Các doanh nghiệp hiện nay đang sử dụng ngày càng nhiều hơn phần mềm kế toán doanh nghiệp. Để hiểu rõ hơn về những ưu điểm khi doanh nghiệp lựa chọn phần mềm kế toán, bài viết dưới đây sẽ hỗ trợ cho các doanh nghiệp.
Tại sao doanh nghiệp lại phải lựa chọn phần mềm kế toán? Đây là câu hỏi mà nhiều Giám đốc/ Chủ doanh nghiệp vẫn thường thắc mắc trong khi họ vẫn có thể sử dụng công cụ truyền thống như Excel hay GG sheet để theo dõi tình hình doanh thu chi phí, lãi lỗ của doanh nghiệp.
Ưu điểm của việc lựa chọn phần mềm kế toán được thể hiện ở dưới đây:
I. Tăng năng suất
Khi các quy trình được tự động hóa, các bot phần mềm sẽ đảm nhiệm vai trò của mình. Không giống như con người, các bot không cần phải nghỉ ngơi. Nó có thể làm việc liên tục 24 giờ, 7 ngày một tuần và suốt cả năm. Đây là một sự thúc đẩy năng suất đáng kể cho các doanh nghiệp.
Hiện nay các phần mềm kế toán đều tự động lên báo cáo tài chính, thay vì trước kia kế toán thường xuyên phải đi thu thập biểu bảng, vất vả tổng hợp thì những bot máy tính đơn giản sẽ hỗ trợ những công việc tổng hợp và lên báo cáo này trong thời gian cực ngắn, từ 5-10s thay vì vài tiếng và có khi đến cả ngày như trước kia.
II. Tăng hiệu quả
Khi các quy trình được tự động hóa bằng cách sử dụng rô bốt, phần mềm tự động có thể nhấp qua nhiều trang, nhập dữ liệu, xác minh giao dịch và làm được nhiều việc hơn chỉ trong vài giây. Giờ đây chỉ trên một phần mềm nhưng kế toán lại có thể nhiều kế toán cùng nhau làm việc hoặc 1 kế toán có thể thực hiện nhiều nhiệm vụ khác nhau như nhập khẩu hóa đơn, tổng hợp số liệu, lên báo cáo.
Thậm chí việc lựa chọn phần mềm kế toán còn giúp kế toán dễ dàng chuyển tiền trên phần mềm, đối chiếu số dư, tự động hạch toán … những công việc mà trước đây tốn nhiều nhân sự để thực hiện, tương đương 4-5 người.
III. Giảm sai sót số liệu
Công việc được thực hiện bởi bot chính xác hơn so với lao động của con người. Mặc dù việc thiết lập và tạo ra một bot hoạt động bình thường đòi hỏi nhiều nỗ lực và thử nghiệm với dữ liệu, một khi được thiết lập, nó luôn chính xác hơn so với con người.
Con người về cơ bản vẫn dựa theo cảm tính và chịu nhiều tác động từ ngoại cảnh. Với việc sử dụng phần mềm kế toán, việc sai sót số liệu được tối ưu do dữ liệu đầu vào chuẩn xác từ đó cho ra kết quả chuẩn xác, giảm sai số đến mức thấp nhất.
III. Dễ dàng mở rộng
Để mở rộng quy mô hoạt động, công ty sẽ cần thuê nhân viên mới, đào tạo họ và thiết lập quy trình hoạt động tại chỗ để giảm thiểu sai sót và chi phí chung.
Để mở rộng quy mô hệ thống kế toán tự động, nó không phức tạp và chỉ phụ thuộc vào nhiệm vụ được thực hiện, có thể dễ dàng thay đổi bằng cách điều chỉnh các quy tắc trên phần mềm.
Gần như không có quá nhiều thay đổi nếu công ty thay đổi quy mô khi sử dụng phần mềm kế toán. Doanh nghiệp có thể mua thêm phân hệ, mua thêm chứng từ nếu cần và vẫn sử dụng tiếp những nguyên liệu dựa trên những quy trình cũ.
IV. An toàn hơn
Nhiều công ty xử lý một lượng lớn dữ liệu kế toán. Các công ty kế toán cuối cùng phải trải qua rất nhiều rắc rối pháp lý khi mất dữ liệu và đảm bảo rằng nhân viên của họ tuân thủ các quy tắc và quy định về bảo mật của công ty. Với phần mềm kế toán, tất cả những thứ này có thể bị loại bỏ.
Phần mềm kế toán có dung lượng lưu trữ lớn hơn, có thể xuất lại được những dữ liệu đã cũ và lâu đảm bảo số liệu của kế toán không bị mất đi. Việc này giúp hạn chế rủi ro về thất lạc, pháp lý trong quá trình quản lý tài chính doanh nghiệp.
V. Đáp ứng đúng và đầy đủ yêu cầu của nhà nước
Lựa chọn phần mềm kế toán giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ đúng và đầy đủ quy định. Tài chính là một ngành cần phải tuân thủ rất nhiều quy tắc và quy định liên quan đến thuế và chính phủ. Bất kỳ hành vi không tuân thủ nào sẽ bị phạt rất cao và thậm chí có thể dẫn đến hàng triệu đồng tiền phạt và tiền phạt.
Là một công ty, bạn không bao giờ muốn gặp rắc rối đó. Với sự can thiệp của máy móc, giờ đây việc tuân thủ sẽ trở nên dễ dàng hơn và đây là một giải pháp đáng kể cho các công ty.
Phần mềm kế toán hiện nay cập nhật đầy đủ những quy định và liên tục cập nhật những quy định mới giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro pháp lý.
VI. Tiết kiệm chi phí
Lợi ích khi lựa chọn phần mềm kế toán phải kể đến nữa là tiết kiệm chi phí. Hầu hết các nhiệm vụ sử dụng nhiều lao động trước đây đều được thuê ngoài cho các công ty khác và phụ thuộc rất nhiều vào con người. Với việc loại bỏ các nhiệm vụ như vậy, rất nhiều tiền hiện đã được tiết kiệm.
Các doanh nghiệp không phải thuê ngoài các kế toán dịch vụ nữa, thay vào đó có thể sử dụng phần mềm kế toán để trực tiếp quản lý tài chính cho doanh nghiệp mình. Phần mềm kế toán được thiết kế dễ sử dụng và phục vụ tốt cho nhu cầu nắm bắt doanh thu, chi phí của doanh nghiệp
VII. Thúc đẩy thành công của doanh nghiệp
Vì hầu hết quy trình kế toán sử dụng nhiều lao động đều được tự động hóa, nên nguồn nhân lực được sử dụng cho những công việc như vậy giờ đây có thể được sử dụng tốt hơn, chẳng hạn, để hỗ trợ khách hàng tốt hơn cho khách hàng hiện tại và tăng cơ hội thành công của họ. Khách hàng cảm thấy có giá trị và do đó giá trị của bạn tăng lên với tư cách là một nhà cung cấp dịch vụ.
Chúng tôi đã thấy nhiều lợi ích của tự động hóa và khi hình thức số hóa này được các công ty sử dụng, nó sẽ giúp họ có được lợi thế đáng kể so với các đối thủ cạnh tranh. Bây giờ câu hỏi là các chức năng chính là gì để tự động hóa để có sự gián đoạn tối thiểu trong các quy trình nhưng sẽ đảm bảo lợi ích tối đa cho doanh nghiệp.
VIII. Tự động hóa chi phí
Trước đây, kế toán phải duyệt qua hàng trăm, hàng nghìn hóa đơn để theo dõi chi phí. Sử dụng bất kỳ dịch vụ nào có thể theo dõi chi phí của nhân viên bằng kỹ thuật số có thể tạo ra sự khác biệt rất lớn. Hầu hết các dịch vụ có sẵn đều đồng bộ dễ dàng với tất cả các phần mềm kế toán hàng đầu, giảm bớt trở ngại của kế toán trong việc nhập dữ liệu.
Phần mềm phổ biến nhất hiện nay ở Việt Nam là phần mềm kế toán MISA hiện là đầu tiên tại Việt Nam cho phép nhập liệu chứng từ tự động của nhiều nhà cung cấp hóa đơn điện tử khác nhau cho phép kế toán giảm bớt các công việc lặp đi lặp lại trong quá trình làm việc. Doanh nghiệp có thể dùng thử phần mềm kế toán MISA để trải nghiệm phần mềm.
IX. Tự động hóa tính lương
Bảng lương phải được xử lý vào mỗi cuối tháng và quản lý bảng lương là một quá trình cố định cần phải diễn ra vào cuối mỗi tháng. Hầu hết thời gian, một người quản lý nguồn nhân lực duy nhất sẽ xử lý tất cả những điều này và việc mở rộng quy mô theo cách thủ công đi kèm với những thách thức riêng. Tự động hóa điều này sẽ giảm bớt căng thẳng của kế toán trong quá trình làm việc.
Thay vì nhiều file, nhiều sheet và phải tính toán thuế nhiều như trước kia. Giờ đây, kế toán chỉ cần đơn giản hóa bằng cách áp dụng phần mềm để tự động hóa quy trình tính lương.
X. Tài khoản Phải thu và Phải trả
Với việc thực hiện nghiệp vụ phải thu và phải trả trên phần mềm kế toán phù hợp, sẽ có sự minh bạch tốt hơn trong các khoản phải thu và phải trả. Việc bổ sung các nhà cung cấp, các quy trình phê duyệt cũng như quản lý thanh toán có thể được tự động hóa khi có liên quan đến các khoản phải trả của tài khoản. Việc tạo quản lý tài khoản khách hàng, báo cáo tín dụng, phê duyệt và nhận thanh toán có thể được tự động hóa đối với các khoản phải thu của tài khoản.
XI. Quản lý nhân viên
Phần mềm kế toán cho phép phân quyền cho nhân viên kế toán vào các phân hệ để làm việc. Giám đốc/ Kế toán trưởng có thể kiểm soát công việc kế toán.
Phần mềm kế toán cũng có chức năng hỗ trợ quản lý nhân viên, quản lý chi phí liên quan đến nhân viên. Sau khi tự động hóa, bạn cũng có thể theo dõi những điều này bằng cách tạo ra các báo cáo từ hệ thống phù hợp với nhu cầu của bạn.
XII. Đối chiếu
Quy trình đối chiếu thông thường bao gồm việc xem xét nhiều dữ liệu từ báo cáo tài khoản, bảng tính và hệ thống kế toán của bạn để kiểm tra chéo. Với việc triển khai phần mềm kế toán thích hợp, tất cả những điều này sẽ được thực hiện bởi các bot, sẽ tự động so sánh bất kỳ sự khác biệt nào trong hóa đơn chỉ trong vài giây hoặc vài phút.
Thậm chí hiện nay với phần mềm kế toán MISA, phần mềm kế toán hàng đầu Việt Nam kế toán còn dễ dàng đối chiếu sổ sách chứng từ từ các giao dịch ngay trên phần mềm thông qua dịch vụ kết nối ngân hàng điện tử.
XIII. Kế toán Sổ sách Kế toán
Phần mềm kế toán cho phép kế toán giảm bớt các công việc nhập thủ công từng giá trị trong bảng sao kê tài khoản vào bảng tính hoặc phần mềm kế toán. Với phần mềm hiện đại, việc này dễ dàng hơn nhiều với rất nhiều tích hợp API ngân hàng có sẵn. Dữ liệu từ bảng sao kê ngân hàng của bạn được tìm nạp tự động và được nhập dưới dạng giao dịch trong phần mềm kế toán của bạn. Với tính năng tự động hóa sẵn có này, tất cả các kế toán viên cần phải tổ chức và phân loại nó một cách chính xác.
Xem thêm:
Lịch sử sự phát triển của phần mềm kế toán thế giới và Việt Nam
Sổ kế toán là gì? Nguyên tắc xây dựng sổ kế toán
Phần mềm kế toán là gì? Tầm quan trọng của phần mềm kế toán trong doanh nghiệp?
contact@misa.com.vn
024 3795 9595
https://www.misa.vn/
