Trong bối cảnh làm việc từ xa cùng với kết hợp giữa làm tại văn phòng và làm từ xa ngày càng phổ biến, nhiều doanh nghiệp Việt Nam đang đối mặt với thực trạng thông tin nội bộ phân tán trên hàng chục cuộc hội thoại Zalo, email chìm nghỉm và các cuộc gọi không được ghi chép. Slack là gì mà có thể giúp các tổ chức từ startup đến tập đoàn lớn tập trung toàn bộ giao tiếp vào một nền tảng duy nhất, tăng năng suất? Bài viết này CEO360 sẽ giải mã phần mềm Slack là gì từ định nghĩa, tính năng đến hướng dẫn sử dụng Slack cụ thể, giúp lãnh đạo doanh nghiệp đưa ra quyết định triển khai đúng đắn.
Slack là gì? Định nghĩa và tổng quan
Slack là gì? Slack (viết tắt của “Searchable Log of All Conversation and Knowledge”) là nền tảng giao tiếp và cộng tác doanh nghiệp dựa trên đám mây, được thiết kế để thay thế email nội bộ và tập trung toàn bộ hội thoại, tài liệu, công cụ làm việc vào một không gian số duy nhất. Khác với các ứng dụng nhắn tin cá nhân, phần mềm Slack được xây dựng với mục đích tối ưu hóa quy trình làm việc nhóm, cho phép tìm kiếm lịch sử trò chuyện, tích hợp hàng nghìn ứng dụng bên thứ ba và quản lý dự án hiệu quả.
Ứng dụng Slack ra đời năm 2013 từ công ty Slack Technologies (nay thuộc Salesforce) và nhanh chóng trở thành chuẩn mực trong ngành công nghệ. Đến 2026, Slack phục vụ hơn 40 triệu người dùng hoạt động hàng ngày trên toàn cầu, bao gồm các tập đoàn như IBM, Vodafone, Target và hàng nghìn doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Nguồn gốc và sứ mệnh của phần mềm Slack là gì
Ra đời vào năm 2013, Slack (viết tắt của “Searchable Log of All Conversation and Knowledge”) được tạo ra bởi Stewart Butterfield, người đồng sáng lập Flickr. Sứ mệnh của Slack rất rõ ràng: “Làm cho cuộc sống làm việc của mọi người trở nên đơn giản, dễ chịu và hiệu quả hơn”. Nó không chỉ muốn thay đổi cách chúng ta giao tiếp, mà còn muốn thay đổi cả văn hóa làm việc, giảm sự phụ thuộc vào các cuộc họp kém hiệu quả và những chuỗi email dài vô tận.
Slack phù hợp cho doanh nghiệp nào?
Về cơ bản, phần mềm Slack phù hợp với mọi quy mô tổ chức, từ các nhóm nhỏ chỉ vài thành viên đến các tập đoàn đa quốc gia. Tuy nhiên, nền tảng này đặc biệt phát huy hiệu quả đối với:
- Các công ty công nghệ và startup: Nơi tốc độ, sự linh hoạt và cộng tác tức thì là yếu tố sống còn.
- Đội nhóm làm việc từ xa hoặc theo mô hình hybrid: Slack tạo ra một “văn phòng ảo”, giúp mọi người luôn kết nối, cập nhật thông tin và duy trì văn hóa công ty dù ở bất kỳ đâu.
- Các phòng ban đòi hỏi sự sáng tạo và hợp tác liên tục: Như Marketing, Design, phát triển sản phẩm, nơi các ý tưởng cần được trao đổi và phản hồi nhanh chóng.
- Doanh nghiệp quản lý nhiều dự án song song: Việc tạo các kênh (channels) riêng cho từng dự án giúp thông tin không bị nhiễu loạn, dễ dàng theo dõi và tra cứu.
- Tổ chức muốn xây dựng văn hóa minh bạch: Khi mọi thảo luận, quyết định quan trọng đều được lưu trữ trên Slack, nhân viên mới có thể dễ dàng nắm bắt bối cảnh và toàn bộ công ty có chung một nguồn thông tin đáng tin cậy.
Slack hoạt động như thế nào?
Phần mềm Slack tổ chức giao tiếp theo mô hình “workspace” (không gian làm việc) – một môi trường kỹ thuật số riêng biệt cho từng tổ chức. Trong workspace, thông tin được phân loại thành các “channels” (kênh) theo chủ đề, dự án hoặc phòng ban. Mỗi channel giống như một phòng họp ảo, nơi các thành viên có thể:
- Gửi tin nhắn văn bản, hình ảnh, video
- Chia sẻ tài liệu và liên kết
- Thực hiện cuộc gọi thoại/video
- Tích hợp thông báo từ các công cụ khác (Google Drive, Trello, Jira…)
Điểm khác biệt lớn nhất của ứng dụng Slack so với email là khả năng tìm kiếm toàn văn (full-text search). Mọi tin nhắn, tài liệu, quyết định được lưu trữ và có thể truy xuất ngay lập tức thông qua thanh tìm kiếm, giúp nhân viên mới nhanh chóng nắm bắt ngữ cảnh công việc mà không cần hỏi lại đồng nghiệp.
Tại sao doanh nghiệp Việt nên cân nhắc ứng dụng Slack ngay?
Việc áp dụng một công cụ mới luôn đòi hỏi sự cân nhắc. Tuy nhiên, những lợi ích chiến lược mà Slack mang lại có thể là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp bứt phá trong môi trường cạnh tranh hiện nay. Để hiểu rõ hơn, chúng ta cần trả lời câu hỏi: lợi ích thực sự của Slack là gì so với các công cụ hiện tại?
Thoát khỏi “mê cung” Zalo và Email: Tập trung hóa giao tiếp
Vấn đề lớn nhất của việc dùng Zalo cho công việc là sự hỗn loạn. Các nhóm chat chung cho nhiều dự án, thông báo quan trọng bị trôi giữa những tin nhắn cá nhân, và việc tìm lại một file cũ là một cơn ác mộng. Email cũng không khá hơn với các chuỗi trả lời phức tạp.
Slack giải quyết vấn đề này bằng cách tập trung hóa mọi thứ. Mọi thông báo, thảo luận, chia sẻ file cho dự án Marketing sẽ nằm gọn trong kênh #marketing, mọi vấn đề kỹ thuật nằm trong #dev-team. Sự minh bạch và có tổ chức này giúp loại bỏ hoàn toàn tình trạng “tam sao thất bản”
| Tiêu chí | Giao tiếp qua Zalo / Email | Giao tiếp qua Slack |
| Tổ chức | Hỗn loạn, thông tin trộn lẫn | Theo kênh (channel) rõ ràng, đúng ngữ cảnh |
| Tra cứu | Cực kỳ khó khăn, phụ thuộc vào bộ nhớ | Mạnh mẽ, tìm kiếm được cả nội dung trong file |
| Minh bạch | Thấp, dễ tạo ra các “nhóm chat sau lưng” | Cao, mọi thành viên trong kênh đều nắm thông tin |
| Tích hợp | Rất hạn chế | Hàng ngàn ứng dụng (Google Drive, Trello, Asana…) |
Tìm kiếm thông tin tức thì: “Google” nội bộ của doanh nghiệp
Một trong những sức mạnh lớn nhất của Slack là khả năng tìm kiếm. Công cụ tìm kiếm của Slack có thể quét toàn bộ lịch sử trò chuyện, tên file, nội dung bên trong file (PDF, Google Docs) và các tin nhắn từ những người cụ thể. Thay vì hỏi đi hỏi lại một câu hỏi, nhân viên có thể tự tìm thấy câu trả lời trong vài giây. Đối với nhà quản lý, Đây là một phần quan trọng của câu trả lời cho câu hỏi Slack là gì? Là một kho tri thức khổng lồ của công ty, lưu giữ lại mọi quyết định, ý tưởng và tài liệu quan trọng.
Tăng cường hiệu suất và giảm họp hành không cần thiết
Dữ liệu từ chính Slack cho thấy các doanh nghiệp sử dụng nền tảng này đã ghi nhận những kết quả:
- Giảm số lượng email nội bộ.
- Giảm số lượng các cuộc họp.
- Tăng năng suất tổng thể của đội ngũ.
Slack khuyến khích các cuộc thảo luận không đồng bộ (asynchronous). Thay vì phải tổ chức một cuộc họp 30 phút chỉ để cập nhật tiến độ, một người có thể đăng báo cáo vào kênh dự án, và các thành viên khác có thể vào xem và phản hồi khi họ có thời gian. Điều này trả lại sự tập trung cho nhân viên và giúp họ làm việc sâu hơn.
Bảo mật cấp doanh nghiệp: An toàn cho dữ liệu kinh doanh
Sử dụng Zalo hay Messenger cho việc công đồng nghĩa với việc đặt dữ liệu nhạy cảm của công ty lên một nền tảng tiêu dùng, với các tiêu chuẩn bảo mật không dành cho doanh nghiệp. Slack cung cấp các tính năng bảo mật hàng đầu như xác thực hai yếu tố, mã hóa dữ liệu, tuân thủ các chứng chỉ bảo mật quốc tế (như SOC 2, ISO/IEC 27001), và cho phép quản trị viên kiểm soát hoàn toàn quyền truy cập dữ liệu. Đây là sự khác biệt cốt lõi mà các nhà quản lý không thể bỏ qua.
Hệ sinh thái tích hợp mạnh mẽ: Kết nối mọi công cụ làm việc
Slack không hoạt động một mình. Nó là trung tâm kết nối tất cả các công cụ mà doanh nghiệp đang sử dụng.
- Nhận thông báo khi có một nhiệm vụ mới được giao trên Trello hoặc Asana.
- Nhận bình luận mới từ một file Google Docs ngay trong kênh dự án.
- Tự động gửi báo cáo doanh thu hàng ngày từ Google Analytics vào kênh #business.
Hệ sinh thái với hơn 2,400 ứng dụng tích hợp giúp loại bỏ việc phải liên tục chuyển đổi qua lại giữa các tab, tạo ra một luồng làm việc liền mạch và tự động hóa.
Các tính năng cốt lõi của Slack mà nhà quản lý cần nắm vững
Để khai thác tối đa sức mạnh của phần mềm Slack, việc hiểu rõ các thành phần cấu tạo nên nó là vô cùng quan trọng. Hiểu rõ các tính năng này sẽ giúp bạn có câu trả lời toàn diện nhất cho câu hỏi Slack là gì.
- Channels (Kênh): Đây là nền tảng của Slack. Các kênh có thể được tạo cho từng dự án (#du-an-website), phòng ban (#phong-marketing), chủ đề thảo luận (#y-tuong-moi), hoặc thậm chí là các kênh xã hội để tăng gắn kết (#cafe-online). Kênh có thể ở chế độ công khai (mọi người đều có thể tham gia) hoặc riêng tư (chỉ những người được mời). Bản chất của Channels chính là câu trả lời cho việc Slack là gì trong việc tổ chức giao tiếp.
- Direct Messages & Huddles: Dùng cho các cuộc trao đổi 1-1 hoặc nhóm nhỏ. Tính năng Huddles cho phép bắt đầu một cuộc gọi thoại nhanh chóng ngay trong kênh hoặc tin nhắn trực tiếp, giống như việc bạn ghé qua bàn làm việc của đồng nghiệp để hỏi nhanh một vấn đề.
- Threads (Luồng thảo luận): Để tránh làm loãng kênh chat chính, mọi câu trả lời cho một tin nhắn cụ thể sẽ được nhóm vào một “luồng”. Điều này giữ cho các cuộc thảo luận song song diễn ra một cách gọn gàng, không gây nhiễu cho những người không liên quan.
- Search (Tìm kiếm): Như đã đề cập, đây là tính năng “sát thủ”. Nhà quản lý có thể sử dụng các bộ lọc nâng cao để tìm kiếm theo người gửi, theo kênh, theo ngày tháng, hoặc theo loại file.
- Integrations (Tích hợp): Khả năng kết nối với các dịch vụ khác là yếu-tố-thay-đổi-cuộc-chơi. Việc cài đặt tích hợp rất đơn giản và có thể tự động hóa rất nhiều quy trình thủ công.
Hướng dẫn sử dụng Slack 4 bước cho doanh nghiệp
Triển khai một công cụ mới có thể gây e ngại. Tuy nhiên, việc áp dụng Slack không chỉ là cài đặt phần mềm, mà là xây dựng một nền tảng giao tiếp số hiệu quả. Doanh nghiệp có thể bắt đầu một cách trơn tru bằng cách tuân theo lộ trình 4 bước chiến lược sau đây.
Bước 1: Thiết lập Workspace và mời thành viên
Đây là bước đặt nền móng, tạo ra “trụ sở kỹ thuật số” cho toàn bộ công ty. Một Workspace được cấu hình tốt sẽ là một ngôi nhà chung mà mọi nhân viên đều cảm thấy quen thuộc và dễ dàng truy cập.
Hành động: Truy cập trang chủ Slack, tạo một “Workspace” bằng email tên miền của công ty. Sau đó, tiến hành mời các thành viên qua email.
Lời khuyên: Hãy bắt đầu với một đội nhóm hoặc phòng ban nhỏ (khoảng 5-10 người) để thử nghiệm và thu thập phản hồi trước khi triển khai trên quy mô toàn công ty. Điều này giúp giảm thiểu sự xáo trộn và tạo ra một nhóm “đại sứ” cho công cụ mới.
Sau khi đã xây dựng xong ngôi nhà chung, bước tiếp theo là phân chia các “phòng ban chức năng” để thông tin được sắp xếp khoa học và đúng ngữ cảnh.
Bước 2: Xây dựng cấu trúc Channels thông minh
Một cấu trúc kênh logic là xương sống của một Workspace hiệu quả. Thay vì tạo kênh một cách tùy tiện, hãy tư duy về cách thông tin luân chuyển trong tổ chức và thiết lập các kênh phản ánh đúng dòng chảy công việc đó.
Hành động: Tạo ra các nhóm kênh với quy tắc đặt tên rõ ràng để dễ dàng nhận biết và tìm kiếm.
- Kênh theo phòng ban: #mkt-marketing, #sale-kinh-doanh, #tech-ky-thuat.
- Kênh theo dự án: #proj-website-relaunch, #proj-tet-campaign-2026.
- Kênh thông báo chung: #corp-thong-bao-chung, #corp-van-phong.
- Kênh tự động hóa: #auto-daily-reports (để nhận báo cáo tự động).
Lời khuyên: Sử dụng các tiền tố như team-, proj-, corp- để tự động nhóm các kênh lại với nhau trong danh sách, giúp nhân viên điều hướng nhanh hơn.
Khi các luồng thông tin đã được định hình, điều quan trọng là phải thiết lập các quy tắc ứng xử để đảm bảo giao tiếp luôn hiệu quả và văn minh.
Bước 3: Thiết lập quy tắc giao tiếp và thông báo
Đây là bước xây dựng “văn hóa giao tiếp số” cho doanh nghiệp. Việc đưa ra những quy tắc cơ bản ngay từ đầu sẽ giúp mọi người sử dụng Slack một cách nhất quán, tránh gây nhiễu và quá tải thông tin.
Hành động: Soạn thảo một tài liệu ngắn gọn về quy tắc sử dụng Slack và ghim nó vào kênh #corp-thong-bao-chung.
- Quy tắc vàng: Luôn sử dụng Threads (luồng) để trả lời một tin nhắn cụ thể. Điều này giữ cho kênh chính sạch sẽ và các cuộc thảo luận được tập trung.
- Quy tắc thông báo: Hạn chế sử dụng @channel hoặc @here (thông báo cho mọi người trong kênh) trừ khi có thông tin cực kỳ khẩn cấp.
- Quy tắc trạng thái: Khuyến khích nhân viên cập nhật trạng thái của mình (ví dụ: “Đang trong cuộc họp”, “Nghỉ trưa”, “Tập trung làm việc”) để đồng nghiệp biết khi nào có thể và không nên làm phiền.
Lời khuyên: Hướng dẫn mọi người cách tùy chỉnh thông báo (notifications) của riêng họ để bảo vệ thời gian làm việc tập trung và cân bằng cuộc sống.
Cuối cùng, khi mọi người đã quen với giao tiếp cơ bản, đây là lúc biến Slack từ một công cụ nhắn tin thành một trung tâm điều hành tự động.
Bước 4: Khai thác sức mạnh của tích hợp và tự động hóa (Workflow Builder)
Đây là bước nâng cao, nơi giá trị thực sự của Slack được bộc lộ. Bằng cách kết nối Slack với các công cụ làm việc khác, doanh nghiệp có thể tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót của con người.
Hành động: Khám phá Slack App Directory và tích hợp 3-5 ứng dụng cốt lõi mà team bạn đang sử dụng (ví dụ: Google Drive, Asana, Trello, Jira).
Lời khuyên chuyên gia: Sử dụng Workflow Builder (một tính năng có sẵn của Slack) để tạo các quy trình tự động đơn giản mà không cần biết code. Ví dụ:
- Tạo một quy trình để khi có nhân viên mới tham gia kênh #hr-nhan-vien-moi, hệ thống sẽ tự động gửi một tin nhắn chào mừng kèm theo các tài liệu hướng dẫn cần thiết.
- Tạo một form báo cáo hàng ngày đơn giản ngay trên Slack.
Bằng cách tuân theo lộ trình 4 bước này, doanh nghiệp sẽ không cần băn khoăn với câu hỏi Slack là gì và có thể đảm bảo quá trình chuyển đổi sang Slack diễn ra suôn sẻ, có cấu trúc và khai thác được tối đa tiềm năng của công cụ mạnh mẽ này.
Case study thực tế: IBM đã chuyển đổi nhờ Slack như thế nào?
Câu chuyện của IBM là minh chứng rõ nét nhất cho câu hỏi Slack là gì ở quy mô tập đoàn. IBM, một gã khổng lồ công nghệ với hàng trăm ngàn nhân viên trên toàn cầu, đã đối mặt với thách thức về giao tiếp và cộng tác ở quy mô lớn. Họ đã chuyển sang sử dụng Slack Enterprise Grid để kết nối các đội nhóm của mình.
Kết quả:
- Tốc độ ra quyết định nhanh hơn: Thay vì chờ đợi phản hồi qua email, các kỹ sư và nhà quản lý có thể thảo luận và giải quyết vấn đề trong thời gian thực tại các kênh dự án.
- Tăng cường sự hợp tác liên phòng ban: Các rào cản giao tiếp giữa các bộ phận bị phá bỏ, giúp các ý tưởng được chia sẻ tự do và các dự án chung được tiến hành suôn sẻ hơn.
- Tự động hóa quy trình: IBM đã xây dựng hàng ngàn bot và tích hợp tùy chỉnh trên Slack để tự động hóa các công việc từ báo cáo, phê duyệt cho đến quản lý sự cố, tiết kiệm hàng ngàn giờ lao động mỗi năm.
Nguồn: Slack.com
Case study của IBM cho thấy Slack không chỉ là công cụ cho các startup linh hoạt, mà còn là một giải pháp mạnh mẽ có thể thay đổi cách vận hành của cả những tập đoàn lớn nhất
Các câu hỏi thường gặp về phần mềm Slack là gì?
Dưới đây là những thắc mắc phổ biến nhất xoay quanh câu hỏi Slack là gì và cách nó hoạt động.
1. Slack có miễn phí không?
Có, Slack cung cấp gói miễn phí với một số giới hạn, chẳng hạn như chỉ lưu trữ được lịch sử tin nhắn trong 90 ngày gần nhất và giới hạn số lượng tích hợp. Gói này rất phù hợp để các đội nhóm nhỏ dùng thử.
2. Dữ liệu trên Slack có được bảo mật không?
Rất an toàn. Slack tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật hàng đầu thế giới, mã hóa dữ liệu cả khi đang truyền và khi lưu trữ. Các gói trả phí còn cung cấp nhiều lớp kiểm soát và quản lý truy cập cho quản trị viên.
3. Slack có hỗ trợ tiếng Việt không?
Hiện tại, giao diện của Slack chưa có ngôn ngữ tiếng Việt chính thức. Tuy nhiên, việc sử dụng hoàn toàn không gặp trở ngại vì các thuật ngữ rất trực quan và người dùng có thể giao tiếp, gõ tiếng Việt 100% bình thường.
4. Có thể dùng Slack để gọi video nhóm không?
Có. Các gói trả phí của Slack cho phép gọi video nhóm lên đến 50 người. Ngoài ra, nó còn tích hợp mượt mà với các dịch vụ họp trực tuyến hàng đầu như Zoom, Google Meet và Microsoft Teams.
5. Doanh nghiệp nhỏ có nên sử dụng Slack không?
Chắc chắn có. Việc xây dựng một nền tảng giao tiếp có tổ chức ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp nhỏ tránh được các vấn đề hỗn loạn khi quy mô lớn dần. Gói miễn phí hoặc các gói trả phí ở mức thấp của Slack là một khoản đầu tư rất hợp lý.
Kết luận
Slack không chỉ là một công cụ, đó là một khoản đầu tư vào văn hóa làm việc hiệu quả. Quay trở lại câu hỏi ban đầu, Slack là gì? Slack không đơn thuần là một phần mềm slack hay một ứng dụng slack để thay thế Zalo. Nó là một triết lý làm việc mới. Đó là một cam kết về sự minh bạch, hiệu quả và tập trung.
Đối với chủ doanh nghiệp và nhà quản lý, việc áp dụng Slack không chỉ là nâng cấp công nghệ. Đó là một quyết định chiến lược để xây dựng một môi trường làm việc nơi thông tin chảy suốt, các ý tưởng được nuôi dưỡng, và nhân viên có thể dành thời gian để làm những công việc thực sự tạo ra giá trị. Trong bối cảnh làm việc từ xa và mô hình hybrid đang trở thành tiêu chuẩn, việc đầu tư vào một trung tâm chỉ huy kỹ thuật số như Slack không còn là một lựa chọn, mà là một yêu cầu tất yếu để tồn tại và phát triển.
