Phần mềm kế toán là gì? Tầm quan trọng của phần mềm kế toán trong doanh nghiệp?

Phần mềm kế toán đã và đang trở thành một giải pháp không thể thiếu khi doanh nghiệp muốn tối ưu quy trình, tăng hiệu quả trong công tác quản lý tài chính doanh nghiệp. Phần mềm kế toán là gì? Tầm quan trọng của phần mềm kế toán trong doanh nghiệp như thế nào? Bài viết sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn:

I. Phần mềm kế toán là gì?

Phần mềm kế toán là một công cụ cơ bản để đánh giá sức khỏe tài chính của một tổ chức.

Giống như một chương trình ghi lại dòng tiền để xem xét nội bộ và bên ngoài.

Phần mềm kế toán tốt không chỉ theo dõi các khoản lãi và lỗ của một công ty mà còn đảm bảo các doanh nghiệp đáp ứng các yêu cầu pháp lý của một khu vực hoặc quốc gia cụ thể.

Mục tiêu chính của việc sử dụng phần mềm kế toán là giảm thiểu các công việc thủ công sử dụng nhiều lao động, giảm thiểu sai sót của con người và đẩy nhanh quá trình khai thuế.

Các công ty có liên quan đến hoạt động kinh doanh bị phạt rất nhiều do những sai sót nhỏ trong kế toán dẫn đến việc nộp thuế bán hàng thấp hơn.

Do đó, nhiều công ty đang bắt tay thành lập công ty phát triển phần mềm tốt nhất phát triển phần mềm kế toán để vượt qua các rào cản liên quan đến tài khoản.

Khi phát triển một ứng dụng, nhà phát triển đã đưa vào các tính năng như số dư, bảng lương. Các khoản phải trả, các khoản phải thu, v.v.

Ngoài ra, phần mềm kế toán hiện là giải pháp giúp lãnh đạo doanh nghiệp dễ dàng đưa ra chiến lược kinh doanh chính xác, dựa trên các số liệu đã có.

II. Lợi ích của việc đầu tư vào phần mềm kế toán

Trong trường hợp bạn đang tự hỏi muốn biết phần mềm kế toán mang lại những lợi ích gì cho doanh nghiệp, thì những điều sau đây sẽ giải đáp cho bạn những điều đó:

• Thông tin chi tiết lớn hơn

Phần mềm kế toán theo dõi tất cả các giao dịch thành công và cung cấp thông tin chi tiết về sức khỏe tài chính của doanh nghiệp. Việc soạn các báo cáo này theo cách thủ công là một nhiệm vụ khó khăn. Nhưng với sự hỗ trợ của phần mềm kế toán, doanh nghiệp có thể dự đoán xu hướng tài chính và đưa ra quyết định sáng suốt. Do đó, các công ty nhỏ hơn có thể dễ dàng cạnh tranh với các công ty lớn hơn bằng cách tận dụng tự động hóa.

• Năng suất

Lợi ích đầu tiên và quan trọng nhất của việc áp dụng phần mềm kế toán là tăng năng suất kinh doanh. Khi quy trình được tự động hóa, phần mềm thu thập, phân tích và cung cấp những thông tin chi tiết có giá trị để hỗ trợ các doanh nghiệp đưa ra các quyết định tài chính thông minh hơn.

• Bảo mật

Các giao dịch tài chính là cốt lõi của bất kỳ hoạt động kinh doanh nào; nếu họ vô tình rơi vào tay kẻ xấu, thì mọi thứ sẽ trở thành một thảm kịch. Nhiều ứng dụng kế toán dựa trên đám mây áp dụng các biện pháp bảo mật nghiêm ngặt để giữ an toàn cho dữ liệu tài chính. Họ sử dụng các phương pháp như mã hóa tài liệu, xác thực người dùng, ủy quyền và cung cấp sự bảo vệ như các tổ chức ngân hàng trực tuyến.

• Dự báo chính xác

Một trong những lợi ích nổi bật của phần mềm kế toán là nó phân tích các xu hướng và mô hình tài chính, từ đó đưa ra cái nhìn về hoạt động tài chính. Nếu không có phần mềm, thay vào đó sẽ mất khá nhiều thời gian để có được cái nhìn tổng quát về các mô hình tài chính.

Phần mềm cung cấp một bức tranh rõ ràng về các lĩnh vực cần đầu tư nhiều hơn và đồng thời hiển thị các bộ phận/lĩnh vực phát sinh chi phí lớn. Do đó, phần mềm tạo điều kiện để thực hiện các chiến lược thông minh hơn bằng cách phân tích cẩn thận các xu hướng và mô hình tài chính.

• Minh bạch tài chính

Hệ thống tự động ngăn ngừa các sai sót trong tính toán phát sinh do sự can thiệp của con người. Kết quả của việc tính toán sai lầm, doanh nghiệp phải gánh chịu những tổn thất không thể bù đắp và từ đó dẫn đến khủng hoảng. Trong trường hợp của phần mềm kế toán, tất cả các tính toán được tự động hóa và do đó chiếm mức độ chính xác cao hơn.

• Khả năng chi trả

Hệ thống kế toán và tài chính tự động hóa các tính toán tài chính và giảm thiểu gánh nặng hành chính.

Kết luận: Đúng là không bắt buộc phải triển khai tự động hóa quy trình tự động hóa trong tổ chức doanh nghiệp. 

Với một công ty khởi nghiệp và hiện chỉ có các quy trình kế toán cơ bản thì có thể trì hoãn việc triển khai phần mềm cho sau này.

Nhưng đối với các tổ chức và tập đoàn lớn hơn, đó là một câu hỏi về khả năng tồn tại, liệu họ có muốn tồn tại như một công ty sau 5-10 năm hay không.

Thế giới đã đến một thời điểm, doanh nghiệp không đổi mới để luôn dẫn đầu, doanh nghiệp sẽ bắt đầu kinh doanh thua lỗ và tất cả khách hàng của doanh nghiệp sẽ dần trôi về phía đối thủ, những doanh nghiệp đã và đang áp dụng các phương pháp hay nhất.

Tự động hóa quy trình kế toán cũng không khác. Tất cả các tập đoàn lớn đã bắt đầu thấy giá trị của họ và đang tăng cao về năng suất và lợi nhuận. Vậy tại sao các doanh nghiệp nhỏ không bắt đầu để hoàn thiện quy trình của mình từ chính việc thay đổi giải pháp quản trị tài chính doanh nghiệp?