không
- Có thể gộp với đơn hàng khác để được giá tốt hơn không
Phân cấp phê duyệt theo giá trị đơn hàng
Một ví dụ về ma trận phê duyệt:
| Giá trị đơn hàng | Người phê duyệt |
|---|---|
| < 5 triệu | Trưởng phòng |
| 5 – 20 triệu | Trưởng phòng + Giám đốc bộ phận |
| 20 – 100 triệu | Giám đốc bộ phận + Giám đốc tài chính |
| > 100 triệu | Ban giám đốc/Hội đồng quản trị |
Việc phân cấp này giúp cân bằng giữa tốc độ xử lý và kiểm soát rủi ro.
Bước 3 – Tìm kiếm và đánh giá nhà cung cấp
Sau khi PR được phê duyệt, bộ phận mua hàng bắt đầu tìm kiếm nhà cung cấp phù hợp. Đây là bước quan trọng quyết định chất lượng hàng hóa và chi phí mua hàng.
Tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp
Doanh nghiệp cần đánh giá nhà cung cấp dựa trên nhiều tiêu chí:
- Giá cả: Có cạnh tranh không? Có chính sách chiết khấu không?
- Chất lượng: Hàng hóa có đạt tiêu chuẩn không? Có chứng nhận chất lượng không?
- Năng lực giao hàng: Có đủ nguồn cung không? Thời gian giao hàng như thế nào?
- Uy tín: Đã hoạt động bao lâu? Có khách hàng lớn nào không?
- Dịch vụ hậu mãi: Chính sách bảo hành, đổi trả ra sao?
- Điều kiện thanh toán: Có cho phép trả chậm không? Thời hạn thanh toán bao lâu?
Quy trình chào hàng và so sánh báo giá
Đối với đơn hàng giá trị lớn, doanh nghiệp nên:
- Gửi yêu cầu báo giá (Request for Quotation – RFQ) cho ít nhất 3 nhà cung cấp
- Thu thập và so sánh báo giá theo bảng tiêu chí
- Đàm phán với các nhà cung cấp có báo giá tốt nhất
- Lựa chọn nhà cung cấp cuối cùng
Đánh giá năng lực nhà cung cấp
Ngoài giá cả, doanh nghiệp nên thực hiện đánh giá năng lực nhà cung cấp (Vendor Assessment) thông qua:
- Khảo sát cơ sở sản xuất/kho hàng
- Xem xét hồ sơ pháp lý (giấy phép kinh doanh, chứng nhận ISO…)
- Kiểm tra mẫu hàng
- Tham khảo ý kiến khách hàng cũ
Việc này giống như khi thuê người, doanh nghiệp cần “phỏng vấn” nhà cung cấp để đảm bảo họ đáp ứng được yêu cầu.
Bước 4 – Đàm phán và ký hợp đồng mua hàng
Sau khi chọn được nhà cung cấp, hai bên tiến hành đàm phán và ký kết hợp đồng mua hàng. Hợp đồng là cơ sở pháp lý bảo vệ quyền lợi của cả hai bên.
Các điều khoản quan trọng trong hợp đồng
Một hợp đồng mua hàng chuẩn cần có:
- Thông tin các bên: Tên, địa chỉ, mã số thuế, người đại diện
- Danh mục hàng hóa: Tên, mã, số lượng, đơn giá, thành tiền
- Tiêu chuẩn chất lượng: Quy cách kỹ thuật, tiêu chuẩn áp dụng
- Thời gian giao hàng: Địa điểm, thời hạn, phương thức vận chuyển
- Điều kiện thanh toán: Phương thức, thời hạn, tỷ lệ tạm ứng (nếu có)
- Bảo hành và bảo trì: Thời gian, điều kiện bảo hành
- Điều khoản phạt: Xử lý khi giao hàng chậm, hàng kém chất lượng
- Giải quyết tranh chấp: Cơ quan trọng tài, luật áp dụng
Quy trình phê duyệt hợp đồng
Trước khi ký, hợp đồng cần được:
- Bộ phận pháp chế/luật sư xem xét
- Giám đốc tài chính kiểm tra điều khoản thanh toán
- Ban giám đốc phê duyệt (với hợp đồng giá trị lớn)
Lưu trữ và quản lý hợp đồng
Hợp đồng cần được lưu trữ có hệ thống, dễ tra cứu. Nhiều doanh nghiệp hiện đại sử dụng phần mềm quản lý hợp đồng (Contract Management System) để:
- Lưu trữ điện tử, tìm kiếm nhanh
- Cảnh báo thời hạn hợp đồng sắp hết
- Theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng
- Quản lý phụ lục, thanh lý hợp đồng
Bước 5 – Tạo đơn đặt hàng (Purchase Order)
Sau khi hợp đồng được ký kết, bộ phận mua hàng tạo Đơn đặt hàng (Purchase Order – PO) gửi cho nhà cung cấp. PO là văn bản chính thức xác nhận doanh nghiệp đặt mua hàng hóa/dịch vụ.
Thông tin cần có trong đơn đặt hàng
| Thông tin | Chi tiết |
|---|---|
| Số PO | Mã định danh duy nhất |
| Ngày đặt hàng | Ngày tạo PO |
| Thông tin nhà cung cấp | Tên, địa chỉ, liên hệ |
| Thông tin người mua | Tên công ty, địa chỉ giao hàng |
| Danh sách hàng hóa | Tên, mã, số lượng, đơn giá, thành tiền |
| Tổng giá trị | Tổng tiền trước thuế, thuế VAT, tổng cộng |
| Thời gian giao hàng | Ngày dự kiến nhận hàng |
| Điều khoản thanh toán | Phương thức, thời hạn |
| Người phê duyệt | Chữ ký, con dấu |
Gửi đơn hàng cho nhà cung cấp
PO có thể được gửi qua:
- Email (file PDF có chữ ký số)
- Hệ thống EDI (Electronic Data Interchange)
- Portal của nhà cung cấp
- Fax hoặc bưu điện (ít phổ biến)
Nhà cung cấp nhận được PO sẽ xác nhận đơn hàng (PO Acknowledgement) và bắt đầu chuẩn bị hàng.
Theo dõi tiến độ giao hàng
Bộ phận mua hàng cần chủ động theo dõi:
- Nhà cung cấp đã xác nhận đơn hàng chưa?
- Hàng đang được chuẩn bị hay đang trong quá trình vận chuyển?
- Dự kiến giao hàng đúng hạn không?
- Có phát sinh vấn đề gì cần xử lý không?
Bước 6 – Nhận hàng và kiểm tra chất lượng
Đây là bước then chốt trong quy trình mua hàng của doanh nghiệp, quyết định liệu doanh nghiệp có nhận được đúng hàng hóa như đã đặt hay không.
Quy trình nhận hàng tại kho
Khi hàng về đến kho, nhân viên kho cần:
- Kiểm tra thông tin vận đơn: Đối chiếu với PO để xác nhận đúng đơn hàng
- Kiểm tra bao bì: Có bị rách, móp méo, ướt không?
- Kiểm đếm số lượng: Đếm thực tế so với số lượng trên vận đơn
- Kiểm tra chất lượng: Hàng có đúng quy cách, còn hạn sử dụng không?
- Lập biên bản nhận hàng: Ghi nhận kết quả kiểm tra
Kiểm tra số lượng, chất lượng hàng hóa
Tùy loại hàng hóa, phương pháp kiểm tra có thể khác nhau:
- Hàng hóa thông thường: Kiểm tra 100% hoặc lấy mẫu ngẫu nhiên
- Nguyên vật liệu sản xuất: Kiểm tra theo tiêu chuẩn kỹ thuật, có thể cần phòng lab
- Thiết bị, máy móc: Kiểm tra vận hành thử, đối chiếu với catalog
- Hàng hóa có serial/lot: Ghi nhận từng mã để truy xuất nguồn gốc
Theo nguyên tắc “ba không” trong quản lý chất lượng: không nhận hàng lỗi, không sản xuất hàng lỗi, không chuyển hàng lỗi sang công đoạn tiếp theo. Việc kiểm tra kỹ ở khâu nhận hàng giúp ngăn chặn hàng kém chất lượng xâm nhập vào quy trình sản xuất.
Xử lý hàng lỗi, thiếu hụt
Nếu phát hiện vấn đề, nhân viên kho cần:
- Ghi nhận chi tiết: Chụp ảnh, lập biên bản có chữ ký bên giao hàng
- Thông báo ngay: Báo cho bộ phận mua hàng và nhà cung cấp
- Tách riêng hàng lỗi: Không để lẫn với hàng tốt
- Yêu cầu xử lý: Đổi hàng, giảm giá, hoặc trả lại
Thời gian xử lý khiếu nại cần được quy định rõ trong hợp đồng, thường là 3-7 ngày kể từ khi nhận hàng. Nếu để quá lâu, nhà cung cấp có thể từ chối chịu trách nhiệm.
Bước 7 – Đối chiếu và thanh toán
Bước cuối cùng trong quy trình mua hàng và thanh toán là đối chiếu chứng từ và thực hiện thanh toán cho nhà cung cấp.
Đối chiếu 3 bên: PO – Phiếu nhập kho – Hóa đơn
Trước khi thanh toán, bộ phận kế toán cần đối chiếu 3 loại chứng từ:
- Purchase Order (PO): Số lượng đã đặt, đơn giá đã thỏa thuận
- Phiếu nhập kho (GRN): Số lượng thực nhận, chất lượng hàng hóa
- Hóa đơn (Invoice): Số tiền nhà cung cấp yêu cầu thanh toán
Nếu cả 3 chứng từ khớp nhau, kế toán mới tiến hành thanh toán. Nếu có sai lệch, cần làm rõ nguyên nhân:
- Nhà cung cấp giao thiếu nhưng vẫn xuất hóa đơn đủ?
- Đơn giá trên hóa đơn khác với PO?
- Có phát sinh chi phí vận chuyển, bốc xếp chưa thỏa thuận?
Quy trình thanh toán cho nhà cung cấp
Sau khi đối chiếu xong, quy trình thanh toán diễn ra như sau:
- Kế toán lập phiếu đề nghị thanh toán: Ghi rõ số tiền, thời hạn, phương thức
- Phê duyệt thanh toán: Theo phân cấp quyền hạn (Kế toán trưởng, Giám đốc tài chính, Tổng giám đốc)
- Thực hiện chuyển khoản: Qua ngân hàng hoặc thanh toán tiền mặt (với số tiền nhỏ)
- Gửi chứng từ thanh toán: Email hoặc gửi bản cứng cho nhà cung cấp
- Đối chiếu công nợ: Định kỳ đối chiếu số dư công nợ với nhà cung cấp
Lưu trữ chứng từ và báo cáo
Tất cả chứng từ liên quan đến quy trình đặt hàng cần được lưu trữ đầy đủ:
- Phiếu đề xuất mua hàng
- Purchase Requisition (PR)
- Báo giá của nhà cung cấp
- Hợp đồng mua hàng
- Purchase Order (PO)
- Biên bản nhận hàng
- Hóa đơn VAT
- Chứng từ thanh toán
Theo quy định của Luật Kế toán Việt Nam, chứng từ kế toán phải lưu trữ tối thiểu 10 năm. Nhiều doanh nghiệp hiện nay số hóa toàn bộ chứng từ để dễ quản lý và tra cứu.
Câu hỏi thường gặp về quy trình mua hàng
1. Ai là người phê duyệt yêu cầu mua hàng?
Người phê duyệt phụ thuộc vào giá trị đơn hàng và chính sách phân cấp của doanh nghiệp. Thông thường: đơn hàng nhỏ (dưới 10 triệu) do trưởng phòng phê duyệt, đơn hàng trung bình (10-100 triệu) cần giám đốc bộ phận hoặc giám đốc tài chính, đơn hàng lớn (trên 100 triệu) phải qua ban giám đốc hoặc hội đồng quản trị.
2. Purchase Order (PO) là gì?
Purchase Order (PO) hay Đơn đặt hàng là văn bản chính thức mà doanh nghiệp gửi cho nhà cung cấp để xác nhận đặt mua hàng hóa/dịch vụ. PO chứa thông tin chi tiết về sản phẩm, số lượng, giá cả, thời gian giao hàng và điều kiện thanh toán. PO có giá trị pháp lý và là cơ sở để nhà cung cấp chuẩn bị hàng, cũng như để kế toán đối chiếu thanh toán sau này.
3. Làm thế nào để kiểm soát chi phí mua hàng?
Để kiểm soát chi phí mua hàng hiệu quả, doanh nghiệp cần: (1) Thiết lập ngân sách mua hàng rõ ràng theo từng bộ phận/dự án, (2) Áp dụng quy trình phê duyệt phân cấp theo giá trị đơn hàng, (3) So sánh báo giá từ nhiều nhà cung cấp, (4) Đàm phán để có giá tốt nhất, (5) Sử dụng phần mềm quản lý mua hàng để theo dõi chi tiêu real-time, (6) Định kỳ phân tích báo cáo chi tiêu để phát hiện bất thường.
4. Phần mềm nào hỗ trợ quản lý quy trình mua hàng tốt?
Tại Việt Nam, các phần mềm phổ biến hỗ trợ quy trình mua hàng bao gồm: MISA AMIS (phù hợp doanh nghiệp vừa và nhỏ, tích hợp kế toán), SAP Business One (cho doanh nghiệp lớn, đa quốc gia), Odoo (mã nguồn mở, linh hoạt tùy chỉnh), Fast (giải pháp ERP Việt Nam), Bravo (quản lý mua hàng và kho). Lựa chọn phần mềm cần dựa trên quy mô doanh nghiệp, ngân sách và yêu cầu tích hợp với các hệ thống khác.
Kết luận
Quy trình mua hàng chuẩn là xương sống của hoạt động vận hành doanh nghiệp, ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí, chất lượng sản phẩm và khả năng cạnh tranh. Trong bối cảnh kinh tế Việt Nam ngày càng hội nhập sâu rộng, các doanh nghiệp không thể tiếp tục dựa vào quy trình thủ công, thiếu minh bạch.
Việc xây dựng quy trình mua hàng của doanh nghiệp bài bản, từ xác định nhu cầu đến thanh toán, không chỉ giúp kiểm soát chi phí mà còn tạo ra văn hóa làm việc chuyên nghiệp, minh bạch. Đặc biệt, quy trình mua hàng và thanh toán tích hợp với hệ thống kế toán giúp lãnh đạo có cái nhìn toàn diện về tình hình tài chính, từ đó đưa ra quyết định kinh doanh chính xác hơn. Đối với các doanh nghiệp đang trong giai đoạn chuyển đổi số, việc áp dụng phần mềm quản lý mua hàng không chỉ là xu hướng mà là yêu cầu bắt buộc để tồn tại và phát triển.
